Cómo hacer un presupuesto personal mensual en Excel paso a paso

Llegar a fin de mes sin saber en qué se fue el dinero es más habitual de lo que parece. No hace falta una aplicación de pago para ponerle remedio: con una hoja de Excel bien organizada puedes ver cuánto ganas, cuánto pensabas gastar y cuánto gastaste de verdad en cada categoría.

En esta guía vas a construir un presupuesto mensual desde cero, con dos hojas (resumen y movimientos), fórmulas que se actualizan solas y colores que te avisan cuando te pasas. Todas las fórmulas funcionan en cualquier versión de Excel.

Qué necesitas antes de empezar

Antes de abrir Excel, reúne esta información. Te llevará unos minutos y hará que el presupuesto sea realista:

• Ingresos netos del mes: sueldo, trabajos extra, ayudas.
• Extractos bancarios de los últimos dos o tres meses, para saber cuánto gastas de verdad y no lo que crees que gastas.
• Gastos fijos con su importe: alquiler o hipoteca, suministros, seguros, suscripciones.
• Una lista corta de categorías. Entre 8 y 12 es suficiente; con más, el registro se vuelve pesado y acabas abandonándolo.

Paso 1: crea la hoja de resumen

Abre un libro nuevo y cambia el nombre de la primera hoja a Presupuesto. En la fila 1 escribe los encabezados: Categoría (A), Tipo (B), Previsto (C), Real (D) y Diferencia (E). Después rellena las categorías. Este es un ejemplo con datos ficticios:

Un consejo: trata el ahorro como un gasto más que «pagas» a principio de mes. Si lo dejas para lo que sobre, casi nunca sobra nada.

Paso 2: añade las fórmulas de diferencias y totales

La columna Diferencia

Queremos que un número positivo signifique siempre «bien» y uno negativo «mal». En un ingreso, es bueno cobrar más de lo previsto; en un gasto, es bueno gastar menos. Escribe en E2 esta fórmula y cópiala hacia abajo:

=SI(B2="Ingreso";D2-C2;C2-D2)

El bloque de resumen

En las columnas G y H crea un pequeño resumen. En G2, G3, G4 y G5 escribe «Ingresos reales», «Gastos reales», «Saldo» y «% de ahorro». En H2 suma los ingresos reales:

=SUMAR.SI(B2:B9;"Ingreso";D2:D9)

En H3, los gastos reales:

=SUMAR.SI(B2:B9;"Gasto";D2:D9)

En H4, el saldo con =H2-H3. Y en H5, el porcentaje que has ahorrado sobre tus ingresos (dale formato de porcentaje):

=SI.ERROR(D9/H2;0)

Con los datos del ejemplo obtienes 2.220 de ingresos, 1.730 de gastos, un saldo de 490 y un 13,5 % de ahorro. Ese saldo positivo es dinero que puedes pasar también al ahorro o guardar como colchón para el mes siguiente.

Paso 3: registra los movimientos en otra hoja

Escribir el gasto real a mano en la hoja de resumen funciona, pero es fácil equivocarse. Es mejor anotar cada movimiento en una hoja aparte y dejar que Excel sume.

1. Crea una hoja llamada Movimientos con los encabezados Fecha (A), Concepto (B), Categoría (C) e Importe (D).
2. Selecciona la columna C y ve a Datos › Validación de datos. En Permitir elige Lista y, en Origen, selecciona el rango =Presupuesto!$A$2:$A$9. Así solo podrás elegir categorías que existen y no habrá «Super» en una fila y «Supermercado» en otra.
3. Vuelve a la hoja Presupuesto y escribe en D2 esta fórmula, que suma todos los movimientos de esa categoría. Cópiala hacia abajo:

=SUMAR.SI(Movimientos!C:C;A2;Movimientos!D:D)

Anota también los ingresos en Movimientos, con su categoría (Sueldo, Trabajos extra). Todos los importes van en positivo: la columna Tipo del resumen ya distingue qué es ingreso y qué es gasto.

Paso 4: usa colores para ver los desvíos de un vistazo

El formato condicional te ahorra leer números. Para marcar en rojo las categorías en las que te has pasado:

1. Selecciona el rango E2:E9.
2. Ve a Inicio › Formato condicional › Reglas para resaltar celdas › Es menor que.
3. Escribe 0 y elige el formato de relleno rojo claro.

Si prefieres una etiqueta de texto, añade en F2 una columna de estado y cópiala hacia abajo:

=SI(E2<0;"Revisar";"OK")

En el ejemplo, Supermercado, Luz y agua y Ocio aparecen como «Revisar». Ese es justo el tipo de información que quieres ver: dónde ajustar el mes que viene.

Cómo repartir el dinero: una referencia sencilla

Si no sabes qué cifras poner en la columna Previsto, una pauta muy extendida es la regla 50/30/20: 50 % para necesidades (vivienda, comida, transporte, suministros), 30 % para gastos personales y ocio, y 20 % para ahorro o deudas. No es una norma fija, pero sirve como punto de partida. Para calcular cada parte a partir del ingreso real de H2:

=$H$2*0,5

Cambia 0,5 por 0,3 o 0,2 para las otras dos partes. Si tu alquiler ya se lleva más de la mitad del sueldo, ajusta los porcentajes a tu realidad en lugar de forzar la regla.

Errores habituales

• Olvidar los gastos anuales: seguros, impuestos o matrículas. Divide su importe entre 12 y añade una categoría «Gastos anuales» para apartar esa cantidad cada mes.
• Escribir importes como texto, por ejemplo copiados del banco con símbolos o espacios. SUMAR.SI los ignora y el total sale más bajo. Si ves números alineados a la izquierda, revísalos.
• Rangos que no crecen: si añades una categoría debajo de la fila 9, amplía los rangos de las fórmulas del resumen. Convertir la lista en tabla con Ctrl + T lo evita.
• Revisar solo a fin de mes. Echa un vistazo cada semana; a mitad de mes todavía puedes corregir.

Guarda, comparte y archiva cada mes

Lo más práctico es tener una copia del libro por mes (Presupuesto_01.xlsx, Presupuesto_02.xlsx…) o una hoja por mes dentro del mismo libro. Si compartes gastos con tu pareja o con quien vives, envía el resumen en un formato que nadie pueda modificar sin querer: con nuestra herramienta gratuita puedes convertir el Excel a PDF y mandarlo o imprimirlo tal cual.

A final de año, si quieres analizar los doce meses juntos, puedes combinar los archivos de Excel de cada mes en uno solo y hacer los totales anuales sobre esa hoja.

Conclusión

Un buen presupuesto personal en Excel no necesita macros ni plantillas complicadas: una hoja de resumen, una hoja de movimientos, tres o cuatro fórmulas con SUMAR.SI y SI, y un formato condicional que te señale los desvíos. Lo importante es la constancia. Anota los gastos cada pocos días, revisa las diferencias cada semana y ajusta el presupuesto del mes siguiente con lo que hayas aprendido.

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