Se lavori con i fogli di calcolo da anni, avrai sicuramente trovato file con estensione .xls e altri con estensione .xlsx. A prima vista sembrano la stessa cosa: si aprono con Excel e mostrano celle, righe e colonne. Ma internamente sono formati molto diversi, e scegliere l’uno o l’altro incide sulle dimensioni del file, sulla quantità di dati che può contenere, sulla sicurezza e sulla compatibilità. In questo articolo ti spieghiamo le differenze e quando conviene convertire.
Il formato XLS
XLS è il formato che Excel ha usato dalle prime versioni fino a Excel 2003. È un formato binario: i dati vengono salvati in una struttura interna che solo i programmi che conoscono la specifica sono in grado di leggere. Le sue caratteristiche principali sono:
- Massimo 65.536 righe e 256 colonne per foglio.
- File più pesanti, perché non vengono compressi.
- Può contenere macro senza che l’estensione lo indichi.
- Compatibile con versioni molto vecchie di Excel e con i sistemi legacy.
Il formato XLSX
XLSX è arrivato con Excel 2007 e si basa sullo standard Office Open XML. In realtà, un file XLSX è un pacchetto ZIP che contiene diversi file XML: uno per ogni foglio, un altro per gli stili, un altro per i testi condivisi e così via. I suoi vantaggi sono evidenti:
- Fino a 1.048.576 righe e 16.384 colonne per foglio.
- File più leggeri grazie alla compressione ZIP; spesso occupano dal 50% al 75% in meno rispetto alla stessa cartella di lavoro in XLS.
- Non può contenere macro. Le cartelle di lavoro con macro usano l’estensione XLSM, il che rende più facile individuare i file potenzialmente pericolosi.
- Maggiore capacità di recupero: se una parte del file si danneggia, spesso si può salvare il resto.
- Formato aperto, compatibile con LibreOffice, Google Sheets e numerose applicazioni.
Tabella comparativa
| Caratteristica | XLS | XLSX |
|---|---|---|
| Versione di origine | Excel 97-2003 | Excel 2007 e successive |
| Tipo di file | Binario | XML compresso |
| Righe massime | 65.536 | 1.048.576 |
| Colonne massime | 256 | 16.384 |
| Dimensioni | Maggiori | Minori |
| Macro | Consentite | No (si usa XLSM) |
| Recupero in caso di danni | Difficile | Più semplice |
Quando convertire da XLS a XLSX
Nella maggior parte dei casi, è consigliabile lavorare in XLSX. Converti i tuoi file XLS quando:
- Ti servono più di 65.536 righe, ad esempio per registri delle vendite o esportazioni da gestionali.
- Vuoi ridurre le dimensioni del file per inviarlo via email.
- Devi condividere il file con persone che usano Google Sheets o LibreOffice.
- Vuoi usare funzionalità moderne come le tabelle strutturate,
CERCA.Xo le matrici dinamiche. - Cerchi una maggiore sicurezza, sapendo che un XLSX non esegue mai macro.
Con il nostro strumento per convertire XLS in XLSX, disponibile nella pagina degli strumenti, ti basta caricare il vecchio file e scaricare la versione moderna.
Quando convertire da XLSX a XLS
Ci sono situazioni in cui hai ancora bisogno del vecchio formato:
- Un sistema legacy (un software di contabilità, un’applicazione interna o il portale di un ente pubblico) che accetta solo file XLS.
- Un destinatario che usa Excel 2003 o una versione precedente senza il pacchetto di compatibilità.
- Un vecchio processo automatizzato che legge i file con una libreria che non supporta XLSX.
Tieni presente che, convertendo in XLS, tutti i dati oltre le 65.536 righe o le 256 colonne andranno persi e alcune funzioni moderne potrebbero essere visualizzate come errori. Controlla il file ottenuto prima di inviarlo.
E i formati XLSM, XLSB e ODS?
- XLSM: uguale a XLSX, ma con le macro. Usalo solo se ti servono automazioni in VBA.
- XLSB: formato binario moderno, molto veloce per cartelle di lavoro enormi, ma meno compatibile con le altre applicazioni.
- ODS: formato aperto di LibreOffice e OpenOffice. È una buona alternativa a XLSX se lavori con software libero.
Consigli prima di convertire
- Fai una copia del file originale.
- Controlla le formule dopo la conversione; alcune funzioni non esistono nelle versioni precedenti.
- Verifica la formattazione condizionale, che può essere semplificata nel passaggio a XLS.
- Confronta l’originale e il file convertito con Confronta file Excel se i dati sono critici.
Domande frequenti
Perdo informazioni convertendo da XLS a XLSX?
Nella stragrande maggioranza dei casi, no. XLSX supporta tutto ciò che supporta XLS e molto di più. L’unica eccezione sono le macro: se il file XLS contiene macro e ti servono, salvalo come XLSM invece che come XLSX.
Perché il mio file XLSX occupa meno spazio dell’XLS?
Perché XLSX comprime il suo contenuto in un pacchetto ZIP. Il testo e i numeri ripetuti si comprimono molto bene, quindi la stessa cartella di lavoro di solito occupa molto meno in XLSX.
Posso aprire un XLSX in Excel 2003?
Solo se è stato installato il pacchetto di compatibilità di Microsoft Office, che aggiungeva il supporto ai formati del 2007. Senza di esso, Excel 2003 non riconosce i file XLSX e dovrai convertirli in XLS.
Come faccio a sapere se un vecchio file contiene macro?
Quando apri un XLS con macro, Excel mostra una barra di avviso di sicurezza. Puoi anche controllare la scheda Sviluppo > Visual Basic. Se non ti fidi dell’origine del file, non abilitare le macro.
Conclusione
XLSX è il formato consigliato per quasi tutto: è più leggero, supporta molti più dati, è più sicuro ed è compatibile con praticamente tutte le applicazioni attuali. XLS ha senso solo quando un sistema datato lo richiede. Se hai ancora file XLS nelle tue cartelle, convertirli è un piccolo passo che ti eviterà problemi di spazio, compatibilità e sicurezza. Trovi entrambi i convertitori gratuiti nella nostra pagina degli strumenti.
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