Come recuperare un file Excel non salvato o sovrascritto

Hai chiuso Excel e cliccato su “Non salvare” per sbaglio. Oppure hai salvato sopra il file giusto una versione con dati cancellati. Oppure il computer si è spento a metà di una sessione di due ore. Succede spesso e, in molti casi, si può rimediare, purché tu agisca in fretta e sappia dove cercare.

Ecco i metodi che funzionano davvero, dal più rapido al più laborioso: il ripristino automatico di Excel, la cronologia versioni di OneDrive e SharePoint, le versioni precedenti di Windows e i file temporanei. Vedrai anche cosa configurare perché non ti capiti più.

Prima di tutto: cosa non fare

Le probabilità di recuperare il file diminuiscono a ogni azione che compi dopo il problema. Tieni presente questo:

• Non salvare di nuovo il file sovrascritto con altre modifiche. Ogni salvataggio allontana ancora di più la versione buona.
• Non svuotare il cestino e non avviare programmi di pulizia del disco: potrebbero eliminare i file temporanei che ti servono.
• Non reinstallare né ripristinare Office per ora. La cartella di recupero potrebbe essere svuotata.
• Se il file si trovava su una chiavetta USB o in una cartella di rete, copialo subito sul disco locale prima di proseguire.

Caso 1: hai chiuso Excel senza salvare

Mentre lavori, Excel salva copie di ripristino automatico ogni pochi minuti. Se chiudi senza salvare, conserva l’ultima copia per alcuni giorni. Dove cercarla dipende dal fatto che la cartella di lavoro avesse già un nome oppure no.

Una cartella di lavoro nuova mai salvata

1. Apri Excel e vai su File › Informazioni.
2. Fai clic su Gestisci cartella di lavoro e scegli Recupera cartelle di lavoro non salvate.
3. Si aprirà una cartella con file con estensione .xlsb. Ordinali per data e apri il più recente.
4. Excel mostrerà una barra gialla che indica che si tratta di un file recuperato. Fai clic su Salva con nome e salvalo con un nome nuovo in una cartella normale.

Una cartella di lavoro che aveva già un nome

Apri il file e vai su File › Informazioni. Accanto a Gestisci cartella di lavoro compaiono le versioni salvate automaticamente, e una di esse riporta l’indicazione che è stata chiusa senza salvare. Aprila, controlla i dati e usa Ripristina o Salva con nome.

Se Excel si è chiuso all’improvviso

Quando Excel si blocca o il computer si spegne, alla riapertura di Excel compare a sinistra il riquadro Ripristino documenti con le versioni disponibili. Controllale una per una (data e ora ti diranno qual è la più completa) e salva quella che ti serve prima di chiudere il riquadro. Se lo chiudi senza salvare, quelle copie potrebbero andare perse.

Caso 2: hai sovrascritto un file salvato su OneDrive o SharePoint

È lo scenario più favorevole. OneDrive e SharePoint conservano automaticamente le versioni precedenti di ogni file e, con il salvataggio automatico attivo, viene creata una nuova versione molto spesso.

1. Con il file aperto, fai clic sul suo nome nella barra del titolo oppure vai su File › Informazioni › Cronologia versioni.
2. Nel riquadro laterale vedrai l’elenco delle versioni con data, ora e autore.
3. Apri la versione che ti interessa. Viene mostrata in una finestra separata, in sola lettura.
4. Fai clic su Ripristina perché torni a essere la versione corrente, oppure usa Salva con nome se preferisci conservarle entrambe.

Funziona anche dal browser: in OneDrive, fai clic destro sul file e scegli Cronologia versioni.

Caso 3: hai sovrascritto un file salvato solo sul tuo computer

Qui Excel non può aiutarti, perché salvando ha sostituito il file. La via d’uscita dipende dal sistema operativo e dai backup che avevi attivi.

