Se você trabalha com planilhas há anos, com certeza já encontrou arquivos com a extensão .xls e outros com .xlsx. À primeira vista, parecem a mesma coisa: abrem no Excel e mostram células, linhas e colunas. Mas, por dentro, são formatos muito diferentes, e escolher um ou outro afeta o tamanho do arquivo, a quantidade de dados que ele pode conter, a segurança e a compatibilidade. Neste artigo, explicamos as diferenças e quando vale a pena converter.
O formato XLS
XLS é o formato que o Excel usou desde suas primeiras versões até o Excel 2003. É um formato binário: os dados são salvos em uma estrutura interna que só os programas que conhecem a especificação conseguem ler. Suas principais características são:
- Máximo de 65.536 linhas e 256 colunas por planilha.
- Arquivos mais pesados, porque não são compactados.
- Pode conter macros sem que a extensão indique isso.
- Compatível com versões muito antigas do Excel e com sistemas legados.
O formato XLSX
O XLSX chegou com o Excel 2007 e se baseia no padrão Office Open XML. Na verdade, um arquivo XLSX é um pacote ZIP que contém vários arquivos XML: um para cada planilha, outro para os estilos, outro para os textos compartilhados etc. Suas vantagens são claras:
- Até 1.048.576 linhas e 16.384 colunas por planilha.
- Arquivos mais leves graças à compactação ZIP; muitas vezes ocupam entre 50% e 75% menos que a mesma pasta de trabalho em XLS.
- Não pode conter macros. As pastas de trabalho com macros usam a extensão XLSM, o que facilita identificar arquivos potencialmente perigosos.
- Maior capacidade de recuperação: se uma parte do arquivo for danificada, muitas vezes é possível salvar o restante.
- Formato aberto, compatível com LibreOffice, Google Sheets e inúmeros aplicativos.
Tabela comparativa
| Característica | XLS | XLSX |
|---|---|---|
| Versão de origem | Excel 97-2003 | Excel 2007 e posteriores |
| Tipo de arquivo | Binário | XML compactado |
| Máximo de linhas | 65.536 | 1.048.576 |
| Máximo de colunas | 256 | 16.384 |
| Tamanho | Maior | Menor |
| Macros | Permitidas | Não (usa-se XLSM) |
| Recuperação em caso de danos | Difícil | Mais simples |
Quando converter de XLS para XLSX
Na maioria dos casos, o recomendável é trabalhar em XLSX. Converta seus arquivos XLS quando:
- Você precisar de mais de 65.536 linhas, por exemplo para registros de vendas ou exportações de sistemas.
- Quiser reduzir o tamanho do arquivo para enviá-lo por e-mail.
- For compartilhar o arquivo com pessoas que usam Google Sheets ou LibreOffice.
- Quiser usar recursos modernos como tabelas estruturadas,
PROCXou matrizes dinâmicas. - Buscar mais segurança, sabendo que um XLSX nunca executa macros.
Com a nossa ferramenta para converter XLS para XLSX, disponível na página de ferramentas, basta enviar o arquivo antigo e baixar a versão moderna.
Quando converter de XLSX para XLS
Há situações em que você ainda precisa do formato antigo:
- Um sistema legado (um programa de contabilidade, um aplicativo interno ou o portal de um órgão público) que só aceita arquivos XLS.
- Um destinatário que usa o Excel 2003 ou anterior sem o pacote de compatibilidade.
- Um processo automatizado antigo que lê arquivos com uma biblioteca que não aceita XLSX.
Lembre-se de que, ao converter para XLS, todos os dados além de 65.536 linhas ou 256 colunas serão perdidos, e algumas funções modernas podem aparecer como erros. Revise o arquivo gerado antes de enviá-lo.
E os formatos XLSM, XLSB e ODS?
- XLSM: igual ao XLSX, mas com macros. Use-o apenas se você precisar de automações com VBA.
- XLSB: formato binário moderno, muito rápido para pastas de trabalho enormes, mas menos compatível com outros aplicativos.
- ODS: formato aberto do LibreOffice e do OpenOffice. É uma boa alternativa ao XLSX se você trabalha com software livre.
Dicas antes de converter
- Faça uma cópia do arquivo original.
- Revise as fórmulas depois de converter; algumas funções não existem em versões antigas.
- Confira a formatação condicional, que pode ser simplificada ao passar para XLS.
- Compare o original e o convertido com o Comparar Arquivos do Excel se os dados forem críticos.
Perguntas frequentes
Perco informações ao converter de XLS para XLSX?
Na grande maioria dos casos, não. O XLSX aceita tudo o que o XLS aceita e muito mais. A única exceção são as macros: se o arquivo XLS contém macros e você precisa delas, salve-o como XLSM em vez de XLSX.
Por que meu arquivo XLSX ocupa menos espaço que o XLS?
Porque o XLSX compacta seu conteúdo em um pacote ZIP. Textos e números repetidos se compactam muito bem, de modo que a mesma pasta de trabalho costuma ocupar bem menos em XLSX.
Posso abrir um XLSX no Excel 2003?
Só se o pacote de compatibilidade do Microsoft Office, que adicionava suporte aos formatos de 2007, tiver sido instalado. Sem ele, o Excel 2003 não reconhece arquivos XLSX e você precisará convertê-los para XLS.
Como sei se um arquivo antigo tem macros?
Ao abrir um XLS com macros, o Excel mostra uma barra de aviso de segurança. Você também pode verificar a guia Desenvolvedor > Visual Basic. Se você não confia na origem do arquivo, não habilite as macros.
Conclusão
O XLSX é o formato recomendado para quase tudo: é mais leve, aceita muito mais dados, é mais seguro e é compatível com praticamente todos os aplicativos atuais. O XLS só faz sentido quando um sistema antigo o exige. Se você ainda tem arquivos XLS nas suas pastas, convertê-los é um pequeno passo que vai poupar problemas de espaço, compatibilidade e segurança. Encontre os dois conversores gratuitos na nossa página de ferramentas.
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