Come creare una fattura semplice in Excel e inviarla in PDF

Se lavori in proprio o gestisci una piccola attività, probabilmente non ti serve un gestionale di fatturazione completo. Con un foglio Excel ben organizzato puoi emettere fatture chiare, senza errori di calcolo e dall’aspetto professionale. Il problema di solito sta nei dettagli: totali che non tornano, date che cambiano da sole o un PDF tagliato su due pagine.

Qui costruirai una fattura da zero: la struttura, le formule che calcolano ogni riga, l’imposta e il totale, come trasformarla in un modello riutilizzabile e come inviarla in PDF perché il cliente non possa modificarla.

Cosa deve contenere una fattura

I dati obbligatori dipendono dalla normativa fiscale di ogni paese, quindi verifica sempre i requisiti della tua amministrazione fiscale. Detto questo, quasi tutte le fatture hanno in comune questi elementi:

• Numero di fattura progressivo e senza salti.
• Data di emissione e, se previsto, data di scadenza.
• I tuoi dati: nome o ragione sociale, identificativo fiscale e indirizzo.
• Dati del cliente: gli stessi campi dei tuoi.
• Dettaglio delle righe: descrizione, quantità, prezzo unitario e importo.
• Imponibile, imposta applicata e totale da pagare.
• Modalità di pagamento: bonifico, coordinate bancarie o termini.

Prepara la struttura del foglio

Una buona disposizione ti evita di spostare celle ogni volta che aggiungi una riga. Questo è lo schema che useremo nell’esempio:

1. Nelle righe da 1 a 8 inserisci l’intestazione: il tuo nome in alto a sinistra, il numero di fattura in B3, la data in B5 e la scadenza in B6.
2. Nelle righe 8 e 9, a destra, scrivi i dati del cliente.
3. Nella riga 11 metti le intestazioni delle righe: Codice, Descrizione, Quantità, Prezzo e Importo (colonne da A a E).
4. Riserva le righe da 12 a 21 alle voci della fattura. Dieci righe bastano nella maggior parte dei casi.
5. Lascia le righe da 23 a 25 per l’imponibile, l’imposta e il totale.

Ecco come appare la zona delle righe con dati di esempio:

Le formule che calcolano tutto

Importo di ogni riga

In E12 scrivi questa formula e copiala fino a E21. Se la riga è vuota, la cella resta vuota invece di mostrare uno zero:

=SE(A12="";"";C12*D12)

Imponibile, imposta e totale

L’imponibile è la somma di tutti gli importi. SOMMA ignora le celle con testo vuoto, quindi le righe in bianco non creano problemi:

=SOMMA(E12:E21)

Scrivi l’aliquota in D24 (per esempio 22%) e calcola l’imposta in E24, arrotondata a due decimali per evitare differenze di un centesimo:

=ARROTONDA(E23*D24;2)

Infine, il totale in E25:

=E23+E24

Con i dati dell’esempio, l’imponibile è 561,00, l’imposta al 22% è 123,42 e il totale 684,42.

Compilare descrizione e prezzo da un catalogo

Se vendi sempre gli stessi prodotti o servizi, crea un foglio chiamato Prodotti con il codice nella colonna A, la descrizione nella B e il prezzo nella C. Poi, nella fattura, basta scrivere il codice. In Excel 365 e 2021 usa CERCA.X:

=SE.ERRORE(CERCA.X(A12;Prodotti!A:A;Prodotti!C:C);"")

Nelle versioni precedenti, l’alternativa equivalente è CERCA.VERT:

=SE.ERRORE(CERCA.VERT(A12;Prodotti!$A$2:$C$100;3;FALSO);"")

Per la descrizione, restituisci la colonna B (oppure cambia l’indice 3 in 2 in CERCA.VERT).

