Come esportare i dati della tua banca, del gestionale o del negozio online in Excel e renderli pronti all’uso

Quasi tutti i sistemi hanno un pulsante di esportazione: l’home banking, il programma di fatturazione, il gestionale (ERP) o il pannello del tuo negozio online. Il problema arriva dopo. Apri il file e trovi righe di titolo inutili, importi che Excel non somma, date che non si possono filtrare e ordini ripetuti.

Questa guida ti insegna a scegliere bene il formato in fase di esportazione e a trasformare ciò che scarichi in una tabella pulita, da sommare, filtrare e usare nelle tabelle pivot. I passaggi valgono per qualsiasi sistema, perché i problemi si ripetono.

Quale formato scegliere quando esporti

Prima di premere il pulsante, guarda quali opzioni offre il sistema:

• XLSX. Se è disponibile, di solito è la scelta migliore: numeri e date arrivano più spesso con il tipo corretto.
• CSV. È il formato più comune e più universale. Arriva senza formattazione, ma contiene tutti i dati. Va importato bene per non perdere zeri e lettere accentate.
• XLS. Alcuni sistemi datati lo generano ancora. Funziona, ma conviene convertirlo in XLSX prima di lavorarci.
• PDF. Evitalo se c’è un’alternativa. È pensato per la stampa, non per l’analisi.

Inoltre, esporta solo il periodo che ti serve, includi tutte le colonne utili (riferimento, data, descrizione, importo, stato) e usa sempre le stesse impostazioni. Così ogni esportazione avrà la stessa struttura e potrai riutilizzare il lavoro.

I problemi tipici dei dati esportati

Questi sono i difetti che si presentano di continuo, da qualunque parte arrivi il file:

Passaggio 1: importare senza rovinare i dati

Se il file è un CSV, non aprirlo con un doppio clic. Usa Dati › Recupera dati › Da file › Da testo/CSV:

1. Scegli il file e, in Origine file, seleziona 65001: Unicode (UTF-8) se vedi caratteri strani.
2. Verifica che il delimitatore sia quello giusto (virgola o punto e virgola).
3. Fai clic su Trasforma dati e imposta come Testo le colonne con riferimenti, numeri d’ordine o numeri di conto, per conservare gli zeri iniziali.
4. Se sopra le intestazioni ci sono righe di titolo, usa Home › Rimuovi righe › Rimuovi righe iniziali e poi Usa la prima riga come intestazione.
5. Fai clic su Home › Chiudi e carica.

Se il file è un XLSX, aprilo direttamente ed elimina a mano le righe di titolo e di totali. Lascia una sola riga di intestazioni e nessuna riga vuota in mezzo ai dati.

Passaggio 2: pulire importi, date e testi

Con i dati in Excel, aggiungi colonne di appoggio con queste formule e, quando il risultato è corretto, copia e incolla come valori sopra le colonne originali.

Importi con valuta e separatori

Se la cella A2 contiene 1.250,75 EUR, questa formula toglie il codice della valuta e converte il testo in numero, qualunque siano le impostazioni internazionali del tuo computer (Excel 2013 o successivo):

=NUMERO.VALORE(SOSTITUISCI(A2;"EUR";"");",";".")

Il secondo argomento indica che la virgola è il separatore decimale del testo originale e il terzo che il punto separa le migliaia. Se il tuo sistema esporta 1,250.75, scambia i due.

Segno meno alla fine

Alcuni programmi di contabilità esportano gli addebiti come 45,00-. Questa formula li trasforma in numeri negativi e lascia invariato il resto:

=SE(DESTRA(A2;1)="-";-NUMERO.VALORE(SINISTRA(A2;LUNGHEZZA(A2)-1);",";".");NUMERO.VALORE(A2;",";"."))

Se l’estratto conto ha due colonne separate, Dare in B e Avere in C, calcola il movimento netto con =C2-B2. Le celle vuote valgono zero.

Date nel formato AAAAMMGG

Molti gestionali esportano le date come 20230315. Per trasformarle in date vere:

=DATA(SINISTRA(A2;4);STRINGA.ESTRAI(A2;5;2);DESTRA(A2;2))

Poi applica un formato data alla colonna. Un’altra opzione senza formule è Dati › Testo in colonne: nell’ultimo passaggio scegli Data con l’ordine AMG.

Testi con spazi in eccesso

I nomi dei clienti e le descrizioni arrivano spesso con spazi all’inizio o alla fine, e a volte con caratteri invisibili. Così “Cliente A” e “Cliente A ” sembrano diversi. Puliscili con:

=ANNULLA.SPAZI(LIBERA(A2))

Passaggio 3: trasformare in tabella e rimuovere i duplicati

Con i dati puliti, seleziona una cella qualsiasi dell’intervallo e premi Ctrl+T (oppure Inserisci › Tabella). Una tabella di Excel si espande da sola quando aggiungi righe, mantiene i filtri e fa sì che formule e tabelle pivot si aggiornino con i nuovi dati.

Se hai unito più esportazioni, controlla i duplicati. Usa Dati › Rimuovi duplicati e seleziona solo la colonna che identifica ogni record, come il numero d’ordine o il riferimento del movimento. Non selezionare tutte le colonne se un campo, come lo stato dell’ordine, può essere cambiato da un’esportazione all’altra.

Infine, verifica che non restino righe vuote o righe di subtotali, che rovinano filtri e tabelle pivot.

Automatizzare se esporti ogni mese

Se ripeti il processo ogni settimana o ogni mese, lascia che se ne occupi Power Query. Tutti i passaggi che fai nell’Editor di Power Query (rimuovere righe iniziali, cambiare tipi, sostituire valori, dividere colonne) vengono salvati come una ricetta.

1. Salva sempre l’esportazione con lo stesso nome e nella stessa cartella.
2. Importa il file con Dati › Da testo/CSV ed esegui la pulizia nell’editor.
3. Carica il risultato in una tabella.
4. Il mese successivo, sostituisci il file e fai clic su Dati › Aggiorna tutti.

Se esporti un file al mese e vuoi unirli tutti, usa Dati › Recupera dati › Da file › Da cartella: Power Query combina tutti i file della cartella in un’unica tabella.

Se ti serve solo trasformare al volo un CSV esportato in un file Excel, senza installare nulla, puoi usare il nostro strumento gratuito per convertire CSV in Excel. E se unendo più esportazioni ti restano record ripetuti, il nostro strumento per rimuovere i duplicati li elimina senza toccare il resto dei dati.

Conclusione

Esportare i dati è facile; renderli pronti richiede un po’ di metodo. Scegli XLSX o CSV in esportazione, importa senza lasciare che Excel indovini, converti importi e date con le formule, pulisci i testi e chiudi con una tabella senza duplicati. Se il processo si ripete, Power Query lo riduce a un solo clic.

Domande frequenti