Power Query pour débutants : nettoyer et combiner des données sans formules

Si vous répétez chaque semaine la même routine (ouvrir plusieurs fichiers, copier-coller, supprimer les lignes vides, enlever les espaces, corriger les types de données), Power Query peut tout faire à votre place. Vous le configurez une fois et, quand de nouvelles données arrivent, il suffit de cliquer sur Actualiser.

Dans ce guide, vous verrez ce qu’est Power Query, comment créer votre première requête pour nettoyer un tableau, comment réunir des données issues de plusieurs tableaux et fichiers, et quelles erreurs commettent souvent les débutants.

Ce qu’est Power Query et où le trouver

Power Query est le moteur d’importation et de transformation de données intégré à Excel. Il est inclus depuis Excel 2016 sous Windows, dans le groupe Récupérer et transformer des données de l’onglet Données. Dans Excel 2010 et 2013, il s’installait comme complément gratuit, et il est aussi disponible dans Excel pour Mac avec Microsoft 365, mais avec moins de sources de données.

Son grand avantage : il ne modifie pas vos données d’origine. Il lit la source, applique une série d’étapes et charge le résultat dans une nouvelle feuille. Il permet de :

• Nettoyer des tableaux : supprimer les lignes vides et les doublons, enlever les espaces, corriger les majuscules.
• Modifier la structure : fractionner des colonnes, filtrer des lignes, renommer des en-têtes.
• Réunir des données : empiler des tableaux aux mêmes colonnes ou croiser des tableaux sur un champ commun.
• Lire en une fois tous les fichiers d’un dossier.

Votre première requête : nettoyer un tableau pas à pas

Imaginez que vous recevez cette liste de commandes avec plusieurs problèmes classiques : un espace devant le client, une ligne vide, une commande en double, un nom en minuscules et un montant saisi en texte.

1. Cliquez dans une cellule des données et allez dans Données › À partir d’un tableau ou d’une plage. Excel vous propose de convertir la plage en tableau ; acceptez et indiquez qu’elle a des en-têtes.
2. L’Éditeur Power Query s’ouvre. À droite, vous voyez le volet Étapes appliquées.
3. Allez dans Accueil › Supprimer les lignes › Supprimer les lignes vides pour éliminer la ligne vide.
4. Sélectionnez la colonne Client et utilisez Transformer › Format › Supprimer les espaces pour enlever les espaces superflus. Dans le même menu, Mettre En Majuscules Chaque Mot transforme « client c » en « Client C ».
5. Sélectionnez toutes les colonnes (Ctrl+A) et utilisez Accueil › Supprimer les lignes › Supprimer les doublons. La commande P-002 n’apparaît plus qu’une fois.
6. Dans la colonne Montant, cliquez sur l’icône de type à côté de l’en-tête et choisissez Nombre décimal. La valeur En attente s’affichera comme Error.
7. Avec la colonne Montant sélectionnée, utilisez Accueil › Supprimer les lignes › Supprimer les erreurs ou, si vous préférez garder cette ligne, Transformer › Remplacer les valeurs avant de changer le type.
8. Cliquez sur Accueil › Fermer et charger. Le résultat est chargé dans une nouvelle feuille sous forme de tableau.

Les étapes appliquées : un enregistreur de votre travail

Chaque action est enregistrée dans Étapes appliquées. Vous pouvez cliquer sur n’importe quelle étape pour voir l’état des données à ce moment-là, supprimer une étape avec la croix ou modifier ses paramètres avec l’icône d’engrenage. Le nettoyage devient ainsi reproductible et facile à vérifier, ce qui n’est pas le cas quand on nettoie à la main.

Les transformations les plus utiles pour commencer

En plus des précédentes, voici les options que vous utiliserez le plus :

• Fractionner la colonne › Par délimiteur : sépare noms, adresses ou codes sans formules.
• Utiliser la première ligne pour les en-têtes : pratique avec des fichiers exportés sans en-têtes reconnaissables.
• Filtrer depuis la flèche de l’en-tête, comme dans une feuille, mais le filtre est enregistré comme étape.
• Remplacer les valeurs : harmonise des textes comme « N/D », « – » ou des cellules vides.
• Regrouper par : crée des synthèses (total par client, nombre de commandes) sans tableau croisé dynamique.

