Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado o sobrescrito

Cerraste Excel y pulsaste «No guardar» por error. O guardaste encima del archivo bueno una versión con datos borrados. O el equipo se apagó en mitad de una sesión de dos horas. Es una situación muy común y, en muchos casos, tiene arreglo, siempre que actúes pronto y sepas dónde buscar.

Aquí tienes los métodos que funcionan de verdad, ordenados de más rápido a más laborioso: la Autorrecuperación de Excel, el historial de versiones de OneDrive y SharePoint, las versiones anteriores de Windows y los archivos temporales. También verás qué configurar para que no vuelva a pasarte.

Antes de nada: lo que no debes hacer

Las probabilidades de recuperar el archivo bajan con cada acción que haces después del problema. Ten en cuenta esto:

• No vuelvas a guardar el archivo sobrescrito con más cambios. Cada guardado aleja más la versión buena.
• No vacíes la papelera ni ejecutes programas de limpieza de disco: pueden borrar los archivos temporales que necesitas.
• No reinstales ni repares Office todavía. La carpeta de recuperación podría vaciarse.
• Si el archivo estaba en una memoria USB o en una carpeta de red, cópialo ahora mismo a tu disco local antes de seguir.

Caso 1: cerraste Excel sin guardar

Mientras trabajas, Excel guarda copias de Autorrecuperación cada pocos minutos. Si cierras sin guardar, conserva la última copia durante unos días. Dónde buscarla depende de si el libro ya tenía nombre o no.

Un libro nuevo que nunca guardaste

1. Abre Excel y ve a Archivo › Información.
2. Haz clic en Administrar libro y elige Recuperar libros no guardados.
3. Se abrirá una carpeta con archivos de extensión .xlsb. Ordénalos por fecha y abre el más reciente.
4. Excel mostrará una barra amarilla que indica que es un archivo recuperado. Pulsa Guardar como y guárdalo con un nombre nuevo en una carpeta normal.

Un libro que ya tenía nombre

Abre el archivo y ve a Archivo › Información. Junto a Administrar libro aparecen las versiones autoguardadas, y una de ellas lleva la indicación de que se cerró sin guardar. Ábrela, revisa los datos y usa Restaurar o Guardar como.

Si Excel se cerró de golpe

Cuando Excel se bloquea o el equipo se apaga, al volver a abrir Excel aparece a la izquierda el panel Recuperación de documentos con las versiones disponibles. Revisa cada una (la fecha y la hora te dirán cuál es la más completa) y guarda la que te sirva antes de cerrar el panel. Si lo cierras sin guardar, esas copias pueden perderse.

Caso 2: sobrescribiste un archivo guardado en OneDrive o SharePoint

Este es el escenario más favorable. OneDrive y SharePoint guardan versiones anteriores de cada archivo automáticamente, y con Autoguardado activado se crea una versión nueva con mucha frecuencia.

1. Con el archivo abierto, haz clic en su nombre en la barra de título o ve a Archivo › Información › Historial de versiones.
2. En el panel lateral verás la lista de versiones con fecha, hora y autor.
3. Abre la versión que te interesa. Se muestra en una ventana aparte, en modo de solo lectura.
4. Pulsa Restaurar para que vuelva a ser la versión actual, o usa Guardar como si prefieres conservar ambas.

Desde el navegador también funciona: en OneDrive, haz clic derecho sobre el archivo y elige Historial de versiones.

Caso 3: sobrescribiste un archivo guardado solo en tu equipo

Aquí Excel no puede ayudarte, porque al guardar reemplazó el archivo. La salida depende del sistema operativo y de las copias de seguridad que tuvieras activas.

Versiones anteriores en Windows

1. Abre el Explorador de archivos y busca el archivo o la carpeta que lo contiene.
2. Haz clic derecho, elige Propiedades y abre la pestaña Versiones anteriores.
3. Si aparece alguna versión, selecciónala y pulsa Abrir para revisarla, o Restaurar para recuperarla.

Esta pestaña solo muestra algo si tenías activado el Historial de archivos o puntos de restauración que incluyan esa unidad. Si está vacía, no hay copia que recuperar por esta vía.

Time Machine en Mac

Si usas Time Machine, abre en Finder la carpeta del archivo, entra en Time Machine, retrocede hasta una fecha anterior al error y pulsa Restaurar. Si el archivo está en OneDrive, el historial de versiones funciona igual que en Windows.

Caso 4: buscar los archivos temporales a mano

Si los métodos anteriores no dan resultado, todavía puedes buscar las copias de Autorrecuperación directamente en el disco. En Windows, las rutas habituales son estas:

La carpeta AppData está oculta: escribe la ruta directamente en la barra de direcciones del Explorador, o pulsa Windows + R y escribe %appdata%. Busca archivos .xlsb, .xar o .tmp con fecha y hora cercanas al momento en que trabajabas. Copia el archivo a otra carpeta, cambia su extensión a .xlsx (o a .xlsb si no abre) e intenta abrirlo desde Excel.

Los archivos que empiezan por ~$ y aparecen junto a tu libro original no sirven: son solo marcadores que indican que el archivo está abierto y no contienen tus datos.

Cuando el archivo recuperado no se abre o está dañado

Las copias temporales y los archivos recuperados tras un apagón a veces salen dañados. Excel avisa de que encontró contenido ilegible o de que el formato no coincide con la extensión. Prueba en este orden:

1. Ve a Archivo › Abrir › Examinar, selecciona el archivo, despliega la flecha del botón Abrir y elige Abrir y reparar.
2. En el aviso, pulsa primero Reparar. Si no funciona, repite el proceso y elige Extraer datos, que rescata los valores aunque se pierdan las fórmulas.
3. Si Excel sigue sin abrirlo, prueba nuestra herramienta gratuita para reparar archivos de Excel dañados: subes el archivo xls, xlsx o csv y descargas una copia con los datos que se han podido rescatar.

Cuando tengas dos versiones (la recuperada y la que ya tenías), no las revises a ojo. Puedes comparar los dos archivos de Excel para ver exactamente qué celdas cambian y quedarte con lo mejor de cada una.

Cómo evitar que vuelva a pasarte

Dedica dos minutos a revisar esta configuración en Archivo › Opciones › Guardar:

• Activa Guardar información de Autorrecuperación cada y baja el intervalo a 5 minutos (por defecto suele ser 10).
• Marca Conservar la última versión autorrecuperada si cierro sin guardar.
• Comprueba la Ubicación de archivo con Autorrecuperación para saber dónde buscar si algún día lo necesitas.

Además, guarda tus libros importantes en OneDrive o SharePoint y activa el interruptor Autoguardado de la esquina superior izquierda: cada cambio se guarda al momento y tendrás historial de versiones. Si trabajas en local, activa el Historial de archivos de Windows con un disco externo. Y antes de hacer cambios grandes, como borrar columnas o pegar datos encima, usa Guardar como con un nombre nuevo, por ejemplo Ventas_v2.xlsx.

Conclusión

Recuperar un Excel perdido depende sobre todo de dónde estaba guardado. Si cerraste sin guardar, mira primero en Recuperar libros no guardados o en las versiones de Archivo › Información. Si sobrescribiste un archivo en la nube, el historial de versiones lo resuelve en un minuto. Si era un archivo local, tus opciones reales son las versiones anteriores de Windows o Time Machine. Actúa rápido, no guardes encima y, cuando lo recuperes, activa Autoguardado para no depender de la suerte la próxima vez.

Preguntas frecuentes