A conciliação de estoque consiste em comparar o que o sistema diz com o que realmente existe no depósito. É uma tarefa que muitas empresas fazem uma vez por ano, quando deveria ser feita com muito mais frequência, justamente porque parece demorada e complicada. Com o Excel e um método organizado, uma conciliação que antes levava dias pode ser resolvida em uma tarde. Este guia explica como fazer isso.
O que você precisa antes de começar
Para conciliar, você precisa de dois arquivos:
- O estoque do sistema: uma exportação do seu sistema de gestão, ERP ou loja virtual com o código, a descrição e o saldo teórico de cada produto.
- A contagem física: a planilha em que a equipe anotou o que encontrou no depósito, com o mesmo código de produto e a quantidade contada.
O ideal é que os dois arquivos sejam gerados no mesmo dia e no mesmo horário, sem entradas nem saídas de mercadoria entre um e outro. Se isso não for possível, anote as movimentações ocorridas durante a contagem para ajustá-las depois.
Passo 1: padronize os formatos
As exportações dos sistemas costumam vir em CSV, enquanto a contagem física é feita em uma planilha do Excel ou até em papel que alguém depois digita. Antes de tudo:
- Converta o CSV para Excel cuidando da codificação para não perder os zeros à esquerda dos códigos.
- Certifique-se de que os códigos estejam no mesmo formato nos dois arquivos. «00123» e «123» não vão coincidir na comparação.
- Verifique se as quantidades são números.
Passo 2: limpe os dados
A contagem física costuma ter linhas vazias, totais parciais e produtos anotados duas vezes porque estavam em dois locais. Para limpá-la:
- Exclua as linhas vazias e os subtotais.
- Se um produto aparece em vários locais, some as quantidades em uma única linha (uma tabela dinâmica é perfeita para isso).
- Verifique duplicatas exatas com Remover duplicatas Excel, que costumam ser erros de digitação.
Passo 3: crie uma tabela de conciliação
Em uma nova planilha, coloque a lista completa de códigos (a união dos dois arquivos). Depois, adicione estas colunas:
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
| Código | Código único do produto |
| Descrição | Nome do produto |
| Sistema | Saldo segundo o sistema |
| Físico | Quantidade contada |
| Diferença | Físico menos Sistema |
| Valor | Diferença vezes o custo unitário |
Para trazer os valores de cada arquivo, você pode usar PROCX ou PROCV com o código como chave. Use SEERRO para que os produtos que não aparecem em um dos arquivos mostrem zero em vez de um erro.
Passo 4: compare e localize as diferenças
Classifique a tabela pelo valor absoluto da coluna Valor. Assim você verá primeiro as diferenças com maior impacto financeiro, que são as que merecem investigação. A falta de 200 parafusos pode valer menos do que a falta de um único notebook.
Se você também quiser ver o que mudou entre duas conciliações consecutivas (por exemplo, a de agosto e a de setembro), envie os dois arquivos para Comparar arquivos Excel. Você terá um relatório dos produtos cujas diferenças surgiram, desapareceram ou mudaram.
Passo 5: investigue as causas
As diferenças de estoque quase sempre têm uma explicação. As mais comuns são:
- Erros de contagem: a contagem foi feita em outra unidade (caixas em vez de unidades).
- Movimentações não registradas: uma devolução que foi colocada na prateleira, mas não registrada no sistema.
- Erros de código: a venda de um produto foi registrada com o código de outro parecido.
- Perdas: produtos danificados, vencidos ou extraviados.
- Locais esquecidos: mercadoria em um segundo depósito ou em trânsito.
Antes de ajustar, reconte as maiores diferenças. Uma segunda contagem resolve muitas divergências.
Passo 6: ajuste e documente
Depois de confirmadas, registre os ajustes no sistema e salve a tabela de conciliação com a data. Adicione uma coluna com a causa de cada diferença. Com o tempo, esse histórico permitirá identificar padrões, como um produto que sempre falta ou um local que sempre gera erros.
Dicas para conciliar com mais frequência
- Faça contagens cíclicas: em vez de contar tudo uma vez por ano, conte uma parte do depósito toda semana.
- Priorize pelo valor: conte com mais frequência os produtos caros ou de alto giro.
- Reaproveite o modelo: salve a tabela de conciliação como modelo e troque apenas os dados.
- Junte os arquivos de várias pessoas: se várias equipes contam áreas diferentes, una as planilhas delas com Combinar Excel antes de começar.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo conciliar o estoque?
Depende do volume e do valor da mercadoria, mas o recomendável é fazer contagens cíclicas semanais ou mensais de uma parte do depósito e uma conciliação completa pelo menos uma vez por ano, normalmente no fechamento do exercício.
O que faço se um produto aparece na contagem, mas não no sistema?
Pode ser um produto que nunca foi cadastrado, uma mercadoria recebida sem registro ou um erro de código. Revise as notas fiscais de entrada recentes e, se confirmar que o produto está correto, cadastre-o antes de ajustar o estoque.
Posso conciliar se o sistema exporta para PDF em vez de Excel?
Sim. Converta o relatório com uma ferramenta de PDF para Excel, verifique se as colunas foram extraídas corretamente e continue com o processo descrito neste guia.
Como evito que as mesmas diferenças se repitam?
Anote a causa de cada diferença e revise o histórico a cada poucos meses. Se uma causa se repete, como devoluções sem registro, o problema não está na contagem, mas no processo, e é aí que ele precisa ser corrigido.
Conclusão
Conciliar o estoque com o Excel é uma questão de método: dados no mesmo formato, limpeza prévia, uma tabela com o sistema e o físico lado a lado e uma revisão priorizada pelo valor. As ferramentas gratuitas do nosso site ajudam você em cada passo, desde converter a exportação até comparar conciliações de meses diferentes. Acesse a página de ferramentas e comece a bater o seu estoque com menos esforço.
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