ODS ou XLSX : compatibilité entre LibreOffice et Excel

Tout le monde n’utilise pas Microsoft Excel. De nombreuses administrations publiques, établissements scolaires, petites entreprises et particuliers travaillent avec LibreOffice Calc, une alternative gratuite et open source dont le format natif est l’ODS. Lorsqu’un fichier passe d’un logiciel à l’autre, de petites surprises peuvent apparaître : des formules qui ne fonctionnent pas, des mises en forme qui changent ou des graphiques qui se décalent. Cet article explique les différences entre ODS et XLSX et comment travailler avec les deux sans problème.

Qu’est-ce que le format ODS

L’ODS (*OpenDocument Spreadsheet*) fait partie du standard OpenDocument, approuvé comme norme internationale ISO/IEC 26300. C’est le format par défaut de LibreOffice Calc et d’Apache OpenOffice. Comme le XLSX, un fichier ODS est une archive compressée qui contient des fichiers XML avec les données, les styles et la configuration.

Certains organismes publics l’exigent ou le recommandent parce que c’est un standard ouvert, qu’il ne dépend d’aucun éditeur en particulier et qu’il garantit que les documents pourront encore être ouverts dans de nombreuses années.

Qu’est-ce que le format XLSX

Le XLSX est le format de Microsoft Excel depuis 2007, basé sur le standard Office Open XML (ISO/IEC 29500). C’est le format le plus répandu en entreprise et celui qu’attendent la plupart des logiciels de gestion lorsqu’ils importent ou exportent des feuilles de calcul.

Principales différences

En matière de capacité de données, les deux formats sont équivalents dans les versions actuelles. Les différences apparaissent sur les fonctionnalités avancées.

Ce qui peut changer lors de la conversion

Formules

Les fonctions de base (SOMME, MOYENNE, SI, RECHERCHEV, NB.SI) fonctionnent de la même façon dans les deux logiciels. Les problèmes surviennent avec les fonctions récentes d’Excel, comme RECHERCHEX, FILTRE, UNIQUE ou LET, qui peuvent ne pas être disponibles dans les anciennes versions de LibreOffice, et inversement avec certaines fonctions propres à Calc.

Mise en forme conditionnelle

Les règles simples sont conservées. Les barres de données, nuances de couleurs ou jeux d’icônes complexes peuvent changer d’apparence.

Graphiques

Les graphiques de base sont conservés, mais les couleurs, les polices ou la position des étiquettes peuvent varier. Vérifiez toujours les graphiques après la conversion.

Macros

Les macros d’Excel (VBA) et celles de LibreOffice (Basic) ne sont pas entièrement compatibles. Si votre classeur dépend de macros, vous devrez les adapter.

Tableaux croisés dynamiques

Ils se convertissent plutôt bien, même si certaines options de disposition ou certains segments peuvent être perdus.

Comment convertir entre ODS et XLSX

Depuis l’un ou l’autre logiciel, vous pouvez utiliser Enregistrer sous et choisir l’autre format. Vous pouvez aussi utiliser nos outils en ligne, disponibles sur la page des outils, qui acceptent les fichiers ODS en entrée dans des convertisseurs comme Excel en CSV ou Excel en PDF, ce qui est très pratique si le logiciel d’origine n’est pas installé.

Conseils pour partager des fichiers entre les deux logiciels

1. Demandez quel logiciel utilise le destinataire. S’il utilise Excel, envoyez du XLSX ; s’il utilise LibreOffice, l’ODS comme le XLSX conviennent.
2. Évitez les fonctions très récentes si vous ne savez pas avec quelle version le fichier sera ouvert.
3. Utilisez des polices courantes comme Arial, Calibri ou Liberation Sans, qui existent dans les deux environnements ou ont des équivalents aux mêmes dimensions.
4. Pour envoyer des résultats définitifs, utilisez le PDF. Si le destinataire doit seulement lire, un PDF élimine tout problème de compatibilité.
5. Pour échanger uniquement des données, utilisez le CSV. Sans mise en forme ni formules, il se lit de la même façon dans n’importe quel logiciel.
6. Comparez avant et après la conversion si les données sont critiques, avec Comparer des fichiers Excel.

Quel format choisir ?

• Si vous travaillez dans une entreprise où tout le monde utilise Excel, XLSX.
• Si vous travaillez avec des logiciels libres ou pour un organisme qui exige des standards ouverts, ODS.
• Si vous collaborez avec des personnes qui utilisent les deux logiciels, le XLSX est généralement l’option la plus sûre, car LibreOffice l’ouvre et l’enregistre très bien.

Questions fréquentes

Conclusion

ODS et XLSX sont deux formats modernes et performants, et la conversion de l’un à l’autre fonctionne bien dans la grande majorité des cas. Les problèmes apparaissent avec les fonctions avancées, les macros et les graphiques complexes. En connaissant ces différences, vous pourrez choisir le format adapté à chaque destinataire et vérifier l’essentiel après la conversion. Et si vous devez convertir, comparer ou nettoyer des fichiers dans l’un ou l’autre format, nos outils gratuits vous aident directement depuis le navigateur.