Combiner des données : ajouter et fusionner des requêtes

Ajouter : empiler des tableaux aux mêmes colonnes

Si vous avez les ventes de janvier et de février dans deux tableaux aux mêmes en-têtes, créez une requête pour chacun (Données › À partir d’un tableau ou d’une plage, puis Fermer et charger dans › Créer uniquement la connexion). Ensuite, dans l’éditeur, utilisez Accueil › Ajouter des requêtes comme nouvelles et choisissez les deux tableaux. Vous obtenez un seul tableau avec toutes les lignes. Si une colonne porte un nom différent dans chaque tableau, elle apparaîtra en double avec des valeurs vides : harmonisez d’abord les en-têtes.

Fusionner des requêtes : l’équivalent de RECHERCHEV

Fusionner des requêtes croise deux tableaux sur une colonne commune. C’est ce que vous feriez avec une formule comme celle-ci, qui récupère le nom du client depuis une autre feuille :

=RECHERCHEV(A2;Clients!A:B;2;FAUX)

Dans Power Query, sélectionnez le tableau des commandes, utilisez Accueil › Fusionner des requêtes, choisissez le tableau des clients, sélectionnez la colonne commune dans les deux et validez. Une nouvelle colonne apparaît ; cliquez sur l’icône de développement et choisissez les champs à récupérer. Contrairement à RECHERCHEV, rien ne se casse si vous insérez des colonnes et cela reste rapide avec beaucoup de lignes.

Regrouper tous les fichiers d’un dossier

C’est sans doute la fonction qui fait gagner le plus de temps. Si vous recevez un fichier par semaine avec la même structure :

1. Enregistrez tous les fichiers dans un même dossier.
2. Allez dans Données › Obtenir des données › À partir d’un fichier › À partir d’un dossier et sélectionnez le dossier.
3. Cliquez sur Combiner et transformer les données et choisissez la feuille ou le tableau d’exemple.
4. Power Query crée la requête avec toutes les lignes de tous les fichiers et ajoute une colonne indiquant le nom de chaque fichier source.
5. Appliquez le nettoyage nécessaire et cliquez sur Fermer et charger.

La semaine suivante, il vous suffit de copier le nouveau fichier dans le dossier et d’actualiser.

Actualiser la requête quand de nouvelles données arrivent

Quand les données sources changent, allez dans Données › Actualiser tout ou appuyez sur Ctrl+Alt+F5. Power Query répète toutes les étapes sur les données actuelles. Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le tableau de résultats et choisir Actualiser pour ne mettre à jour que cette requête.

Erreurs fréquentes des débutants

• Renommer une colonne dans la source : les étapes qui l’utilisent échoueront. Gardez des en-têtes stables ou corrigez l’étape concernée.
• Décimales mal interprétées : si le fichier utilise un séparateur décimal différent de celui de votre ordinateur, faites un clic droit sur la colonne et choisissez Modifier le type › Avec les paramètres régionaux.
• Déplacer le dossier ou le fichier source : la requête mémorise le chemin. Mettez-le à jour depuis Données › Obtenir des données › Paramètres de la source de données.
• Modifier à la main le tableau de résultats : les modifications sont perdues à l’actualisation. Faites les corrections dans la requête.

Quand vous devez réunir des fichiers une seule fois

Power Query est rentable quand le processus se répète. Si vous avez simplement besoin de réunir quelques fichiers Excel en un seul sans configurer de requêtes, notre outil gratuit pour combiner des fichiers Excel le fait dans le navigateur : vous chargez les fichiers et téléchargez le résultat. S’il reste ensuite des lignes répétées, vous pouvez supprimer les doublons dans un second temps.

Conclusion

Power Query transforme les tâches de nettoyage répétitives en un processus qui s’exécute en un clic. Commencez avec un tableau simple, observez comment les étapes appliquées s’enregistrent puis, une fois à l’aise, essayez d’ajouter des tableaux et de lire un dossier entier. Nul besoin d’écrire du code pour en tirer parti.

Questions fréquentes