Excel et Google Sheets : comment passer d’un fichier à l’autre sans perdre la mise en forme

On vous envoie un fichier Excel et vous voulez le modifier avec votre équipe dans Google Sheets. Ou l’inverse : vous avez préparé un rapport dans Google Sheets et votre client en a besoin dans Excel. Les deux programmes se comprennent plutôt bien, mais ils ne sont pas identiques. En passant de l’un à l’autre, les polices et les largeurs de colonnes peuvent changer, certaines formules cessent de fonctionner et les macros restent en chemin.

Vous verrez ici ce qui est conservé et ce qui ne l’est pas, comment convertir dans chaque sens et quoi vérifier pour que le fichier arrive tel qu’il est parti.

Ce qui est conservé et ce qui se perd

Avec un fichier XLSX ordinaire (données, mise en forme, formules courantes et quelques graphiques), la conversion est généralement presque parfaite. Les problèmes apparaissent avec les fonctions propres à chaque programme et les éléments avancés :

D’Excel vers Google Sheets, pas à pas

Il existe deux façons de travailler sur un fichier Excel dans Google Sheets, et elles ne sont pas équivalentes.

Option 1 : le modifier en mode compatibilité Office

Si vous importez un XLSX dans Google Drive et l’ouvrez, Google Sheets le modifie sans le convertir : vous verrez l’étiquette .XLSX à côté du nom. Les modifications sont enregistrées dans le même fichier Excel. C’est l’option la plus sûre si le fichier doit revenir dans Excel, même si certaines fonctionnalités de Google Sheets ne sont pas disponibles dans ce mode.

Option 2 : le convertir au format Google

1. Importez le fichier dans Google Drive et ouvrez-le avec Google Sheets.
2. Allez dans Fichier › Enregistrer au format Google Sheets. Une nouvelle copie est créée ; le XLSX d’origine reste intact.
3. Vérifiez les feuilles contenant formules, graphiques et mise en forme conditionnelle avant de partager la copie.

Si vous préférez placer les données dans une feuille de calcul existante, ouvrez-la et utilisez Fichier › Importer. Vous pouvez créer une nouvelle feuille de calcul, insérer de nouvelles feuilles ou remplacer la feuille actuelle.

Si le fichier est à l’ancien format .xls, convertissez-le d’abord en .xlsx. Google Sheets ouvre les deux, mais le format moderne pose moins de problèmes de mise en forme, de formules et de nombre de lignes.

De Google Sheets vers Excel, pas à pas

1. Ouvrez la feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Allez dans Fichier › Télécharger › Microsoft Excel (.xlsx).
3. Ouvrez le fichier téléchargé dans Excel. Si la barre Mode protégé apparaît, cliquez sur Activer la modification pour qu’Excel recalcule les formules.
4. Parcourez chaque feuille à la recherche de cellules en erreur, de graphiques déplacés et de colonnes de largeur différente.

Attention : le téléchargement en CSV n’exporte que la feuille active, sans mise en forme. Si vous avez besoin de toutes les feuilles avec leur apparence, téléchargez toujours en XLSX.

Les formules qui changent d’un programme à l’autre

La plupart des fonctions portent le même nom et s’écrivent de la même façon dans les deux. Les différences tiennent en trois points.

Les fonctions qui n’existent que dans Google Sheets

Des fonctions comme GOOGLEFINANCE, IMPORTRANGE, QUERY ou GOOGLETRANSLATE n’existent pas dans Excel. Au téléchargement, Excel peut afficher la dernière valeur calculée, mais dès qu’il recalcule, #NOM? apparaît. Si le fichier doit vivre dans Excel, remplacez-les avant. Par exemple, un QUERY qui additionne les montants par client peut être remplacé par cette formule, avec le client en E2 :

=SOMME.SI.ENS(C:C;A:A;E2)

Les fonctions récentes et les anciennes versions d’Excel

Google Sheets propose des fonctions comme FILTRE ou UNIQUE. Excel aussi, mais seulement depuis Excel 2021 et Microsoft 365. Si votre destinataire utilise Excel 2019 ou une version antérieure, il verra #NOM?. Demandez-lui d’abord quelle version il utilise.

Des arguments qui n’ont pas le même sens

Dans Excel, le troisième argument de FILTRE est la valeur affichée s’il n’y a aucun résultat. Dans Google Sheets, les arguments supplémentaires sont des conditions en plus. C’est pourquoi une formule comme =FILTRE(A2:C100;C2:C100>1000;"Aucun résultat") fonctionne dans Excel et échoue dans Google Sheets. La version qui fonctionne dans les deux est :

=SIERREUR(FILTRE(A2:C100;C2:C100>1000);"Aucun résultat")

Mise en forme : ce qui change le plus et comment l’éviter

• Polices. Si vous utilisez une police indisponible dans l’autre programme, elle est remplacée par une police proche et le texte peut prendre plus ou moins de place. Choisissez des polices courantes comme Arial si le fichier fait des allers-retours.
• Largeur des colonnes et hauteur des lignes. Elles peuvent varier de quelques pixels. Vérifiez les colonnes avec des nombres longs : si vous voyez ####, élargissez la colonne.
• Paramètres régionaux. Google Sheets applique les paramètres régionaux de chaque feuille de calcul (Fichier › Paramètres), qui déterminent le séparateur décimal, le format de date et le séparateur d’arguments. S’ils ne correspondent pas aux vôtres, les dates et les décimales peuvent être mal interprétées à l’importation.
• Mise en forme conditionnelle faisant référence à d’autres feuilles. Google Sheets n’accepte les références à d’autres feuilles dans ces règles qu’au moyen d’INDIRECT. Vérifiez ces règles après la conversion.
• Protection. Google Sheets ne peut pas ouvrir un fichier Excel chiffré par mot de passe : retirez-le avant l’importation. Et au téléchargement, le fichier n’a pas de mot de passe ; les autorisations Google ne voyagent pas avec le XLSX.

Conseils pour un aller-retour sans surprise

1. Travaillez toujours en .xlsx, pas en .xls ni en CSV, si vous voulez conserver la mise en forme et plusieurs feuilles.
2. Évitez les fonctions propres à un seul programme si le fichier doit passer par les deux.
3. Vérifiez que les paramètres régionaux de Google Sheets correspondent à ceux de votre Excel.
4. Gardez une copie de l’original avant de convertir.
5. Après la conversion, comparez l’original et le résultat pour repérer les valeurs qui ont changé.

Pour cette dernière étape, vous pouvez utiliser notre outil pour comparer des fichiers Excel, qui vous montre les cellules qui diffèrent entre deux versions. Et si vous avez d’anciens fichiers .xls, convertissez-les d’abord avec notre convertisseur gratuit XLS vers XLSX : le format moderne est celui que Excel et Google Sheets gèrent le mieux.

Conclusion

Passer des fichiers entre Excel et Google Sheets fonctionne bien si vous utilisez le XLSX, évitez les fonctions exclusives et vérifiez le résultat. Pour aller d’Excel vers Google, décidez si vous voulez modifier le fichier d’origine ou créer une copie convertie. Pour revenir à Excel, téléchargez en XLSX et contrôlez formules, graphiques et dates. Avec ces précautions, le fichier arrive pratiquement tel qu’il est parti.

Questions fréquentes