Excel y Google Sheets: cómo pasar archivos de uno a otro sin perder formato

Te envían un archivo de Excel y lo quieres editar con tu equipo en Google Sheets. O al revés: has preparado un informe en Google Sheets y tu cliente lo necesita en Excel. Los dos programas se entienden bastante bien, pero no son idénticos. Al pasar de uno a otro pueden cambiar fuentes y anchos de columna, algunas fórmulas dejan de funcionar y las macros se quedan por el camino.

Aquí verás qué se conserva y qué no, cómo hacer la conversión en cada sentido y qué revisar para que el archivo llegue igual que salió.

Qué se conserva y qué se pierde

Con un archivo XLSX normal (datos, formato, fórmulas comunes y algún gráfico) la conversión suele ser casi perfecta. Los problemas aparecen con funciones exclusivas de cada programa y con elementos avanzados:

De Excel a Google Sheets, paso a paso

Tienes dos formas de trabajar con un archivo de Excel en Google Sheets, y no son lo mismo.

Opción 1: editarlo en modo compatible con Office

Si subes un XLSX a Google Drive y lo abres, Google Sheets lo edita sin convertirlo: verás la etiqueta .XLSX junto al nombre. Los cambios se guardan en el mismo archivo de Excel. Es la opción más segura si el archivo debe volver a Excel, aunque algunas funciones de Google Sheets no están disponibles en este modo.

Opción 2: convertirlo a formato de Google

1. Sube el archivo a Google Drive y ábrelo con Google Sheets.
2. Ve a Archivo › Guardar como Hojas de cálculo de Google. Se crea una copia nueva; el XLSX original sigue intacto.
3. Revisa las hojas con fórmulas, gráficos y formato condicional antes de compartir la copia.

Si prefieres llevar los datos a una hoja que ya existe, abre esa hoja y usa Archivo › Importar. Puedes crear una hoja de cálculo nueva, insertar hojas nuevas o reemplazar la hoja actual.

Si el archivo está en el formato antiguo .xls, conviértelo antes a .xlsx. Google Sheets abre ambos, pero el formato moderno da menos problemas con formatos, fórmulas y número de filas.

De Google Sheets a Excel, paso a paso

1. Abre la hoja de cálculo en Google Sheets.
2. Ve a Archivo › Descargar › Microsoft Excel (.xlsx).
3. Abre el archivo descargado en Excel. Si aparece la barra de Vista protegida, pulsa Habilitar edición para que Excel recalcule las fórmulas.
4. Recorre cada hoja y busca celdas con error, gráficos descolocados y columnas con un ancho distinto.

Ten en cuenta que la descarga en CSV solo exporta la hoja activa y sin formato. Si necesitas todas las hojas con su aspecto, descarga siempre en XLSX.

Fórmulas que cambian entre un programa y otro

La mayoría de funciones se llaman igual y se escriben igual en los dos. Las diferencias están en tres puntos.

Funciones que solo existen en Google Sheets

Funciones como GOOGLEFINANCE, IMPORTRANGE, QUERY o GOOGLETRANSLATE no existen en Excel. Al descargar el archivo, Excel puede mostrar el último valor calculado, pero en cuanto recalcula aparece #¿NOMBRE?. Si el archivo va a vivir en Excel, sustitúyelas antes. Por ejemplo, un QUERY que suma importes por cliente se puede reemplazar por esta fórmula, con el cliente en E2:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(C:C;A:A;E2)

Funciones modernas y versiones antiguas de Excel

Google Sheets tiene funciones como FILTRAR o UNICOS. Excel también, pero solo desde Excel 2021 y Microsoft 365. Si tu destinatario usa Excel 2019 o anterior, verá #¿NOMBRE?. Pregunta antes qué versión tiene.

Argumentos que no significan lo mismo

En Excel, el tercer argumento de FILTRAR es el valor que se muestra si no hay resultados. En Google Sheets, los argumentos adicionales son condiciones extra. Por eso una fórmula como =FILTRAR(A2:C100;C2:C100>1000;"Sin resultados") funciona en Excel y falla en Google Sheets. La versión que funciona en los dos es:

=SI.ERROR(FILTRAR(A2:C100;C2:C100>1000);"Sin resultados")

Formato: lo que más cambia y cómo evitarlo

• Fuentes. Si usas una fuente que no está disponible en el otro programa, se sustituye por otra parecida y el texto puede ocupar más o menos espacio. Usa fuentes comunes como Arial si el archivo va a ir y volver.
• Anchos de columna y alto de filas. Pueden variar unos píxeles. Revisa las columnas con números largos: si ves ####, amplía la columna.
• Configuración regional. Google Sheets aplica la configuración regional de cada hoja (Archivo › Configuración), que decide el separador decimal, el formato de fecha y el separador de argumentos. Si no coincide con la tuya, las fechas y los decimales pueden interpretarse mal al importar.
• Formato condicional con referencias a otras hojas. Google Sheets solo admite referencias a otras hojas en estas reglas mediante INDIRECTO. Revisa estas reglas después de convertir.
• Protección. Google Sheets no abre archivos de Excel cifrados con contraseña: quítala antes de subirlos. Y al descargar, el archivo no lleva contraseña; los permisos de Google no viajan con el XLSX.

Consejos para ir y volver sin sorpresas

1. Trabaja siempre con .xlsx, no con .xls ni con CSV, si quieres conservar formato y varias hojas.
2. Evita las funciones exclusivas de un programa si el archivo va a pasar por los dos.
3. Comprueba que la configuración regional de Google Sheets coincide con la de tu Excel.
4. Guarda una copia del original antes de convertir.
5. Después de la conversión, compara el original con el resultado para detectar valores que hayan cambiado.

Para el último paso puedes usar nuestra herramienta para comparar archivos de Excel, que te muestra las celdas que no coinciden entre dos versiones. Y si tienes archivos antiguos en .xls, conviértelos primero con nuestro conversor gratuito de XLS a XLSX: el formato moderno es el que mejor entienden tanto Excel como Google Sheets.

Conclusión

Pasar archivos entre Excel y Google Sheets funciona bien si usas XLSX, evitas las funciones exclusivas y revisas el resultado. Para ir de Excel a Google, decide si quieres editar el archivo original o crear una copia convertida. Para volver a Excel, descarga en XLSX y comprueba fórmulas, gráficos y fechas. Con esas precauciones, el archivo llega prácticamente igual que salió.

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