Se ogni settimana ripeti la stessa routine (aprire diversi file, copiare e incollare, eliminare righe vuote, togliere spazi, correggere i tipi di dati), Power Query può fare tutto al posto tuo. Lo configuri una volta e, quando arrivano nuovi dati, ti basta fare clic su Aggiorna.
In questa guida vedrai cos’è Power Query, come creare la tua prima query per pulire una tabella, come unire dati provenienti da più tabelle e file e quali errori commette spesso chi inizia.
Cos’è Power Query e dove trovarlo
Power Query è il motore di importazione e trasformazione dei dati integrato in Excel. È incluso da Excel 2016 per Windows, nel gruppo Recupera e trasforma dati della scheda Dati. In Excel 2010 e 2013 si installava come componente aggiuntivo gratuito, ed è disponibile anche in Excel per Mac con Microsoft 365, sebbene con meno origini dati.
Il suo grande vantaggio è che non modifica i dati originali. Legge l’origine, applica una serie di passaggi e carica il risultato in un nuovo foglio. Con Power Query puoi:
- Pulire tabelle: eliminare righe vuote e duplicati, togliere spazi, correggere maiuscole e minuscole.
- Cambiare la struttura: dividere colonne, filtrare righe, rinominare intestazioni.
- Unire dati: accodare tabelle con le stesse colonne o incrociare tabelle in base a un campo comune.
- Leggere in un colpo solo tutti i file di una cartella.
La tua prima query: pulire una tabella passo dopo passo
Immagina di ricevere questo elenco di ordini con diversi problemi tipici: uno spazio davanti al cliente, una riga vuota, un ordine duplicato, un nome in minuscolo e un importo scritto come testo.
| Ordine | Cliente | Prodotto | Importo |
|---|---|---|---|
| P-001 | Cliente A | Tastiera | 120 |
| P-002 | Cliente B | Monitor | 450 |
| P-002 | Cliente B | Monitor | 450 |
| P-003 | cliente c | Mouse | 35 |
| P-004 | Cliente D | Tastiera | In attesa |
- Fai clic su una cella qualsiasi dei dati e vai su Dati › Da tabella/intervallo. Excel ti chiederà di convertire l’intervallo in tabella; accetta e indica che ha intestazioni.
- Si apre l’Editor di Power Query. A destra vedrai il riquadro Passaggi applicati.
- Vai su Home › Rimuovi righe › Rimuovi righe vuote per eliminare la riga vuota.
- Seleziona la colonna Cliente e usa Trasforma › Formato › Taglia per togliere gli spazi superflui. Nello stesso menu, l’opzione che mette in maiuscolo l’iniziale di ogni parola trasforma «cliente c» in «Cliente C».
- Seleziona tutte le colonne (Ctrl+A) e usa Home › Rimuovi righe › Rimuovi duplicati. L’ordine P-002 compare una sola volta.
- Nella colonna Importo, fai clic sull’icona del tipo accanto all’intestazione e scegli Numero decimale. Il valore In attesa comparirà come Error.
- Con la colonna Importo selezionata, usa Home › Rimuovi righe › Rimuovi errori oppure, se preferisci mantenere quella riga, Trasforma › Sostituisci valori prima di cambiare il tipo.
- Fai clic su Home › Chiudi e carica. Il risultato viene caricato in un nuovo foglio come tabella.
I passaggi applicati: un registratore del tuo lavoro
Ogni azione viene registrata in Passaggi applicati. Puoi fare clic su qualsiasi passaggio per vedere com’erano i dati in quel momento, eliminarlo con la X o modificarne le impostazioni con l’icona a forma di ingranaggio. Così la pulizia diventa ripetibile e facile da controllare, cosa che non succede quando pulisci a mano.
Le trasformazioni più utili per iniziare
Oltre a quelle viste, queste sono le opzioni che userai di più:
- Dividi colonna › In base al delimitatore: separa nomi, indirizzi o codici senza formule.
- Usa la prima riga come intestazione: utile con file esportati privi di intestazioni riconoscibili.
- Filtra dalla freccia dell’intestazione, come in un foglio, ma il filtro viene salvato come passaggio.
- Sostituisci valori: uniforma testi come «N/D», «-» o celle vuote.
- Raggruppa per: crea riepiloghi (totale per cliente, numero di ordini) senza tabella pivot.
