Power Query para iniciantes: limpe e combine dados sem fórmulas

Se toda semana você repete a mesma rotina (abrir vários arquivos, copiar e colar, remover linhas vazias, tirar espaços, corrigir tipos de dados), o Power Query pode fazer tudo isso por você. Você configura uma vez e, quando chegam dados novos, basta clicar em Atualizar.

Neste guia você vai ver o que é o Power Query, como criar sua primeira consulta para limpar uma tabela, como juntar dados de várias tabelas e arquivos e quais erros os iniciantes costumam cometer.

O que é o Power Query e onde encontrá-lo

O Power Query é o mecanismo de importação e transformação de dados integrado ao Excel. Ele vem incluído desde o Excel 2016 no Windows, no grupo Obter e Transformar Dados da guia Dados. No Excel 2010 e 2013 era instalado como suplemento gratuito, e também está disponível no Excel para Mac do Microsoft 365, embora com menos fontes de dados.

Sua grande vantagem é que ele não altera os dados originais. Ele lê a origem, aplica uma série de etapas e carrega o resultado em uma planilha nova. Com ele você pode:

• Limpar tabelas: remover linhas vazias e duplicatas, tirar espaços, corrigir maiúsculas.
• Mudar a estrutura: dividir colunas, filtrar linhas, renomear cabeçalhos.
• Juntar dados: empilhar tabelas com as mesmas colunas ou cruzar tabelas por um campo em comum.
• Ler de uma vez todos os arquivos de uma pasta.

Sua primeira consulta: limpar uma tabela passo a passo

Imagine que você recebe esta lista de pedidos com vários problemas típicos: um espaço antes do cliente, uma linha vazia, um pedido duplicado, um nome em minúsculas e um valor escrito como texto.

1. Clique em qualquer célula dos dados e vá em Dados › Da Tabela/Intervalo. O Excel vai pedir para converter o intervalo em tabela; aceite e marque que ele tem cabeçalhos.
2. O Editor do Power Query é aberto. À direita você verá o painel Etapas Aplicadas.
3. Vá em Página Inicial › Remover Linhas › Remover Linhas em Branco para eliminar a linha vazia.
4. Selecione a coluna Cliente e use Transformar › Formatar › Aparar para tirar os espaços extras. No mesmo menu, a opção que coloca cada palavra em maiúscula transforma “cliente c” em “Cliente C”.
5. Selecione todas as colunas (Ctrl+A) e use Página Inicial › Remover Linhas › Remover Duplicatas. O pedido P-002 fica uma única vez.
6. Na coluna Valor, clique no ícone de tipo ao lado do cabeçalho e escolha Número Decimal. O valor Pendente aparecerá como Error.
7. Com a coluna Valor selecionada, use Página Inicial › Remover Linhas › Remover Erros ou, se preferir manter essa linha, Transformar › Substituir Valores antes de alterar o tipo.
8. Clique em Página Inicial › Fechar e Carregar. O resultado é carregado em uma planilha nova como tabela.

As etapas aplicadas: um gravador do seu trabalho

Cada ação fica registrada em Etapas Aplicadas. Você pode clicar em qualquer etapa para ver como os dados estavam naquele momento, excluir uma etapa no X ou mudar suas configurações no ícone de engrenagem. Isso torna a limpeza repetível e fácil de revisar, o que não acontece quando você limpa à mão.

As transformações mais úteis para começar

Além das anteriores, estas são as opções que você mais vai usar:

• Dividir Coluna › Por Delimitador: separa nomes, endereços ou códigos sem fórmulas.
• Usar a Primeira Linha como Cabeçalho: útil com arquivos exportados sem cabeçalhos reconhecíveis.
• Filtrar pela seta do cabeçalho, igual a uma planilha, mas o filtro fica salvo como etapa.
• Substituir Valores: padroniza textos como “N/D”, “-” ou células vazias.
• Agrupar Por: cria resumos (total por cliente, número de pedidos) sem tabela dinâmica.

Combinar dados: acrescentar e mesclar consultas

Acrescentar: empilhar tabelas com as mesmas colunas

Se você tem as vendas de janeiro e fevereiro em duas tabelas com os mesmos cabeçalhos, crie uma consulta para cada uma (Dados › Da Tabela/Intervalo e depois Fechar e Carregar Para › Apenas Criar Conexão). Em seguida, no editor, use Página Inicial › Acrescentar Consultas como Novas e escolha as duas tabelas. Você terá uma única tabela com todas as linhas. Se uma coluna tiver nome diferente em cada tabela, ela aparecerá duplicada com valores vazios, então padronize os cabeçalhos antes.

Mesclar consultas: o equivalente ao PROCV

Mesclar Consultas cruza duas tabelas por uma coluna em comum. É o que você faria com uma fórmula como esta, que traz o nome do cliente de outra planilha:

=PROCV(A2;Clientes!A:B;2;FALSO)

No Power Query, selecione a tabela de pedidos, use Página Inicial › Mesclar Consultas, escolha a tabela de clientes, marque a coluna em comum nas duas e confirme. Aparecerá uma nova coluna; clique no ícone de expandir e escolha os campos que deseja trazer. Ao contrário do PROCV, nada quebra se você inserir colunas e continua rápido com muitas linhas.

Juntar todos os arquivos de uma pasta

É provavelmente o recurso que mais economiza tempo. Se você recebe um arquivo por semana com a mesma estrutura:

1. Salve todos os arquivos em uma mesma pasta.
2. Vá em Dados › Obter Dados › De Arquivo › Da Pasta e selecione a pasta.
3. Clique em Combinar e Transformar Dados e escolha a planilha ou tabela de exemplo.
4. O Power Query cria a consulta com todas as linhas de todos os arquivos e adiciona uma coluna com o nome de cada arquivo de origem.
5. Aplique a limpeza necessária e clique em Fechar e Carregar.

Na semana seguinte, basta copiar o arquivo novo para a pasta e atualizar.

Atualizar a consulta quando chegam dados novos

Quando os dados de origem mudarem, vá em Dados › Atualizar Tudo ou pressione Ctrl+Alt+F5. O Power Query repete todas as etapas sobre os dados atuais. Você também pode clicar com o botão direito na tabela de resultados e escolher Atualizar para atualizar só essa consulta.

Erros comuns de quem está começando

• Renomear uma coluna na origem: as etapas que a usam vão falhar. Mantenha os cabeçalhos estáveis ou corrija a etapa afetada.
• Decimais mal interpretados: se o arquivo usa um separador decimal diferente do seu computador, clique com o botão direito na coluna e escolha Alterar Tipo › Usando a Localidade.
• Mover a pasta ou o arquivo de origem: a consulta guarda o caminho. Atualize-o em Dados › Obter Dados › Configurações da Fonte de Dados.
• Editar à mão a tabela de resultados: as alterações se perdem ao atualizar. Faça as correções dentro da consulta.

Quando você só precisa juntar arquivos uma vez

O Power Query compensa quando o processo se repete. Se você só precisa juntar alguns arquivos do Excel em um só sem configurar consultas, nossa ferramenta gratuita para combinar arquivos do Excel faz isso no navegador: você envia os arquivos e baixa o resultado. Se depois sobrarem linhas repetidas, você pode remover os duplicados em uma segunda etapa.

Conclusão

O Power Query transforma tarefas de limpeza repetitivas em um processo que roda com um clique. Comece com uma tabela simples, observe como as etapas aplicadas são registradas e, quando se sentir à vontade, experimente acrescentar tabelas e ler uma pasta inteira. Você não precisa escrever código para tirar proveito dele.

Perguntas frequentes