Comment auditer les changements d’une liste de prix avec Excel

Les listes de prix font partie des fichiers qui changent le plus dans n’importe quelle entreprise. Les fournisseurs envoient de nouvelles versions chaque mois ou chaque trimestre, souvent sans préciser quels produits ont augmenté, lesquels ont disparu ou lesquels sont nouveaux. Si vous mettez à jour votre catalogue sans vérifier, vous risquez de vendre à perte, de proposer des produits qui ne sont plus fabriqués ou de perdre de la marge sans vous en rendre compte. Cet article explique une méthode simple et reproductible pour auditer n’importe quelle liste de prix.

Pourquoi regarder le total ne suffit pas

De nombreux responsables des achats comparent uniquement le nombre de produits ou la somme des prix. Le problème, c’est que ces indicateurs masquent beaucoup de choses : un fournisseur peut augmenter 200 produits de 8 % et en baisser fortement 20 autres, et la moyenne semblera stable. Ce qu’il vous faut, c’est une vérification ligne par ligne, centrée sur trois questions :

1. Quels prix ont changé et de combien ?
2. Quels produits ont été ajoutés ?
3. Quels produits ont été supprimés ?

Étape 1 : conservez toujours la liste précédente

Cela paraît évident, mais c’est l’erreur la plus courante. Quand la nouvelle liste arrive, beaucoup l’enregistrent par-dessus l’ancienne. Créez un dossier par fournisseur et enregistrez chaque liste avec la date dans le nom, par exemple fournisseurA_prix_2026-09.xlsx. Sans la liste précédente, aucun audit n’est possible.

Étape 2 : normalisez le format

Les listes des fournisseurs arrivent dans des formats très différents : anciens XLS, CSV exportés d’un ERP, voire PDF. Avant de comparer, convertissez tout dans un même format :

• Si vous recevez un PDF, extrayez le tableau avec PDF en Excel.
• S’il s’agit d’un CSV, ouvrez-le avec le bon encodage pour ne pas abîmer les accents et les symboles monétaires.
• S’il s’agit d’un ancien XLS, convertissez-le en XLSX pour travailler avec le format moderne.

Vérifiez aussi que les prix sont bien des nombres et non du texte. Un prix enregistré comme texte (« 12,50 € ») ne peut être ni calculé ni comparé correctement.

Étape 3 : triez par code produit

La comparaison la plus fiable utilise le code ou la référence (SKU) du produit comme clé. Triez les deux listes par cette colonne dans l’ordre croissant. Si le fournisseur a réorganisé son catalogue, cette étape évitera que la comparaison signale comme différent ce qui a seulement changé de place.

Étape 4 : comparez les deux versions

Chargez l’ancienne liste comme fichier original et la nouvelle comme fichier modifié dans Comparer des fichiers Excel. Le fichier de résultats vous montrera :

• Les cellules de prix modifiées, pour savoir exactement ce qui a augmenté ou baissé.
• Les lignes ajoutées, qui correspondent aux nouveaux produits.
• Les lignes supprimées, qui indiquent les produits retirés du catalogue.
• Les changements dans les descriptions ou les unités, qui cachent parfois un changement de conditionnement (par exemple, d’un carton de 12 à un carton de 10 au même prix).

Étape 5 : calculez la variation en pourcentage

Pour les produits dont le prix a changé, ajoutez une colonne avec la variation :

=(PrixNouveau-PrixAncien)/PrixAncien

Appliquez le format pourcentage et triez du plus grand au plus petit. Vous verrez immédiatement les hausses les plus fortes. Il est judicieux de signaler avec une mise en forme conditionnelle toute variation supérieure à un seuil, par exemple 10 %.

Étape 6 : vérifiez les changements de conditionnement

C’est l’astuce la plus difficile à détecter. Si un produit garde le même prix mais que son contenu passe de 1 kg à 900 g, il a en réalité augmenté de 11 %. Examinez les différences dans les colonnes d’unité, de contenu ou de conditionnement et recalculez le prix unitaire si nécessaire.

Étape 7 : documentez et décidez

Avec ces informations, vous pouvez prendre des décisions concrètes :

• Ajuster vos prix de vente sur les produits ayant subi des hausses importantes.
• Négocier avec le fournisseur les hausses qui ne sont pas justifiées.
• Retirer de votre boutique les produits supprimés.
• Référencer les nouveaux produits avec la bonne marge.

Conservez le fichier de comparaison avec les deux listes. Ce sera votre preuve si vous devez contester ou justifier un changement de prix.

Automatisez la routine

Si vous recevez des listes de plusieurs fournisseurs, faites de ce processus une routine mensuelle. Une liste de contrôle simple pourrait être :

1. Enregistrer la nouvelle liste avec la date.
2. La convertir au format commun.
3. Supprimer les lignes vides et les doublons avec Supprimer les doublons Excel.
4. Trier par code.
5. Comparer avec la version précédente.
6. Calculer les variations et examiner les plus importantes.
7. Mettre à jour le catalogue et archiver la comparaison.

Avec un peu de pratique, ce processus prend moins de quinze minutes par fournisseur.

Erreurs à éviter

• Comparer des listes dans des devises différentes, ou l’une HT et l’autre TTC. Assurez-vous que les deux suivent le même critère.
• Ignorer les produits supprimés. Continuer à vendre un article que le fournisseur ne fabrique plus génère des commandes impossibles à honorer.
• Faire confiance au résumé du fournisseur. L’e-mail peut annoncer « ajustement général de 3 % » et cacher des hausses bien plus fortes sur certains produits.

Questions fréquentes

Conclusion

Auditer une liste de prix n’a rien de compliqué si vous suivez une méthode : conserver la version précédente, normaliser le format, trier par code, comparer et analyser les variations. Avec Comparer des fichiers Excel, l’étape la plus fastidieuse se règle en quelques secondes, et vous pouvez consacrer votre temps à l’essentiel : décider comment protéger vos marges.