Si trabajas con hojas de cálculo desde hace años, seguro que te has encontrado archivos con extensión .xls y otros con .xlsx. A simple vista parecen lo mismo: se abren con Excel y muestran celdas, filas y columnas. Pero por dentro son formatos muy diferentes, y elegir uno u otro afecta al tamaño del archivo, a la cantidad de datos que puede contener, a la seguridad y a la compatibilidad. En este artículo te explicamos las diferencias y cuándo conviene convertir.
El formato XLS
XLS es el formato que Excel utilizó desde sus primeras versiones hasta Excel 2003. Es un formato binario: los datos se guardan en una estructura interna que solo los programas que conocen la especificación pueden leer. Sus principales características son:
- Máximo de 65.536 filas y 256 columnas por hoja.
- Archivos más pesados, porque no se comprimen.
- Puede contener macros sin que la extensión lo indique.
- Compatible con versiones muy antiguas de Excel y con sistemas heredados.
El formato XLSX
XLSX llegó con Excel 2007 y se basa en el estándar Office Open XML. En realidad, un archivo XLSX es un paquete ZIP que contiene varios archivos XML: uno para cada hoja, otro para los estilos, otro para los textos compartidos, etc. Sus ventajas son claras:
- Hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja.
- Archivos más ligeros gracias a la compresión ZIP; a menudo ocupan entre un 50 % y un 75 % menos que el mismo libro en XLS.
- No puede contener macros. Los libros con macros usan la extensión XLSM, lo que facilita identificar archivos potencialmente peligrosos.
- Mayor capacidad de recuperación: si una parte del archivo se daña, a menudo se puede rescatar el resto.
- Formato abierto, compatible con LibreOffice, Google Sheets y numerosas aplicaciones.
Tabla comparativa
| Característica | XLS | XLSX |
|---|---|---|
| Versión de origen | Excel 97-2003 | Excel 2007 y posteriores |
| Tipo de archivo | Binario | XML comprimido |
| Filas máximas | 65.536 | 1.048.576 |
| Columnas máximas | 256 | 16.384 |
| Tamaño | Mayor | Menor |
| Macros | Permitidas | No (se usa XLSM) |
| Recuperación ante daños | Difícil | Más sencilla |
Cuándo convertir de XLS a XLSX
En la mayoría de los casos, lo recomendable es trabajar en XLSX. Convierte tus archivos XLS cuando:
- Necesitas más de 65.536 filas, por ejemplo para registros de ventas o exportaciones de sistemas.
- Quieres reducir el tamaño para enviar el archivo por correo.
- Vas a compartir el archivo con personas que usan Google Sheets o LibreOffice.
- Quieres usar funciones modernas como tablas estructuradas,
BUSCARXo matrices dinámicas. - Buscas una mayor seguridad, sabiendo que un XLSX nunca ejecuta macros.
Con nuestra herramienta para convertir XLS a XLSX, disponible en la página de herramientas, solo tienes que subir el archivo antiguo y descargar la versión moderna.
Cuándo convertir de XLSX a XLS
Hay situaciones en las que todavía necesitas el formato antiguo:
- Un sistema heredado (un programa de contabilidad, una aplicación interna o un portal de un organismo) que solo acepta archivos XLS.
- Un destinatario que usa Excel 2003 o anterior sin el paquete de compatibilidad.
- Un proceso automatizado antiguo que lee archivos con una librería que no admite XLSX.
Ten en cuenta que, al convertir a XLS, cualquier dato que supere las 65.536 filas o las 256 columnas se perderá, y algunas funciones modernas pueden mostrarse como errores. Revisa el archivo resultante antes de enviarlo.
¿Qué pasa con XLSM, XLSB y ODS?
- XLSM: igual que XLSX, pero con macros. Úsalo solo si necesitas automatizaciones con VBA.
- XLSB: formato binario moderno, muy rápido para libros enormes, pero menos compatible con otras aplicaciones.
- ODS: formato abierto de LibreOffice y OpenOffice. Es una buena alternativa a XLSX si trabajas con software libre.
Consejos antes de convertir
- Haz una copia del archivo original.
- Revisa las fórmulas después de convertir; algunas funciones no existen en versiones antiguas.
- Comprueba los formatos condicionales, que pueden simplificarse al pasar a XLS.
- Compara el original y el convertido con Comparar Archivos de Excel si los datos son críticos.
Preguntas frecuentes
¿Pierdo información al convertir de XLS a XLSX?
En la gran mayoría de casos, no. XLSX admite todo lo que admite XLS y bastante más. La única excepción son las macros: si el archivo XLS contiene macros y las necesitas, guárdalo como XLSM en lugar de XLSX.
¿Por qué mi archivo XLSX ocupa menos que el XLS?
Porque XLSX comprime su contenido en un paquete ZIP. El texto y los números repetidos se comprimen muy bien, de modo que el mismo libro suele ocupar bastante menos en XLSX.
¿Puedo abrir un XLSX en Excel 2003?
Solo si se instaló el paquete de compatibilidad de Microsoft Office, que añadía soporte para los formatos de 2007. Sin él, Excel 2003 no reconoce los archivos XLSX y tendrás que convertirlos a XLS.
¿Cómo sé si un archivo antiguo tiene macros?
Al abrir un XLS con macros, Excel muestra una barra de advertencia de seguridad. También puedes revisar la pestaña Programador > Visual Basic. Si no confías en el origen del archivo, no habilites las macros.
Conclusión
XLSX es el formato recomendado para casi todo: es más ligero, admite muchos más datos, es más seguro y es compatible con prácticamente todas las aplicaciones actuales. XLS solo tiene sentido cuando un sistema antiguo lo exige. Si todavía tienes archivos XLS en tus carpetas, convertirlos es un pequeño paso que te ahorrará problemas de espacio, compatibilidad y seguridad. Encuentra ambos convertidores gratuitos en nuestra página de herramientas.
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