Non tutti usano Microsoft Excel. Molte pubbliche amministrazioni, scuole, piccole imprese e utenti privati lavorano con LibreOffice Calc, un’alternativa gratuita e open source il cui formato nativo è l’ODS. Quando un file passa da un programma all’altro possono emergere piccole sorprese: formule che non funzionano, formattazioni che cambiano o grafici che si spostano. Questo articolo spiega le differenze tra ODS e XLSX e come lavorare con entrambi senza problemi.
Che cos’è il formato ODS
L’ODS (*OpenDocument Spreadsheet*) fa parte dello standard OpenDocument, approvato come norma internazionale ISO/IEC 26300. È il formato predefinito di LibreOffice Calc e di Apache OpenOffice. Come l’XLSX, un file ODS è un pacchetto compresso che contiene file XML con i dati, gli stili e la configurazione.
Alcuni enti pubblici lo richiedono o lo raccomandano perché è uno standard aperto, non dipende da un produttore specifico e garantisce che i documenti si potranno aprire ancora tra molti anni.
Che cos’è il formato XLSX
L’XLSX è il formato di Microsoft Excel dal 2007, basato sullo standard Office Open XML (ISO/IEC 29500). È il formato più diffuso in ambito aziendale e quello che la maggior parte dei gestionali si aspetta quando importa o esporta fogli di calcolo.
Principali differenze
| Aspetto | ODS | XLSX |
|---|---|---|
| Programma nativo | LibreOffice Calc | Microsoft Excel |
| Standard | ISO/IEC 26300 | ISO/IEC 29500 |
| Licenza del programma | Libero e gratuito | Commerciale |
| Numero massimo di righe | 1.048.576 | 1.048.576 |
| Uso nelle aziende | Minore | Prevalente |
| Uso nel settore pubblico | Frequente | Frequente |
Per quanto riguarda la capacità di dati, i due formati sono equivalenti nelle versioni attuali. Le differenze emergono nelle funzionalità avanzate.
Cosa può cambiare nella conversione
Formule
Le funzioni di base (SOMMA, MEDIA, SE, CERCA.VERT, CONTA.SE) funzionano allo stesso modo in entrambi i programmi. I problemi nascono con le funzioni più recenti di Excel, come CERCA.X, FILTRO, UNICI o LET, che potrebbero non essere disponibili nelle versioni meno recenti di LibreOffice, e viceversa con alcune funzioni proprie di Calc.
Formattazione condizionale
Le regole semplici vengono mantenute. Barre dei dati, scale di colori o set di icone complessi possono cambiare aspetto.
Grafici
I grafici di base si mantengono, ma i colori, i caratteri o la posizione delle etichette possono variare. Controlla sempre i grafici dopo la conversione.
Macro
Le macro di Excel (VBA) e quelle di LibreOffice (Basic) non sono del tutto compatibili. Se la tua cartella di lavoro dipende dalle macro, dovrai adattarle.
Tabelle pivot
Si convertono abbastanza bene, anche se alcune opzioni di layout o i filtri dati possono andare persi.
Come convertire tra ODS e XLSX
Da uno qualsiasi dei due programmi puoi usare Salva con nome e scegliere l’altro formato. Puoi anche usare i nostri strumenti online, disponibili nella pagina degli strumenti, che accettano file ODS in ingresso in convertitori come Excel in CSV o Excel in PDF, cosa molto utile se non hai installato il programma originale.
Consigli per condividere file tra i due programmi
- Chiedi quale programma usa il destinatario. Se usa Excel, invia un XLSX; se usa LibreOffice, vanno bene sia ODS sia XLSX.
- Evita le funzioni molto recenti se non sai con quale versione verrà aperto il file.
- Usa caratteri comuni come Arial, Calibri o Liberation Sans, che esistono in entrambi gli ambienti o hanno equivalenti con le stesse metriche.
- Per inviare risultati definitivi, usa il PDF. Se il destinatario deve solo leggere, un PDF elimina qualsiasi problema di compatibilità.
- Per scambiare solo dati, usa il CSV. Senza formattazione né formule, si legge allo stesso modo in qualsiasi programma.
- Confronta prima e dopo la conversione se i dati sono critici, con Confrontare file Excel.
Quale formato scegliere?
- Se lavori in un ambiente aziendale dove tutti usano Excel, XLSX.
- Se lavori con software libero o per un ente che richiede standard aperti, ODS.
- Se collabori con persone che usano entrambi i programmi, l’XLSX è di solito l’opzione più sicura, perché LibreOffice lo apre e lo salva molto bene.
Domande frequenti
Excel può aprire i file ODS?
Sì. Le versioni attuali di Excel aprono e salvano i file ODS, anche se alcune funzioni o formattazioni avanzate possono cambiare. Controlla il file dopo averlo aperto, soprattutto se contiene grafici o macro.
LibreOffice può salvare in XLSX?
Sì, e lo fa piuttosto bene. Se collabori con utenti di Excel, puoi configurare LibreOffice perché salvi in XLSX per impostazione predefinita da Strumenti > Opzioni > Carica/Salva > Generale.
Google Sheets supporta l’ODS?
Sì. Google Sheets permette di importare e scaricare fogli in formato ODS, oltre che in XLSX, CSV, TSV e PDF.
Quale formato occupa meno spazio?
Sono entrambi formati compressi e le dimensioni sono di solito simili. Le differenze dipendono più dal contenuto della cartella di lavoro (immagini, stili, intervalli formattati) che dal formato scelto.
Posso confrontare un file ODS con uno XLSX?
La cosa migliore è convertire prima entrambi i file nello stesso formato. Confrontare formati diversi può mostrare differenze di stile che nei dati non esistono. Quando entrambi saranno in XLSX, un comparatore ti mostrerà solo le modifiche reali.
Conclusione
ODS e XLSX sono due formati moderni e completi, e la conversione dall’uno all’altro funziona bene nella stragrande maggioranza dei casi. I problemi emergono con funzioni avanzate, macro e grafici complessi. Conoscendo queste differenze, potrai scegliere il formato giusto per ogni destinatario e controllare ciò che conta dopo la conversione. E se devi convertire, confrontare o pulire file in uno dei due formati, i nostri strumenti gratuiti ti aiutano direttamente dal browser.
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