Come verificare le modifiche a un listino prezzi con Excel

I listini prezzi sono tra i file che cambiano più spesso in qualsiasi attività. I fornitori inviano nuove versioni ogni mese o ogni trimestre, spesso senza indicare quali prodotti sono aumentati, quali sono spariti o quali sono nuovi. Se aggiorni il catalogo senza controllare, rischi di vendere sottocosto, di proporre prodotti fuori produzione o di perdere margine senza accorgertene. Questo articolo spiega un metodo semplice e ripetibile per verificare qualsiasi listino prezzi.

Perché guardare il totale non basta

Molti responsabili acquisti confrontano solo il numero di prodotti o la somma dei prezzi. Il problema è che questi indicatori nascondono molto: un fornitore può aumentare 200 prodotti dell’8 % e ridurne altri 20 in modo aggressivo, e la media sembrerà stabile. Ciò che ti serve è un controllo riga per riga, incentrato su tre domande:

1. Quali prezzi sono cambiati e di quanto?
2. Quali prodotti sono stati aggiunti?
3. Quali prodotti sono stati eliminati?

Passo 1: conserva sempre il listino precedente

Sembra ovvio, ma è l’errore più comune. Quando arriva il nuovo listino, molti lo salvano sopra quello vecchio. Crea una cartella per ogni fornitore e salva ogni listino con la data nel nome, per esempio fornitoreA_prezzi_2026-09.xlsx. Senza il listino precedente non è possibile alcuna verifica.

Passo 2: uniforma il formato

I listini dei fornitori arrivano in formati molto diversi: vecchi XLS, CSV esportati da un ERP o perfino PDF. Prima di confrontare, converti tutto nello stesso formato:

• Se ricevi un PDF, estrai la tabella con PDF in Excel.
• Se è un CSV, aprilo con la codifica corretta per non rovinare accenti e simboli di valuta.
• Se è un vecchio XLS, convertilo in XLSX per lavorare con il formato moderno.

Controlla anche che i prezzi siano numeri e non testo. Un prezzo salvato come testo («12,50 €») non può essere calcolato né confrontato correttamente.

Passo 3: ordina per codice prodotto

Il confronto più affidabile usa come chiave il codice o lo SKU del prodotto. Ordina entrambi i listini per quella colonna in ordine crescente. Se il fornitore ha riorganizzato il catalogo, questo passo eviterà che il confronto segnali come diverso ciò che ha solo cambiato posizione.

Passo 4: confronta le due versioni

Carica il listino precedente come originale e quello nuovo come modificato in Confrontare file Excel. Il file dei risultati ti mostrerà:

• Celle di prezzo modificate, per sapere esattamente cosa è aumentato o diminuito.
• Righe aggiunte, che corrispondono ai nuovi prodotti.
• Righe eliminate, che indicano i prodotti fuori catalogo.
• Modifiche a descrizioni o unità, che a volte nascondono un cambio di confezione (per esempio, da scatola da 12 a scatola da 10 allo stesso prezzo).

Passo 5: calcola la variazione percentuale

Per i prodotti con prezzo modificato, aggiungi una colonna con la variazione:

=(PrezzoNuovo-PrezzoPrecedente)/PrezzoPrecedente

Applica il formato percentuale e ordina dal più grande al più piccolo. Così vedrai subito gli aumenti più aggressivi. È una buona idea evidenziare con la formattazione condizionale qualsiasi variazione superiore a una soglia, per esempio il 10 %.

Passo 6: controlla i cambi di confezione

È il trucco più difficile da individuare. Se un prodotto mantiene il prezzo ma il contenuto passa da 1 kg a 900 g, in realtà è aumentato dell’11 %. Controlla le differenze nelle colonne di unità, contenuto o confezione e ricalcola il prezzo unitario quando serve.

Passo 7: documenta e decidi

Con queste informazioni puoi prendere decisioni concrete:

• Adeguare i tuoi prezzi di vendita sui prodotti con aumenti rilevanti.
• Negoziare con il fornitore gli aumenti non giustificati.
• Ritirare dal tuo negozio i prodotti eliminati.
• Inserire i nuovi prodotti con il margine corretto.

Conserva il file del confronto insieme ai due listini. Sarà la tua prova se dovrai contestare o giustificare una variazione di prezzo.

Automatizza la routine

Se ricevi listini da più fornitori, trasforma questo processo in una routine mensile. Una semplice lista di controllo potrebbe essere:

1. Salvare il nuovo listino con la data.
2. Convertirlo nel formato comune.
3. Eliminare righe vuote e duplicati con Rimuovi duplicati Excel.
4. Ordinare per codice.
5. Confrontare con la versione precedente.
6. Calcolare le variazioni e controllare le più grandi.
7. Aggiornare il catalogo e archiviare il confronto.

Con un po’ di pratica, questo processo richiede meno di quindici minuti per fornitore.

Errori da evitare

• Confrontare listini in valute diverse oppure con e senza imposte. Assicurati che entrambi seguano lo stesso criterio.
• Ignorare i prodotti eliminati. Continuare a vendere qualcosa che il fornitore non produce più genera ordini impossibili da evadere.
• Fidarsi del riepilogo del fornitore. L’e-mail può parlare di «adeguamento generale del 3 %» e nascondere aumenti molto più alti su prodotti specifici.

Domande frequenti

Conclusione

Verificare un listino prezzi non è complicato se segui un metodo: conservare la versione precedente, uniformare il formato, ordinare per codice, confrontare e analizzare le variazioni. Con Confrontare file Excel il passo più noioso si risolve in pochi secondi, e tu puoi dedicare il tempo a ciò che conta davvero: decidere come proteggere i tuoi margini.