Come fare un budget personale mensile in Excel passo dopo passo

Arrivare a fine mese senza sapere dove sono finiti i soldi è più comune di quanto sembri. Non serve un’app a pagamento per rimediare: un foglio Excel ben organizzato ti mostra quanto guadagni, quanto pensavi di spendere e quanto hai speso davvero in ogni categoria.

In questa guida costruirai un budget mensile da zero, con due fogli (riepilogo e movimenti), formule che si aggiornano da sole e colori che ti avvisano quando sfori. Tutte le formule funzionano in qualsiasi versione di Excel.

Cosa ti serve prima di iniziare

Prima di aprire Excel, raccogli queste informazioni. Ti ci vorranno pochi minuti e renderanno il budget realistico:

• Entrate nette del mese: stipendio, lavori extra, contributi.
• Estratti conto degli ultimi due o tre mesi, per sapere quanto spendi davvero e non quanto credi di spendere.
• Spese fisse con il relativo importo: affitto o mutuo, utenze, assicurazioni, abbonamenti.
• Un breve elenco di categorie. Tra 8 e 12 bastano; con di più, la registrazione diventa pesante e finisci per abbandonarla.

Passo 1: crea il foglio di riepilogo

Apri una nuova cartella di lavoro e rinomina il primo foglio Budget. Nella riga 1 scrivi le intestazioni: Categoria (A), Tipo (B), Previsto (C), Reale (D) e Differenza (E). Poi inserisci le categorie. Ecco un esempio con dati fittizi:

Un consiglio: tratta il risparmio come una spesa in più che “paghi” a inizio mese. Se risparmi solo quello che avanza, non avanza quasi mai niente.

Passo 2: aggiungi le formule di differenza e totali

La colonna Differenza

Vogliamo che un numero positivo significhi sempre “bene” e uno negativo “male”. Per un’entrata, è positivo incassare più del previsto; per una spesa, è positivo spendere meno. Scrivi questa formula in E2 e copiala verso il basso:

=SE(B2="Entrata";D2-C2;C2-D2)

Il blocco di riepilogo

Nelle colonne G e H crea un piccolo riepilogo. In G2, G3, G4 e G5 scrivi “Entrate reali”, “Uscite reali”, “Saldo” e “% di risparmio”. In H2 somma le entrate reali:

=SOMMA.SE(B2:B9;"Entrata";D2:D9)

In H3, le uscite reali:

=SOMMA.SE(B2:B9;"Uscita";D2:D9)

In H4, il saldo con =H2-H3. E in H5, la percentuale delle entrate che hai risparmiato (applica il formato percentuale):

=SE.ERRORE(D9/H2;0)

Con i dati dell’esempio ottieni 2.220 di entrate, 1.730 di uscite, un saldo di 490 e un 13,5% di risparmio. Quel saldo positivo è denaro che puoi spostare anch’esso nel risparmio o tenere come cuscinetto per il mese successivo.

Passo 3: registra i movimenti in un altro foglio

Scrivere a mano la spesa reale nel foglio di riepilogo funziona, ma è facile sbagliare. Meglio annotare ogni movimento in un foglio a parte e lasciare che sia Excel a sommare.

1. Crea un foglio chiamato Movimenti con le intestazioni Data (A), Descrizione (B), Categoria (C) e Importo (D).
2. Seleziona la colonna C e vai su Dati › Convalida dati. In Consenti scegli Elenco e, in Origine, seleziona l’intervallo =Budget!$A$2:$A$9. Così potrai scegliere solo categorie esistenti e non avrai “Spesa” in una riga e “Spesa alimentare” in un’altra.
3. Torna al foglio Budget e scrivi in D2 questa formula, che somma tutti i movimenti di quella categoria. Copiala verso il basso:

=SOMMA.SE(Movimenti!C:C;A2;Movimenti!D:D)

Registra anche le entrate in Movimenti, con la loro categoria (Stipendio, Lavori extra). Tutti gli importi vanno inseriti in positivo: la colonna Tipo del riepilogo distingue già entrate e uscite.

Passo 4: usa i colori per vedere gli scostamenti a colpo d’occhio

La formattazione condizionale ti evita di leggere i numeri. Per evidenziare in rosso le categorie in cui hai sforato:

1. Seleziona l’intervallo E2:E9.
2. Vai su Home › Formattazione condizionale › Regole evidenziazione celle › Minore di.
3. Scrivi 0 e scegli il riempimento rosso chiaro.

Se preferisci un’etichetta di testo, aggiungi in F2 una colonna di stato e copiala verso il basso:

=SE(E2<0;"Rivedere";"OK")

Nell’esempio, Spesa alimentare, Luce e acqua e Tempo libero risultano “Rivedere”. È proprio il tipo di informazione che vuoi vedere: dove correggere il mese prossimo.

Come ripartire il denaro: un riferimento semplice

Se non sai quali cifre mettere nella colonna Previsto, una linea guida molto diffusa è la regola 50/30/20: 50% per i bisogni (casa, cibo, trasporti, utenze), 30% per spese personali e svago, e 20% per risparmio o debiti. Non è una regola fissa, ma funziona come punto di partenza. Per calcolare ogni quota a partire dalle entrate reali in H2:

=$H$2*0,5

Sostituisci 0,5 con 0,3 o 0,2 per le altre due quote. Se l’affitto si porta già via più di metà dello stipendio, adatta le percentuali alla tua situazione invece di forzare la regola.

Errori comuni

• Dimenticare le spese annuali: assicurazioni, tasse o iscrizioni. Dividi l’importo per 12 e aggiungi una categoria “Spese annuali” per accantonare quella cifra ogni mese.
• Importi memorizzati come testo, per esempio copiati dalla banca con simboli o spazi. SOMMA.SE li ignora e il totale risulta più basso. Se vedi numeri allineati a sinistra, controllali.
• Intervalli che non si espandono: se aggiungi una categoria sotto la riga 9, allarga gli intervalli delle formule di riepilogo. Convertire l’elenco in tabella con Ctrl + T lo evita.
• Controllare solo a fine mese. Dai un’occhiata ogni settimana; a metà mese puoi ancora correggere la rotta.

Salva, condividi e archivia ogni mese

La soluzione più pratica è tenere una copia della cartella di lavoro per ogni mese (Budget_01.xlsx, Budget_02.xlsx…) oppure un foglio per mese nello stesso file. Se dividi le spese con il partner o con i coinquilini, invia il riepilogo in un formato che nessuno possa modificare per sbaglio: con il nostro strumento gratuito puoi convertire il file Excel in PDF e inviarlo o stamparlo così com’è.

A fine anno, se vuoi analizzare i dodici mesi insieme, puoi unire i file Excel di ogni mese in uno solo e calcolare i totali annuali su quel foglio.

Conclusione

Un buon budget personale in Excel non richiede macro né modelli complicati: un foglio di riepilogo, un foglio dei movimenti, tre o quattro formule con SOMMA.SE e SE e una formattazione condizionale che segnali gli scostamenti. Quello che conta è la costanza. Annota le spese ogni pochi giorni, controlla le differenze ogni settimana e aggiusta il budget del mese successivo con ciò che hai imparato.

Domande frequenti