Cómo exportar datos de tu banco, ERP o tienda online a Excel y dejarlos listos

Casi todos los sistemas tienen un botón de exportar: la banca online, el programa de facturación, el ERP o el panel de tu tienda online. El problema llega después. Abres el archivo y encuentras filas de título que no sirven, importes que Excel no suma, fechas que no se pueden filtrar y pedidos repetidos.

Esta guía te enseña a elegir bien el formato al exportar y a convertir lo que descargas en una tabla limpia, con la que puedas sumar, filtrar y hacer tablas dinámicas. Los pasos sirven para cualquier sistema, porque los problemas se repiten.

Qué formato elegir al exportar

Antes de pulsar el botón, mira qué opciones ofrece el sistema:

• XLSX. Si está disponible, suele ser la mejor opción: los números y las fechas llegan con su tipo correcto más a menudo.
• CSV. Es el formato más habitual y el más universal. Llega sin formato, pero contiene todos los datos. Hay que importarlo bien para no perder ceros ni acentos.
• XLS. Algunos sistemas antiguos todavía lo generan. Funciona, pero conviene pasarlo a XLSX antes de trabajar.
• PDF. Evítalo si hay otra opción. Está pensado para imprimir, no para analizar.

Además, exporta solo el periodo que necesitas, incluye todas las columnas útiles (referencia, fecha, concepto, importe, estado) y usa siempre la misma configuración. Así cada exportación tendrá la misma estructura y podrás reutilizar el trabajo.

Los problemas típicos de los datos exportados

Estos son los defectos que aparecen una y otra vez, venga el archivo de donde venga:

Paso 1: importar sin estropear los datos

Si el archivo es un CSV, no lo abras con doble clic. Usa Datos › Obtener datos › Desde archivo › Desde texto/CSV:

1. Elige el archivo y, en Origen del archivo, selecciona 65001: Unicode (UTF-8) si ves caracteres raros.
2. Comprueba que el delimitador es el correcto (coma o punto y coma).
3. Pulsa Transformar datos y marca como Texto las columnas de referencias, números de pedido o números de cuenta, para conservar los ceros iniciales.
4. Si hay filas de título encima de los encabezados, usa Inicio › Quitar filas › Quitar filas superiores y después Usar la primera fila como encabezado.
5. Pulsa Inicio › Cerrar y cargar.

Si el archivo es un XLSX, ábrelo directamente y borra a mano las filas de título y de totales. Deja una sola fila de encabezados y ninguna fila vacía en medio de los datos.

Paso 2: limpiar importes, fechas y textos

Con los datos ya en Excel, añade columnas auxiliares con estas fórmulas y, cuando estén bien, copia y pega como valores sobre las originales.

Importes con moneda y separadores

Si la celda A2 contiene 1.250,75 EUR, esta fórmula quita el código de moneda y convierte el texto en número, sea cual sea la configuración regional de tu equipo (Excel 2013 o posterior):

=VALOR.NUMERO(SUSTITUIR(A2;"EUR";"");",";".")

El segundo argumento indica que la coma es el decimal del texto original y el tercero, que el punto separa los miles. Si tu sistema exporta 1,250.75, intercambia los dos.

Signo negativo al final

Algunos programas contables exportan los cargos como 45,00-. Esta fórmula los convierte en números negativos y deja igual el resto:

=SI(DERECHA(A2;1)="-";-VALOR.NUMERO(IZQUIERDA(A2;LARGO(A2)-1);",";".");VALOR.NUMERO(A2;",";"."))

Si el extracto trae dos columnas separadas, Debe en B y Haber en C, calcula el movimiento neto con =C2-B2. Las celdas vacías cuentan como cero.

Fechas en formato AAAAMMDD

Muchos ERP exportan las fechas como 20230315. Para convertirlas en fechas reales:

=FECHA(IZQUIERDA(A2;4);EXTRAE(A2;5;2);DERECHA(A2;2))

Aplica después un formato de fecha a la columna. Otra opción sin fórmulas es Datos › Texto en columnas: en el último paso elige Fecha con el orden AMD.

Textos con espacios sobrantes

Los nombres de clientes y conceptos suelen traer espacios al principio o al final, y a veces caracteres invisibles. Eso hace que "Cliente A" y "Cliente A " parezcan distintos. Límpialos con:

=ESPACIOS(LIMPIAR(A2))

Paso 3: convertir en tabla y quitar duplicados

Con los datos limpios, selecciona cualquier celda del rango y pulsa Ctrl+T (o Insertar › Tabla). Una tabla de Excel se amplía sola al añadir filas, mantiene los filtros y hace que las fórmulas y las tablas dinámicas se actualicen con los datos nuevos.

Si has juntado varias exportaciones, revisa los duplicados. Usa Datos › Quitar duplicados y marca solo la columna que identifica cada registro, como el número de pedido o la referencia del movimiento. No marques todas las columnas si algún campo, como el estado del pedido, puede haber cambiado entre una exportación y otra.

Por último, revisa que no queden filas vacías ni filas de subtotales, que estropean los filtros y las tablas dinámicas.

Automatizarlo si exportas cada mes

Si repites el proceso cada semana o cada mes, deja que Power Query lo haga por ti. Todos los pasos que hagas en el Editor de Power Query (quitar filas superiores, cambiar tipos, reemplazar valores, dividir columnas) se guardan como una receta.

1. Guarda siempre la exportación con el mismo nombre y en la misma carpeta.
2. Importa el archivo con Datos › Desde texto/CSV y haz la limpieza en el editor.
3. Carga el resultado en una tabla.
4. El mes siguiente, sustituye el archivo y pulsa Datos › Actualizar todo.

Si exportas un archivo por mes y quieres juntarlos todos, usa Datos › Obtener datos › Desde archivo › Desde carpeta: Power Query combina todos los archivos de la carpeta en una sola tabla.

Si solo necesitas pasar rápido un CSV exportado a un archivo de Excel, sin instalar nada, puedes usar nuestra herramienta gratuita para convertir CSV a Excel. Y si al juntar varias exportaciones te quedan registros repetidos, nuestra herramienta para quitar duplicados los elimina sin tocar el resto de los datos.

Conclusión

Exportar datos es fácil; dejarlos listos requiere un pequeño método. Elige XLSX o CSV al exportar, importa sin dejar que Excel adivine, convierte importes y fechas con fórmulas, limpia los textos y termina con una tabla sin duplicados. Si el proceso se repite, Power Query lo convierte en un solo clic.

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