Versioni precedenti in Windows

1. Apri Esplora file e trova il file o la cartella che lo contiene.
2. Fai clic destro, scegli Proprietà e apri la scheda Versioni precedenti.
3. Se compare qualche versione, selezionala e fai clic su Apri per controllarla, oppure su Ripristina per recuperarla.

Questa scheda mostra qualcosa solo se avevi attivato la Cronologia file o punti di ripristino che includono quell’unità. Se è vuota, non c’è nessuna copia da recuperare in questo modo.

Time Machine su Mac

Se usi Time Machine, apri nel Finder la cartella del file, entra in Time Machine, torna a una data precedente all’errore e fai clic su Ripristina. Se il file è su OneDrive, la cronologia versioni funziona come in Windows.

Caso 4: cercare i file temporanei a mano

Se i metodi precedenti non danno risultati, puoi ancora cercare le copie di ripristino automatico direttamente sul disco. In Windows, questi sono i percorsi abituali:

La cartella AppData è nascosta: scrivi il percorso direttamente nella barra degli indirizzi di Esplora file, oppure premi Windows + R e digita %appdata%. Cerca file .xlsb, .xar o .tmp con data e ora vicine al momento in cui lavoravi. Copia il file in un’altra cartella, cambia l’estensione in .xlsx (o in .xlsb se non si apre) e prova ad aprirlo in Excel.

I file che iniziano con ~$ e compaiono accanto alla cartella di lavoro originale non servono: sono solo indicatori che il file è aperto e non contengono i tuoi dati.

Quando il file recuperato non si apre o è danneggiato

Le copie temporanee e i file recuperati dopo un’interruzione di corrente a volte risultano danneggiati. Excel avvisa di aver trovato contenuto illeggibile o che il formato non corrisponde all’estensione. Prova in quest’ordine:

1. Vai su File › Apri › Sfoglia, seleziona il file, fai clic sulla freccia del pulsante Apri e scegli Apri e ripristina.
2. Nel messaggio, fai clic prima su Ripristina. Se non funziona, ripeti il procedimento e scegli Estrai dati, che recupera i valori anche se si perdono le formule.
3. Se Excel continua a non aprirlo, prova il nostro strumento gratuito per riparare file Excel danneggiati: carichi il file xls, xlsx o csv e scarichi una copia con i dati che è stato possibile salvare.

Quando hai due versioni (quella recuperata e quella che avevi già), non controllarle a occhio. Puoi confrontare i due file Excel per vedere esattamente quali celle cambiano e tenere il meglio di ciascuna.

Come evitare che ricapiti

Dedica due minuti a controllare queste impostazioni in File › Opzioni › Salvataggio:

• Attiva Salva informazioni di salvataggio automatico ogni e riduci l’intervallo a 5 minuti (di solito il valore predefinito è 10).
• Seleziona Mantieni l’ultima versione salvata automaticamente se chiudo senza salvare.
• Controlla il percorso del file di salvataggio automatico per sapere dove cercare se un giorno ti servisse.

Inoltre, salva le cartelle di lavoro importanti su OneDrive o SharePoint e attiva l’interruttore Salvataggio automatico in alto a sinistra: ogni modifica viene salvata subito e avrai la cronologia versioni. Se lavori in locale, attiva la Cronologia file di Windows con un disco esterno. E prima di modifiche importanti, come eliminare colonne o incollare dati sopra quelli esistenti, usa Salva con nome con un nome nuovo, ad esempio Vendite_v2.xlsx.

Conclusione

Recuperare un file Excel perso dipende soprattutto da dove era salvato. Se hai chiuso senza salvare, guarda prima in Recupera cartelle di lavoro non salvate o nelle versioni di File › Informazioni. Se hai sovrascritto un file nel cloud, la cronologia versioni risolve in un minuto. Se era un file locale, le tue vere opzioni sono le versioni precedenti di Windows o Time Machine. Agisci in fretta, non salvare sopra e, una volta recuperato il file, attiva il salvataggio automatico per non dipendere dalla fortuna la prossima volta.

Domande frequenti