Quando você salva uma planilha, o Excel oferece mais de uma dúzia de formatos. O LibreOffice e o Google Sheets acrescentam alguns outros. Para a maioria dos usuários, a escolha é automática: salva-se no formato padrão e pronto. Mas escolher bem o formato pode poupar você de problemas de compatibilidade, tamanho, segurança e perda de dados. Neste guia, revisamos os formatos mais comuns e quando usar cada um.
XLSX: o padrão atual
É o formato padrão do Excel desde 2007. Armazena os dados em arquivos XML compactados em um pacote ZIP.
- Vantagens: leve, aceita mais de um milhão de linhas, compatível com quase todos os programas, não executa macros.
- Use para: o trabalho do dia a dia, compartilhar arquivos com outras pessoas, arquivar documentos.
XLS: o formato clássico
O formato binário do Excel 97-2003.
- Vantagens: compatível com sistemas muito antigos.
- Desvantagens: limite de 65.536 linhas e 256 colunas, arquivos mais pesados, pode conter macros sem avisar.
- Use para: apenas quando um sistema legado exigir. Você pode convertê-lo para XLSX com a nossa ferramenta da página de ferramentas.
XLSM: pastas de trabalho com macros
Idêntico ao XLSX, mas permite salvar macros VBA.
- Vantagens: automações dentro da pasta de trabalho.
- Desvantagens: risco de segurança se o arquivo vier de uma fonte desconhecida; muitas empresas bloqueiam esses arquivos no e-mail.
- Use para: pastas de trabalho com automações internas confiáveis.
XLSB: binário moderno
Formato binário lançado com o Excel 2007.
- Vantagens: abre e salva muito rápido, ocupa pouco espaço com pastas de trabalho muito grandes.
- Desvantagens: menos compatível com outros programas e ferramentas on-line.
- Use para: pastas de trabalho enormes usadas apenas no Excel.
CSV: dados puros
Um arquivo de texto com valores separados por vírgulas ou ponto e vírgula.
- Vantagens: universal, pode ser aberto com qualquer programa, ideal para importar e exportar.
- Desvantagens: uma única planilha, sem formatação, sem fórmulas, problemas de codificação e delimitador se você não tomar cuidado.
- Use para: trocar dados entre sistemas, importar produtos ou contatos. Converta suas pastas de trabalho com Excel para CSV.
TSV: valores separados por tabulações
Como o CSV, mas usa a tabulação como separador.
- Vantagens: evita conflitos quando os dados contêm vírgulas.
- Use para: copiar e colar entre aplicativos, alguns processos de análise de dados.
ODS: o formato aberto
O formato nativo do LibreOffice Calc, baseado no padrão OpenDocument.
- Vantagens: padrão aberto e internacional, gratuito, preferido por muitos órgãos públicos.
- Desvantagens: algumas funções avançadas do Excel podem mudar na conversão.
- Use para: trabalhar com software livre ou entregar documentos a órgãos que o exigem.
PDF: para ler, não para calcular
Embora não seja um formato de planilha, é o destino habitual de relatórios e orçamentos.
- Vantagens: aparência fixa, não editável, abre em qualquer dispositivo.
- Use para: compartilhar resultados finais. Converta com Excel para PDF e, se precisar recuperar os dados, use PDF para Excel.
Tabela-resumo
| Formato | Linhas máx. | Macros | Várias planilhas | Melhor uso |
|---|---|---|---|---|
| XLSX | 1.048.576 | Não | Sim | Trabalho diário |
| XLS | 65.536 | Sim | Sim | Sistemas antigos |
| XLSM | 1.048.576 | Sim | Sim | Automações |
| XLSB | 1.048.576 | Sim | Sim | Pastas de trabalho enormes |
| CSV | Sem limite fixo | Não | Não | Troca de dados |
| ODS | 1.048.576 | Sim (Basic) | Sim | Software livre |
Como escolher o formato correto
Faça a si mesmo estas perguntas:
- Quem vai abrir o arquivo? Se for outra pessoa com Excel ou Google Sheets, XLSX. Se for um sistema, provavelmente CSV.
- Você precisa manter fórmulas e formatação? Então descarte CSV e TSV.
- O arquivo tem macros? Use XLSM e avise o destinatário.
- Ele só deve ser lido? PDF.
- Há exigências de padrão aberto? ODS.
Conversão entre formatos
Mudar de formato é comum e, na maioria dos casos, seguro. Mesmo assim, sempre confira o resultado, principalmente se você passar para um formato com menos recursos (por exemplo, de XLSX para CSV ou para XLS). Na nossa página de ferramentas você encontra conversores gratuitos entre XLS, XLSX, CSV, ODS e PDF, além de um comparador para verificar que nada se perdeu.
Perguntas frequentes
Que formato o Google Sheets usa?
O Google Sheets salva as planilhas em seu próprio formato na nuvem, mas permite baixá-las como XLSX, ODS, PDF, CSV, TSV e HTML. Para compartilhar com usuários do Excel, baixe em XLSX.
Um CSV tem limite de linhas?
O formato em si não tem limite, mas o programa com que você o abre, sim. O Excel só mostrará 1.048.576 linhas; se o CSV tiver mais, você precisará dividi-lo ou usar uma ferramenta de análise de dados.
É perigoso abrir um arquivo XLSM?
Pode ser, se ele vier de uma fonte desconhecida, porque as macros podem executar ações no seu computador. O Excel bloqueia as macros por padrão; habilite-as somente se você confiar plenamente no remetente.
Qual formato é melhor para arquivar documentos a longo prazo?
Para guardar dados editáveis, XLSX ou ODS, ambos padrões internacionais. Para preservar a aparência exata de um relatório, PDF, de preferência na variante PDF/A, criada para arquivamento.
Conclusão
Cada formato de planilha tem seu propósito: XLSX para o dia a dia, CSV para trocar dados, ODS para software livre, XLSM para automatizar, PDF para apresentar e XLS apenas por compatibilidade. Escolher bem desde o início evita conversões desnecessárias e perdas de informação. Guarde este guia como referência e use nossas ferramentas quando precisar passar de um formato para outro.
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