Power Query para principiantes: limpia y combina datos sin fórmulas

Si cada semana repites la misma rutina (abrir varios archivos, copiar y pegar, quitar filas vacías, recortar espacios, corregir tipos de datos), Power Query puede hacer todo eso por ti. Lo configuras una vez y, cuando llegan datos nuevos, basta con pulsar Actualizar.

En esta guía verás qué es Power Query, cómo crear tu primera consulta para limpiar una tabla, cómo unir datos de varias tablas y archivos y qué errores suelen cometer quienes empiezan.

Qué es Power Query y dónde encontrarlo

Power Query es el motor de importación y transformación de datos integrado en Excel. Viene incluido desde Excel 2016 en Windows, en el grupo Obtener y transformar datos de la pestaña Datos. En Excel 2010 y 2013 se instalaba como complemento gratuito, y en Excel para Mac de Microsoft 365 también está disponible, aunque con menos orígenes de datos.

Su gran ventaja es que no modifica tus datos originales. Lee el origen, aplica una serie de pasos y carga el resultado en una hoja nueva. Con él puedes:

• Limpiar tablas: quitar filas vacías y duplicados, recortar espacios, corregir mayúsculas.
• Cambiar la estructura: dividir columnas, filtrar filas, renombrar encabezados.
• Unir datos: apilar tablas con las mismas columnas o cruzar tablas por un campo común.
• Leer de golpe todos los archivos de una carpeta.

Tu primera consulta: limpiar una tabla paso a paso

Imagina que recibes este listado de pedidos con varios problemas típicos: un espacio delante del cliente, una fila vacía, un pedido duplicado, un nombre en minúsculas y un importe escrito como texto.

1. Haz clic en cualquier celda de los datos y ve a Datos › Desde tabla o rango. Excel te pedirá convertir el rango en tabla; acepta y marca que tiene encabezados.
2. Se abre el Editor de Power Query. A la derecha verás el panel Pasos aplicados.
3. Ve a Inicio › Quitar filas › Quitar filas en blanco para eliminar la fila vacía.
4. Selecciona la columna Cliente y usa Transformar › Formato › Recortar para quitar los espacios sobrantes. En el mismo menú, Poner En Mayúsculas Cada Palabra convierte «cliente c» en «Cliente C».
5. Selecciona todas las columnas (Ctrl+A) y usa Inicio › Quitar filas › Quitar duplicados. El pedido P-002 queda una sola vez.
6. En la columna Importe, haz clic en el icono de tipo junto al encabezado y elige Número decimal. El valor Pendiente aparecerá como Error.
7. Con la columna Importe seleccionada, usa Inicio › Quitar filas › Quitar errores o, si prefieres conservar esa fila, Transformar › Reemplazar valores antes de cambiar el tipo.
8. Pulsa Inicio › Cerrar y cargar. El resultado se carga en una hoja nueva como tabla.

Los pasos aplicados: una grabadora de tu trabajo

Cada acción que haces queda registrada en Pasos aplicados. Puedes hacer clic en cualquier paso para ver cómo estaban los datos en ese momento, eliminar un paso con la X o cambiar su configuración con el icono del engranaje. Esto hace que la limpieza sea repetible y fácil de revisar, algo que no ocurre cuando limpias a mano.

Transformaciones más útiles para empezar

Además de las anteriores, estas son las opciones que más vas a usar:

• Dividir columna › Por delimitador: separa nombres, direcciones o códigos sin fórmulas.
• Usar la primera fila como encabezado: útil con archivos exportados sin encabezados reconocibles.
• Filtrar desde la flecha del encabezado, igual que en una hoja, pero el filtro queda guardado como paso.
• Reemplazar valores: unifica textos como «N/D», «-» o celdas vacías.
• Agrupar por: crea resúmenes (total por cliente, número de pedidos) sin tabla dinámica.

Combinar datos: anexar y combinar consultas

Anexar: apilar tablas con las mismas columnas

Si tienes las ventas de enero y febrero en dos tablas con los mismos encabezados, crea una consulta para cada una (Datos › Desde tabla o rango y después Cerrar y cargar en › Solo crear conexión). Luego, en el editor, usa Inicio › Anexar consultas como nuevas y elige las dos tablas. Obtendrás una sola tabla con todas las filas. Si una columna se llama distinto en cada tabla, aparecerá duplicada con valores vacíos, así que unifica antes los encabezados.

Combinar consultas: el equivalente a BUSCARV

Combinar consultas cruza dos tablas por una columna común. Es lo que harías con una fórmula como esta, que trae el nombre del cliente desde otra hoja:

=BUSCARV(A2;Clientes!A:B;2;FALSO)

En Power Query, selecciona la tabla de pedidos, usa Inicio › Combinar consultas, elige la tabla de clientes, marca la columna común en ambas y acepta. Aparecerá una nueva columna; pulsa el icono de expandir y elige los campos que quieres traer. A diferencia de BUSCARV, no se rompe si insertas columnas y funciona igual de rápido con muchas filas.

Unir todos los archivos de una carpeta

Es probablemente la función que más tiempo ahorra. Si recibes un archivo por semana con la misma estructura:

1. Guarda todos los archivos en una misma carpeta.
2. Ve a Datos › Obtener datos › Desde archivo › Desde carpeta y selecciona la carpeta.
3. Pulsa Combinar y transformar datos y elige la hoja o tabla de ejemplo.
4. Power Query crea la consulta con todas las filas de todos los archivos y añade una columna con el nombre de cada archivo de origen.
5. Aplica la limpieza que necesites y pulsa Cerrar y cargar.

La semana siguiente solo tienes que copiar el archivo nuevo en la carpeta y actualizar.

Actualizar la consulta cuando llegan datos nuevos

Cuando cambian los datos de origen, ve a Datos › Actualizar todo o pulsa Ctrl+Alt+F5. Power Query repite todos los pasos sobre los datos actuales. También puedes hacer clic derecho en la tabla de resultados y elegir Actualizar para refrescar solo esa consulta.

Errores frecuentes al empezar

• Cambiar el nombre de una columna en el origen: los pasos que la usan fallarán. Mantén los encabezados estables o corrige el paso afectado.
• Decimales mal interpretados: si el archivo usa un separador decimal distinto al de tu equipo, haz clic derecho en la columna y elige Cambiar tipo › Usar configuración regional.
• Mover la carpeta o el archivo de origen: la consulta guarda la ruta. Actualízala desde Datos › Obtener datos › Configuración de origen de datos.
• Editar a mano la tabla de resultados: los cambios se pierden al actualizar. Haz las correcciones dentro de la consulta.

Cuando solo necesitas unir archivos una vez

Power Query compensa cuando el proceso se repite. Si solo necesitas juntar unos cuantos archivos de Excel en uno sin configurar consultas, nuestra herramienta gratuita para combinar archivos de Excel lo hace en el navegador: subes los archivos y descargas el resultado. Si después quedan filas repetidas, puedes quitar los duplicados en un segundo paso.

Conclusión

Power Query convierte las tareas de limpieza repetitivas en un proceso que se ejecuta con un clic. Empieza con una tabla sencilla, observa cómo se registran los pasos aplicados y, cuando te sientas cómodo, prueba a anexar tablas y a leer una carpeta completa. No necesitas escribir código para sacarle partido.

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