Combinare i dati: accodare e unire query
Accodare: impilare tabelle con le stesse colonne
Se hai le vendite di gennaio e febbraio in due tabelle con le stesse intestazioni, crea una query per ciascuna (Dati › Da tabella/intervallo, poi Chiudi e carica in › Crea solo connessione). Quindi, nell’editor, usa Home › Accoda query come nuova e scegli le due tabelle. Otterrai un’unica tabella con tutte le righe. Se una colonna ha un nome diverso in ciascuna tabella, comparirà due volte con valori vuoti, quindi uniforma prima le intestazioni.
Unire query: l’equivalente di CERCA.VERT
Unisci query incrocia due tabelle in base a una colonna comune. È quello che faresti con una formula come questa, che recupera il nome del cliente da un altro foglio:
=CERCA.VERT(A2;Clienti!A:B;2;FALSO)
In Power Query, seleziona la tabella degli ordini, usa Home › Unisci query, scegli la tabella dei clienti, seleziona la colonna comune in entrambe e conferma. Comparirà una nuova colonna; fai clic sull’icona di espansione e scegli i campi da riportare. A differenza di CERCA.VERT, non si rompe se inserisci colonne e resta veloce anche con molte righe.
Unire tutti i file di una cartella
È probabilmente la funzione che fa risparmiare più tempo. Se ricevi un file a settimana con la stessa struttura:
- Salva tutti i file nella stessa cartella.
- Vai su Dati › Recupera dati › Da file › Da cartella e seleziona la cartella.
- Fai clic su Combina e trasforma dati e scegli il foglio o la tabella di esempio.
- Power Query crea la query con tutte le righe di tutti i file e aggiunge una colonna con il nome di ciascun file di origine.
- Applica la pulizia necessaria e fai clic su Chiudi e carica.
La settimana successiva ti basta copiare il nuovo file nella cartella e aggiornare.
Aggiornare la query quando arrivano nuovi dati
Quando i dati di origine cambiano, vai su Dati › Aggiorna tutti o premi Ctrl+Alt+F5. Power Query ripete tutti i passaggi sui dati attuali. Puoi anche fare clic destro sulla tabella dei risultati e scegliere Aggiorna per aggiornare solo quella query.
Errori frequenti di chi inizia
- Rinominare una colonna nell’origine: i passaggi che la usano non funzioneranno più. Mantieni stabili le intestazioni o correggi il passaggio interessato.
- Decimali interpretati male: se il file usa un separatore decimale diverso da quello del tuo computer, fai clic destro sulla colonna e scegli Modifica tipo › Usando impostazioni locali.
- Spostare la cartella o il file di origine: la query memorizza il percorso. Aggiornalo da Dati › Recupera dati › Impostazioni origine dati.
- Modificare a mano la tabella dei risultati: le modifiche si perdono all’aggiornamento. Fai le correzioni all’interno della query.
Quando devi unire i file una sola volta
Power Query conviene quando il processo si ripete. Se ti serve solo riunire alcuni file Excel in uno senza configurare query, il nostro strumento gratuito per combinare file Excel lo fa nel browser: carichi i file e scarichi il risultato. Se poi restano righe ripetute, puoi rimuovere i duplicati in un secondo passaggio.
Conclusione
Power Query trasforma le attività di pulizia ripetitive in un processo che si esegue con un clic. Inizia con una tabella semplice, osserva come vengono registrati i passaggi applicati e, quando ti senti a tuo agio, prova ad accodare tabelle e a leggere un’intera cartella. Non serve scrivere codice per sfruttarlo al meglio.
Domande frequenti
Power Query modifica i miei dati originali?
No. Legge l’origine e carica il risultato in un altro foglio o in una connessione. Il file o la tabella originale restano intatti.
Devo imparare il linguaggio M?
Per iniziare, no. Ogni clic nell’editor genera automaticamente il codice M. Più avanti, guardare quel codice nell’Editor avanzato ti aiuterà a capire e a perfezionare le query.
Cosa succede se condivido il file con un’altra persona?
Vedrà l’ultima versione caricata dei dati. Per aggiornare avrà bisogno di accedere alle stesse origini, per esempio la cartella condivisa, e di una versione di Excel compatibile con Power Query.
Prova i nostri strumenti gratuiti
Confronta, converti, unisci e pulisci i tuoi fogli di calcolo dal browser, senza installare nulla.
