Como exportar dados do seu banco, ERP ou loja virtual para o Excel e deixá-los prontos

Quase todo sistema tem um botão de exportar: o internet banking, o programa de faturamento, o ERP ou o painel da sua loja virtual. O problema vem depois. Você abre o arquivo e encontra linhas de título inúteis, valores que o Excel não soma, datas que não dá para filtrar e pedidos repetidos.

Este guia mostra como escolher bem o formato na exportação e como transformar o que você baixa em uma tabela limpa, que dá para somar, filtrar e usar em tabelas dinâmicas. Os passos servem para qualquer sistema, porque os problemas se repetem.

Qual formato escolher na exportação

Antes de clicar no botão, veja quais opções o sistema oferece:

• XLSX. Se estiver disponível, costuma ser a melhor opção: números e datas chegam com o tipo correto com mais frequência.
• CSV. É o formato mais comum e mais universal. Chega sem formatação, mas contém todos os dados. É preciso importá-lo do jeito certo para não perder zeros nem acentos.
• XLS. Alguns sistemas antigos ainda o geram. Funciona, mas é melhor convertê-lo para XLSX antes de trabalhar.
• PDF. Evite se houver outra opção. Ele foi feito para imprimir, não para analisar.

Além disso, exporte só o período de que precisa, inclua todas as colunas úteis (referência, data, histórico, valor, status) e use sempre a mesma configuração. Assim cada exportação terá a mesma estrutura e você poderá reaproveitar o trabalho.

Os problemas típicos dos dados exportados

Estes são os defeitos que aparecem sempre, venha o arquivo de onde vier:

Passo 1: importar sem estragar os dados

Se o arquivo for um CSV, não o abra com clique duplo. Use Dados › Obter Dados › De Arquivo › De Texto/CSV:

1. Escolha o arquivo e, em Origem do Arquivo, selecione 65001: Unicode (UTF-8) se aparecerem caracteres estranhos.
2. Confira se o delimitador está correto (vírgula ou ponto e vírgula).
3. Clique em Transformar Dados e marque como Texto as colunas de referências, números de pedido ou números de conta, para manter os zeros à esquerda.
4. Se houver linhas de título acima dos cabeçalhos, use Página Inicial › Remover Linhas › Remover Linhas Superiores e depois Usar a Primeira Linha como Cabeçalho.
5. Clique em Página Inicial › Fechar e Carregar.

Se o arquivo for um XLSX, abra-o diretamente e exclua manualmente as linhas de título e de totais. Deixe uma única linha de cabeçalhos e nenhuma linha vazia no meio dos dados.

Passo 2: limpar valores, datas e textos

Com os dados no Excel, adicione colunas auxiliares com estas fórmulas e, quando estiverem certas, copie e cole como valores sobre as originais.

Valores com moeda e separadores

Se a célula A2 contém 1.250,75 BRL, esta fórmula remove o código da moeda e converte o texto em número, seja qual for a configuração regional do seu computador (Excel 2013 ou posterior):

=VALORNUMÉRICO(SUBSTITUIR(A2;"BRL";"");",";".")

O segundo argumento indica que a vírgula é o decimal do texto original e o terceiro, que o ponto separa os milhares. Se o seu sistema exporta 1,250.75, inverta os dois.

Sinal negativo no final

Alguns programas contábeis exportam os débitos como 45,00-. Esta fórmula os transforma em números negativos e deixa o resto como está:

=SE(DIREITA(A2;1)="-";-VALORNUMÉRICO(ESQUERDA(A2;NÚM.CARACT(A2)-1);",";".");VALORNUMÉRICO(A2;",";"."))

Se o extrato traz duas colunas separadas, Débito em B e Crédito em C, calcule o movimento líquido com =C2-B2. Células vazias contam como zero.

Datas no formato AAAAMMDD

Muitos ERPs exportam as datas como 20230315. Para transformá-las em datas reais:

=DATA(ESQUERDA(A2;4);EXT.TEXTO(A2;5;2);DIREITA(A2;2))

Depois aplique um formato de data à coluna. Outra opção sem fórmulas é Dados › Texto para Colunas: na última etapa, escolha Data com a ordem AMD.

Textos com espaços sobrando

Nomes de clientes e históricos costumam vir com espaços no início ou no fim, e às vezes com caracteres invisíveis. Isso faz “Cliente A” e “Cliente A ” parecerem diferentes. Limpe-os com:

=ARRUMAR(TIRAR(A2))

Passo 3: transformar em tabela e remover duplicatas

Com os dados limpos, selecione qualquer célula do intervalo e pressione Ctrl+T (ou Inserir › Tabela). Uma tabela do Excel se expande sozinha quando você adiciona linhas, mantém os filtros e faz fórmulas e tabelas dinâmicas se atualizarem com os novos dados.

Se você juntou várias exportações, verifique as duplicatas. Use Dados › Remover Duplicatas e marque só a coluna que identifica cada registro, como o número do pedido ou a referência do lançamento. Não marque todas as colunas se algum campo, como o status do pedido, pode ter mudado de uma exportação para outra.

Por fim, confira se não sobraram linhas vazias nem linhas de subtotais, que atrapalham os filtros e as tabelas dinâmicas.

Automatizar se você exporta todo mês

Se você repete o processo toda semana ou todo mês, deixe o Power Query fazer isso por você. Todas as etapas feitas no Editor do Power Query (remover linhas superiores, mudar tipos, substituir valores, dividir colunas) são salvas como uma receita.

1. Salve sempre a exportação com o mesmo nome e na mesma pasta.
2. Importe o arquivo por Dados › De Texto/CSV e faça a limpeza no editor.
3. Carregue o resultado em uma tabela.
4. No mês seguinte, substitua o arquivo e clique em Dados › Atualizar Tudo.

Se você exporta um arquivo por mês e quer juntar todos, use Dados › Obter Dados › De Arquivo › Da Pasta: o Power Query combina todos os arquivos da pasta em uma única tabela.

Se você só precisa transformar rapidamente um CSV exportado em arquivo do Excel, sem instalar nada, pode usar nossa ferramenta gratuita para converter CSV em Excel. E se, ao juntar várias exportações, sobrarem registros repetidos, nossa ferramenta para remover duplicatas os elimina sem mexer no resto dos dados.

Conclusão

Exportar dados é fácil; deixá-los prontos exige um pouco de método. Escolha XLSX ou CSV na exportação, importe sem deixar o Excel adivinhar, converta valores e datas com fórmulas, limpe os textos e termine com uma tabela sem duplicatas. Se o processo se repete, o Power Query o reduz a um único clique.

Perguntas frequentes