Numero di fattura e date

Se preferisci un formato come F-0027, scrivi solo il numero in B3 e mostra il codice completo in un’altra cella:

="F-"&TESTO(B3;"0000")

Per una scadenza a 30 giorni, scrivi in B6:

=B5+30

Attenzione alla data di emissione. È allettante inserire =OGGI() in B5, ma questa funzione si ricalcola ogni volta che apri il file: se riapri la fattura un mese dopo, la data sarà cambiata. Scrivi la data a mano oppure premi Ctrl + ; per inserire la data di oggi come valore fisso.

Formattala e preparala per la stampa

Una fattura leggibile trasmette fiducia. Bastano pochi ritocchi per fare la differenza:

• Applica il formato valuta, o un formato numero con due decimali, alle colonne di prezzo e importo.
• Metti in grassetto la riga del totale e aggiungi un bordo superiore per separarla.
• Nascondi la griglia dalla scheda Visualizza, così il foglio somiglierà di più a un documento.
• Seleziona l’intervallo della fattura (per esempio A1:E30) e vai su Layout di pagina › Area di stampa › Imposta area di stampa.
• In File › Stampa, scegli l’opzione per adattare il foglio a una pagina, così nessuna colonna verrà tagliata.

Trasformala in un modello riutilizzabile

Quando la fattura è pronta, cancella i dati variabili (cliente, righe, numero e data) ma conserva le formule. Poi:

1. Vai su File › Salva con nome.
2. Come tipo di file, scegli Modello di Excel (*.xltx).
3. Dagli un nome chiaro, come “Modello fattura”.

Ogni volta che apri il modello, Excel crea una nuova cartella di lavoro senza toccare l’originale. Salva ogni fattura con un nome che includa il numero e il cliente, per esempio F-0027 Cliente A.xlsx, così la ritrovi in fretta.

Un consiglio in più: blocca le celle con le formule. Seleziona le celle da compilare, togli la spunta da Bloccata in Formato celle › Protezione e poi attiva Revisione › Proteggi foglio. Così non cancellerai una formula per sbaglio.

Esporta la fattura in PDF e inviala

Non inviare mai la fattura in formato Excel: il cliente potrebbe modificarla senza volerlo, e le formule o i dati degli altri fogli resterebbero visibili. Il PDF è il formato standard. Da Excel:

1. Vai su File › Esporta › Crea documento PDF/XPS.
2. In Opzioni, controlla che venga pubblicato solo il foglio attivo e non l’intera cartella di lavoro (altrimenti anche il catalogo dei prodotti finirebbe nel PDF).
3. Salva il file e ricontrollalo prima di inviarlo.

Se lavori su un computer senza Excel o il PDF non esce come previsto, puoi usare il nostro strumento gratuito per convertire Excel in PDF: carichi il file e scarichi il PDF senza installare nulla. E se devi inviare la cartella di lavoro originale al tuo commercialista, puoi proteggerla con una password prima di spedirla.

Errori comuni quando si fattura con Excel

• Usare OGGI() per la data di emissione: la data cambia ogni giorno. Inseriscila come valore fisso.
• Totali sbagliati di un centesimo: succede quando il formato mostra due decimali ma il valore reale ne ha di più. Usa ARROTONDA sull’imposta.
• Numeri memorizzati come testo: se importi i prezzi da un altro sistema, possono arrivare come testo e la moltiplicazione restituisce #VALORE!. Convertili in numeri prima di usarli.
• Numerazione ripetuta: tieni un registro delle fatture emesse in un altro foglio per non duplicare i numeri.
• Esportare l’intera cartella di lavoro: controlla le opzioni di esportazione per pubblicare solo il foglio della fattura.

Conclusione

A una fattura in Excel bastano una struttura ordinata e quattro formule ben posizionate: importo per riga, imponibile, imposta e totale. Se la salvi come modello, proteggi le formule e la invii sempre in PDF, avrai un sistema di fatturazione semplice, affidabile e gratuito. Per grandi volumi o requisiti fiscali complessi valuta un software dedicato, ma per iniziare Excel è più che sufficiente.

Domande frequenti