Excel e Planilhas Google: como passar arquivos de um para o outro sem perder a formatação

Alguém envia um arquivo do Excel e você quer editá-lo com sua equipe no Google Sheets. Ou o contrário: você montou um relatório no Google Sheets e seu cliente precisa dele no Excel. Os dois programas se entendem bem, mas não são idênticos. Ao passar de um para o outro, fontes e larguras de coluna podem mudar, algumas fórmulas deixam de funcionar e as macros ficam pelo caminho.

Aqui você vai ver o que se mantém e o que não, como fazer a conversão em cada sentido e o que conferir para que o arquivo chegue igual a como saiu.

O que se mantém e o que se perde

Com um arquivo XLSX comum (dados, formatação, fórmulas usuais e algum gráfico), a conversão costuma ser quase perfeita. Os problemas aparecem com funções exclusivas de cada programa e com recursos avançados:

Do Excel para o Google Sheets, passo a passo

Há duas formas de trabalhar com um arquivo do Excel no Google Sheets, e elas não são a mesma coisa.

Opção 1: editar no modo de compatibilidade com o Office

Se você envia um XLSX para o Google Drive e o abre, o Google Sheets o edita sem convertê-lo: você verá a etiqueta .XLSX ao lado do nome. As alterações são salvas no próprio arquivo do Excel. É a opção mais segura se o arquivo precisar voltar para o Excel, embora alguns recursos do Google Sheets não estejam disponíveis nesse modo.

Opção 2: converter para o formato do Google

1. Envie o arquivo para o Google Drive e abra-o com o Google Sheets.
2. Vá em Arquivo › Salvar como Planilhas Google. Uma nova cópia é criada; o XLSX original continua intacto.
3. Confira as abas com fórmulas, gráficos e formatação condicional antes de compartilhar a cópia.

Se preferir levar os dados para uma planilha que já existe, abra-a e use Arquivo › Importar. Você pode criar uma nova planilha, inserir novas abas ou substituir a aba atual.

Se o arquivo estiver no formato antigo .xls, converta-o antes para .xlsx. O Google Sheets abre os dois, mas o formato moderno dá menos problemas com formatação, fórmulas e número de linhas.

Do Google Sheets para o Excel, passo a passo

1. Abra a planilha no Google Sheets.
2. Vá em Arquivo › Fazer download › Microsoft Excel (.xlsx).
3. Abra o arquivo baixado no Excel. Se aparecer a barra do Modo de Exibição Protegido, clique em Habilitar Edição para que o Excel recalcule as fórmulas.
4. Percorra cada aba procurando células com erro, gráficos fora do lugar e colunas com largura diferente.

Lembre-se de que o download em CSV exporta apenas a aba ativa, sem formatação. Se você precisa de todas as abas com a aparência original, baixe sempre em XLSX.

Fórmulas que mudam de um programa para o outro

A maioria das funções tem o mesmo nome e é escrita da mesma forma nos dois. As diferenças estão em três pontos.

Funções que só existem no Google Sheets

Funções como GOOGLEFINANCE, IMPORTRANGE, QUERY ou GOOGLETRANSLATE não existem no Excel. Ao baixar o arquivo, o Excel pode mostrar o último valor calculado, mas assim que recalcula aparece #NOME?. Se o arquivo vai ficar no Excel, substitua-as antes. Por exemplo, um QUERY que soma valores por cliente pode ser trocado por esta fórmula, com o cliente em E2:

=SOMASES(C:C;A:A;E2)

Funções modernas e versões antigas do Excel

O Google Sheets tem funções como FILTRO e ÚNICO. O Excel também, mas só a partir do Excel 2021 e do Microsoft 365. Se o destinatário usa o Excel 2019 ou anterior, vai ver #NOME?. Pergunte antes qual versão ele tem.

Argumentos que não significam a mesma coisa

No Excel, o terceiro argumento de FILTRO é o valor exibido quando não há resultados. No Google Sheets, os argumentos adicionais são condições extras. Por isso uma fórmula como =FILTRO(A2:C100;C2:C100>1000;"Sem resultados") funciona no Excel e falha no Google Sheets. A versão que funciona nos dois é:

=SEERRO(FILTRO(A2:C100;C2:C100>1000);"Sem resultados")

Formatação: o que mais muda e como evitar

• Fontes. Se você usa uma fonte que não está disponível no outro programa, ela é substituída por outra parecida e o texto pode ocupar mais ou menos espaço. Use fontes comuns como Arial se o arquivo vai e volta.
• Largura das colunas e altura das linhas. Podem variar alguns pixels. Confira as colunas com números longos: se aparecer ####, aumente a largura da coluna.
• Configurações regionais. O Google Sheets aplica a localidade de cada planilha (Arquivo › Configurações), que define o separador decimal, o formato de data e o separador de argumentos. Se ela não coincidir com a sua, datas e decimais podem ser lidos errado na importação.
• Formatação condicional com referências a outras abas. O Google Sheets só aceita referências a outras abas nessas regras por meio de INDIRETO. Revise essas regras depois da conversão.
• Proteção. O Google Sheets não abre arquivos do Excel criptografados com senha: remova a senha antes de enviar. E, ao baixar, o arquivo vem sem senha; as permissões do Google não viajam com o XLSX.

Dicas para ir e voltar sem surpresas

1. Trabalhe sempre com .xlsx, e não com .xls ou CSV, se quiser manter a formatação e várias abas.
2. Evite funções exclusivas de um programa se o arquivo vai passar pelos dois.
3. Confira se a localidade do Google Sheets é a mesma do seu Excel.
4. Guarde uma cópia do original antes de converter.
5. Depois da conversão, compare o original com o resultado para encontrar valores que tenham mudado.

Para o último passo, você pode usar nossa ferramenta para comparar arquivos do Excel, que mostra as células que não coincidem entre duas versões. E se você tem arquivos antigos em .xls, converta-os primeiro com nosso conversor gratuito de XLS para XLSX: o formato moderno é o que tanto o Excel quanto o Google Sheets entendem melhor.

Conclusão

Passar arquivos entre o Excel e o Google Sheets funciona bem se você usa XLSX, evita funções exclusivas e confere o resultado. Para ir do Excel para o Google, decida se quer editar o arquivo original ou criar uma cópia convertida. Para voltar ao Excel, baixe em XLSX e confira fórmulas, gráficos e datas. Com esses cuidados, o arquivo chega praticamente igual a como saiu.

Perguntas frequentes