Le rapprochement des stocks consiste à comparer ce qu’indique le système avec ce qui se trouve réellement dans l’entrepôt. C’est une tâche que beaucoup d’entreprises réalisent une fois par an, alors qu’elle devrait être faite bien plus souvent, justement parce qu’elle paraît longue et compliquée. Avec Excel et une méthode ordonnée, un rapprochement qui prenait autrefois plusieurs jours peut se boucler en un après-midi. Ce guide vous explique comment faire.
Ce dont vous avez besoin avant de commencer
Pour effectuer le rapprochement, il vous faut deux fichiers :
- L’inventaire du système : une exportation de votre logiciel de gestion, de votre ERP ou de votre boutique en ligne avec le code, la description et le stock théorique de chaque produit.
- Le comptage physique : la feuille sur laquelle l’équipe a noté ce qu’elle a trouvé dans l’entrepôt, avec le même code produit et la quantité comptée.
Idéalement, les deux fichiers doivent être générés le même jour et à la même heure, sans entrées ni sorties de marchandise entre les deux. Si ce n’est pas possible, notez les mouvements survenus pendant le comptage pour les ajuster ensuite.
Étape 1 : harmonisez les formats
Les exportations des systèmes arrivent généralement en CSV, tandis que le comptage physique se fait dans une feuille Excel, voire sur papier puis retranscrit par quelqu’un. Avant toute chose :
- Convertissez le CSV en Excel en veillant à l’encodage pour ne pas perdre les zéros en tête des codes.
- Assurez-vous que les codes ont le même format dans les deux fichiers. « 00123 » et « 123 » ne correspondront pas lors de la comparaison.
- Vérifiez que les quantités sont bien des nombres.
Étape 2 : nettoyez les données
Le comptage physique contient souvent des lignes vides, des sous-totaux et des produits notés deux fois parce qu’ils se trouvaient à deux emplacements. Pour le nettoyer :
- Supprimez les lignes vides et les sous-totaux.
- Si un produit apparaît à plusieurs emplacements, additionnez ses quantités sur une seule ligne (un tableau croisé dynamique est parfait pour cela).
- Repérez les doublons exacts avec Supprimer les doublons Excel ; il s’agit généralement d’erreurs de saisie.
Étape 3 : créez un tableau de rapprochement
Dans une nouvelle feuille, placez la liste complète des codes (l’union des deux fichiers). Ajoutez ensuite ces colonnes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Code | Code unique du produit |
| Description | Nom du produit |
| Système | Stock selon le système |
| Physique | Quantité comptée |
| Écart | Physique moins Système |
| Valeur | Écart multiplié par le coût unitaire |
Pour récupérer les valeurs de chaque fichier, vous pouvez utiliser RECHERCHEX ou RECHERCHEV avec le code comme clé. Utilisez SIERREUR pour que les produits absents d’un fichier affichent zéro au lieu d’une erreur.
Étape 4 : comparez et repérez les écarts
Triez le tableau selon la valeur absolue de la colonne Valeur. Vous verrez ainsi en premier les écarts ayant le plus fort impact financier, ceux qui méritent une enquête. Un manque de 200 vis peut valoir moins que l’absence d’un seul ordinateur portable.
Si vous voulez en plus voir ce qui a changé entre deux rapprochements consécutifs (par exemple, celui d’août et celui de septembre), chargez les deux fichiers dans Comparer des fichiers Excel. Vous obtiendrez un rapport des produits dont les écarts sont apparus, ont disparu ou ont changé.
Étape 5 : recherchez les causes
Les écarts d’inventaire ont presque toujours une explication. Les plus fréquentes sont :
- Erreurs de comptage : on a compté dans une autre unité (des cartons au lieu d’unités).
- Mouvements non enregistrés : un retour remis en rayon mais jamais saisi dans le système.
- Erreurs de code : la vente d’un produit a été enregistrée avec le code d’un autre produit similaire.
- Démarque : produits endommagés, périmés ou perdus.
- Emplacements oubliés : marchandise dans un second entrepôt ou en transit.
Avant d’ajuster, recomptez les écarts les plus importants. Un second comptage résout de nombreuses divergences.
Étape 6 : ajustez et documentez
Une fois les écarts confirmés, enregistrez les ajustements dans le système et conservez le tableau de rapprochement avec la date. Ajoutez une colonne indiquant la cause de chaque écart. Avec le temps, cet historique vous permettra de repérer des tendances, comme un produit qui manque toujours ou un emplacement qui génère toujours des erreurs.
Conseils pour faire des rapprochements plus souvent
- Faites des inventaires tournants : au lieu de tout compter une fois par an, comptez une partie de l’entrepôt chaque semaine.
- Priorisez selon la valeur : comptez plus souvent les produits chers ou à forte rotation.
- Réutilisez le modèle : enregistrez le tableau de rapprochement comme modèle et changez seulement les données.
- Regroupez les fichiers de plusieurs personnes : si plusieurs équipes comptent des zones différentes, réunissez leurs feuilles avec Fusionner Excel avant de commencer.
Questions fréquentes
À quelle fréquence faut-il rapprocher les stocks ?
Cela dépend du volume et de la valeur de la marchandise, mais il est recommandé de faire des inventaires tournants hebdomadaires ou mensuels sur une partie de l’entrepôt et un rapprochement complet au moins une fois par an, généralement à la clôture de l’exercice.
Que faire si un produit apparaît dans le comptage mais pas dans le système ?
Il peut s’agir d’un produit jamais créé dans le système, d’une marchandise reçue sans être enregistrée ou d’une erreur de code. Vérifiez les bons de livraison reçus récemment et, si vous confirmez que le produit est correct, enregistrez-le avant d’ajuster les stocks.
Puis-je faire le rapprochement si le système exporte en PDF plutôt qu’en Excel ?
Oui. Convertissez le rapport avec un outil PDF en Excel, vérifiez que les colonnes ont été correctement extraites et poursuivez avec le processus décrit dans ce guide.
Comment éviter que les mêmes écarts se répètent ?
Notez la cause de chaque écart et passez l’historique en revue tous les quelques mois. Si une cause se répète, comme des retours non enregistrés, le problème ne vient pas du comptage mais du processus, et c’est là qu’il faut le corriger.
Conclusion
Rapprocher les stocks avec Excel est une question de méthode : des données au même format, un nettoyage préalable, un tableau avec le système et le physique côte à côte, et une revue priorisée selon la valeur. Les outils gratuits de notre site vous aident à chaque étape, de la conversion de l’exportation jusqu’à la comparaison des rapprochements de différents mois. Rendez-vous sur la page des outils et commencez à faire concorder votre inventaire avec moins d’efforts.
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