Cuando guardas una hoja de cálculo, Excel te ofrece más de una docena de formatos. LibreOffice y Google Sheets añaden algunos más. Para la mayoría de usuarios, la elección es automática: se guarda con el formato predeterminado y listo. Pero elegir bien el formato puede ahorrarte problemas de compatibilidad, tamaño, seguridad y pérdida de datos. En esta guía repasamos los formatos más comunes y cuándo usar cada uno.
XLSX: el estándar actual
Es el formato predeterminado de Excel desde 2007. Guarda los datos en archivos XML comprimidos en un paquete ZIP.
- Ventajas: ligero, admite más de un millón de filas, compatible con casi todos los programas, no ejecuta macros.
- Úsalo para: el trabajo diario, compartir archivos con otras personas, archivar documentos.
XLS: el formato clásico
El formato binario de Excel 97-2003.
- Ventajas: compatible con sistemas muy antiguos.
- Inconvenientes: límite de 65.536 filas y 256 columnas, archivos más pesados, puede contener macros sin advertirlo.
- Úsalo para: solo cuando un sistema heredado lo exige. Puedes convertirlo a XLSX con nuestra herramienta de la página de herramientas.
XLSM: libros con macros
Idéntico a XLSX, pero permite guardar macros VBA.
- Ventajas: automatizaciones dentro del libro.
- Inconvenientes: riesgo de seguridad si el archivo procede de una fuente desconocida; muchas empresas bloquean estos archivos en el correo.
- Úsalo para: libros con automatizaciones internas de confianza.
XLSB: binario moderno
Formato binario introducido con Excel 2007.
- Ventajas: se abre y guarda muy rápido, ocupa poco con libros muy grandes.
- Inconvenientes: menos compatible con otros programas y herramientas en línea.
- Úsalo para: libros enormes que solo se usan en Excel.
CSV: datos puros
Un archivo de texto con valores separados por comas o punto y coma.
- Ventajas: universal, se puede abrir con cualquier programa, ideal para importar y exportar.
- Inconvenientes: una sola hoja, sin formatos, sin fórmulas, problemas de codificación y delimitador si no se cuida.
- Úsalo para: intercambiar datos entre sistemas, importar productos o contactos. Convierte tus libros con Excel a CSV.
TSV: valores separados por tabulaciones
Como el CSV, pero usa el tabulador como separador.
- Ventajas: evita conflictos cuando los datos contienen comas.
- Úsalo para: copiar y pegar entre aplicaciones, algunos procesos de análisis de datos.
ODS: el formato abierto
El formato nativo de LibreOffice Calc, basado en el estándar OpenDocument.
- Ventajas: estándar abierto e internacional, gratuito, preferido por muchas administraciones públicas.
- Inconvenientes: algunas funciones avanzadas de Excel pueden cambiar al convertir.
- Úsalo para: trabajar con software libre o entregar documentos a organismos que lo exigen.
PDF: para leer, no para calcular
Aunque no es un formato de hoja de cálculo, es el destino habitual de informes y presupuestos.
- Ventajas: aspecto fijo, no editable, se abre en cualquier dispositivo.
- Úsalo para: compartir resultados finales. Convierte con Excel a PDF y, si necesitas recuperar los datos, usa PDF a Excel.
Tabla resumen
| Formato | Filas máx. | Macros | Varias hojas | Mejor uso |
|---|---|---|---|---|
| XLSX | 1.048.576 | No | Sí | Trabajo diario |
| XLS | 65.536 | Sí | Sí | Sistemas antiguos |
| XLSM | 1.048.576 | Sí | Sí | Automatizaciones |
| XLSB | 1.048.576 | Sí | Sí | Libros enormes |
| CSV | Sin límite fijo | No | No | Intercambio de datos |
| ODS | 1.048.576 | Sí (Basic) | Sí | Software libre |
Cómo elegir el formato correcto
Hazte estas preguntas:
- ¿Quién va a abrir el archivo? Si es otra persona con Excel o Google Sheets, XLSX. Si es un sistema, probablemente CSV.
- ¿Necesitas conservar fórmulas y formatos? Entonces descarta CSV y TSV.
- ¿El archivo tiene macros? Usa XLSM y avisa al destinatario.
- ¿Solo debe leerse? PDF.
- ¿Hay requisitos de estándar abierto? ODS.
Conversión entre formatos
Cambiar de formato es habitual y, en la mayoría de casos, seguro. Aun así, revisa siempre el resultado, sobre todo si pasas a un formato con menos capacidades (por ejemplo, de XLSX a CSV o a XLS). En nuestra página de herramientas encontrarás convertidores gratuitos entre XLS, XLSX, CSV, ODS y PDF, además de un comparador para verificar que no se perdió nada.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato usa Google Sheets?
Google Sheets guarda las hojas en su propio formato en la nube, pero permite descargarlas como XLSX, ODS, PDF, CSV, TSV y HTML. Para compartir con usuarios de Excel, descarga en XLSX.
¿Un CSV tiene límite de filas?
El formato en sí no tiene límite, pero el programa con el que lo abras sí. Excel solo mostrará 1.048.576 filas; si el CSV tiene más, necesitarás dividirlo o usar una herramienta de análisis de datos.
¿Es peligroso abrir un archivo XLSM?
Puede serlo si procede de una fuente desconocida, porque las macros pueden ejecutar acciones en tu equipo. Excel bloquea las macros por defecto; habilítalas solo si confías plenamente en el remitente.
¿Qué formato es mejor para archivar documentos a largo plazo?
Para conservar datos editables, XLSX u ODS, ambos estándares internacionales. Para conservar el aspecto exacto de un informe, PDF, preferiblemente en su variante PDF/A pensada para archivo.
Conclusión
Cada formato de hoja de cálculo tiene su propósito: XLSX para el día a día, CSV para intercambiar datos, ODS para el software libre, XLSM para automatizar, PDF para presentar y XLS solo por compatibilidad. Elegir bien desde el principio evita conversiones innecesarias y pérdidas de información. Guarda esta guía como referencia y usa nuestras herramientas cuando necesites pasar de un formato a otro.
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