XLS ou XLSX : différences et quand convertir vos fichiers

Si vous travaillez avec des tableurs depuis des années, vous avez sûrement croisé des fichiers avec l’extension .xls et d’autres avec l’extension .xlsx. À première vue, ils semblent identiques : ils s’ouvrent avec Excel et affichent des cellules, des lignes et des colonnes. Mais en interne, ce sont des formats très différents, et choisir l’un ou l’autre a des conséquences sur la taille du fichier, la quantité de données qu’il peut contenir, la sécurité et la compatibilité. Dans cet article, nous vous expliquons les différences et quand il vaut mieux convertir.

Le format XLS

XLS est le format utilisé par Excel depuis ses premières versions jusqu’à Excel 2003. C’est un format binaire : les données sont enregistrées dans une structure interne que seuls les logiciels connaissant la spécification peuvent lire. Ses principales caractéristiques sont les suivantes :

• Maximum de 65 536 lignes et 256 colonnes par feuille.
• Des fichiers plus lourds, car ils ne sont pas compressés.
• Il peut contenir des macros sans que l’extension l’indique.
• Compatible avec de très anciennes versions d’Excel et avec les systèmes hérités.

Le format XLSX

XLSX est arrivé avec Excel 2007 et repose sur la norme Office Open XML. En réalité, un fichier XLSX est une archive ZIP qui contient plusieurs fichiers XML : un pour chaque feuille, un autre pour les styles, un autre pour les textes partagés, etc. Ses avantages sont évidents :

• Jusqu’à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes par feuille.
• Des fichiers plus légers grâce à la compression ZIP ; ils pèsent souvent de 50 % à 75 % de moins que le même classeur en XLS.
• Il ne peut pas contenir de macros. Les classeurs avec macros utilisent l’extension XLSM, ce qui permet d’identifier facilement les fichiers potentiellement dangereux.
• Une meilleure capacité de récupération : si une partie du fichier est endommagée, on peut souvent sauver le reste.
• Un format ouvert, compatible avec LibreOffice, Google Sheets et de nombreuses applications.

Tableau comparatif

Quand convertir de XLS en XLSX

Dans la plupart des cas, il est recommandé de travailler en XLSX. Convertissez vos fichiers XLS lorsque :

• Vous avez besoin de plus de 65 536 lignes, par exemple pour des historiques de ventes ou des exports de systèmes.
• Vous voulez réduire la taille du fichier pour l’envoyer par e-mail.
• Vous allez partager le fichier avec des personnes qui utilisent Google Sheets ou LibreOffice.
• Vous voulez utiliser des fonctionnalités modernes comme les tableaux structurés, RECHERCHEX ou les matrices dynamiques.
• Vous recherchez une meilleure sécurité, en sachant qu’un XLSX n’exécute jamais de macros.

Avec notre outil de conversion XLS vers XLSX, disponible sur la page d’outils, il vous suffit d’importer l’ancien fichier et de télécharger la version moderne.

Quand convertir de XLSX en XLS

Il existe encore des situations où vous avez besoin de l’ancien format :

• Un système hérité (un logiciel de comptabilité, une application interne ou le portail d’un organisme public) qui n’accepte que les fichiers XLS.
• Un destinataire qui utilise Excel 2003 ou une version antérieure sans le pack de compatibilité.
• Un processus automatisé ancien qui lit les fichiers avec une bibliothèque ne prenant pas en charge le XLSX.

Gardez à l’esprit que, lors de la conversion en XLS, toutes les données au-delà de 65 536 lignes ou de 256 colonnes seront perdues, et que certaines fonctions modernes peuvent s’afficher comme des erreurs. Vérifiez le fichier obtenu avant de l’envoyer.

Et les formats XLSM, XLSB et ODS ?

• XLSM : identique au XLSX, mais avec des macros. Ne l’utilisez que si vous avez besoin d’automatisations en VBA.
• XLSB : format binaire moderne, très rapide pour les classeurs volumineux, mais moins compatible avec les autres applications.
• ODS : format ouvert de LibreOffice et OpenOffice. C’est une bonne alternative au XLSX si vous travaillez avec des logiciels libres.

Conseils avant de convertir

1. Faites une copie du fichier d’origine.
2. Vérifiez les formules après la conversion ; certaines fonctions n’existent pas dans les anciennes versions.
3. Contrôlez les mises en forme conditionnelles, qui peuvent être simplifiées lors du passage au XLS.
4. Comparez l’original et le fichier converti avec Comparer des fichiers Excel si les données sont critiques.

Questions fréquentes

Conclusion

Le XLSX est le format recommandé pour presque tout : il est plus léger, accepte beaucoup plus de données, est plus sûr et est compatible avec pratiquement toutes les applications actuelles. Le XLS n’a de sens que lorsqu’un ancien système l’exige. Si vous avez encore des fichiers XLS dans vos dossiers, les convertir est un petit geste qui vous évitera des problèmes d’espace, de compatibilité et de sécurité. Retrouvez les deux convertisseurs gratuits sur notre page d’outils.