La riconciliazione dell’inventario consiste nel confrontare ciò che dice il gestionale con ciò che c’è davvero in magazzino. È un’attività che molte aziende svolgono una volta l’anno, mentre andrebbe fatta molto più spesso, proprio perché sembra lunga e complicata. Con Excel e un metodo ordinato, una riconciliazione che prima richiedeva giorni può essere chiusa in un pomeriggio. Questa guida ti spiega come fare.
Cosa ti serve prima di iniziare
Per la riconciliazione ti servono due file:
- L’inventario del gestionale: un’esportazione dal tuo software gestionale, dall’ERP o dal negozio online con il codice, la descrizione e la giacenza teorica di ogni prodotto.
- La conta fisica: il foglio su cui il team ha annotato ciò che ha trovato in magazzino, con lo stesso codice prodotto e la quantità contata.
L’ideale è che entrambi i file vengano generati lo stesso giorno e alla stessa ora, senza entrate né uscite di merce nel frattempo. Se non è possibile, annota i movimenti avvenuti durante la conta per rettificarli in seguito.
Passo 1: uniforma i formati
Le esportazioni dei gestionali arrivano di solito in CSV, mentre la conta fisica si fa su un foglio Excel o perfino su carta che poi qualcuno trascrive. Prima di tutto:
- Converti il CSV in Excel facendo attenzione alla codifica, così da non perdere gli zeri iniziali dei codici.
- Assicurati che i codici abbiano lo stesso formato in entrambi i file. «00123» e «123» non coincideranno nel confronto.
- Controlla che le quantità siano numeri.
Passo 2: pulisci i dati
La conta fisica contiene spesso righe vuote, totali parziali e prodotti annotati due volte perché si trovavano in due ubicazioni. Per pulirla:
- Elimina le righe vuote e i subtotali.
- Se un prodotto compare in più ubicazioni, somma le quantità in un’unica riga (una tabella pivot è perfetta per questo).
- Controlla i duplicati esatti con Rimuovi duplicati Excel: di solito sono errori di trascrizione.
Passo 3: crea una tabella di riconciliazione
In un nuovo foglio, inserisci l’elenco completo dei codici (l’unione dei due file). Poi aggiungi queste colonne:
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Codice | Codice univoco del prodotto |
| Descrizione | Nome del prodotto |
| Gestionale | Giacenza secondo il gestionale |
| Fisico | Quantità contata |
| Differenza | Fisico meno Gestionale |
| Valore | Differenza per costo unitario |
Per recuperare i valori da ciascun file puoi usare CERCA.X o CERCA.VERT con il codice come chiave. Usa SE.ERRORE in modo che i prodotti assenti in uno dei file mostrino zero invece di un errore.
Passo 4: confronta e individua le differenze
Ordina la tabella in base al valore assoluto della colonna Valore. Così vedrai per prime le differenze con il maggiore impatto economico, cioè quelle che meritano un’indagine. Una mancanza di 200 viti può valere meno della mancanza di un solo computer portatile.
Se vuoi anche vedere cosa è cambiato tra due riconciliazioni consecutive (per esempio, quella di agosto e quella di settembre), carica entrambi i file in Confrontare file Excel. Otterrai un report dei prodotti le cui differenze sono comparse, scomparse o cambiate.
Passo 5: indaga sulle cause
Le differenze di inventario hanno quasi sempre una spiegazione. Le più frequenti sono:
- Errori di conta: si è contato in un’altra unità (scatole invece di pezzi).
- Movimenti non registrati: un reso rimesso a scaffale ma non registrato nel gestionale.
- Errori di codice: la vendita di un prodotto è stata registrata con il codice di un altro simile.
- Cali: prodotti danneggiati, scaduti o smarriti.
- Ubicazioni dimenticate: merce in un secondo magazzino o in transito.
Prima di rettificare, riconta le differenze più grandi. Una seconda conta risolve molte discrepanze.
Passo 6: rettifica e documenta
Una volta confermate, registra le rettifiche nel gestionale e salva la tabella di riconciliazione con la data. Aggiungi una colonna con la causa di ogni differenza. Col tempo, questo storico ti permetterà di individuare degli schemi, come un prodotto che manca sempre o un’ubicazione che genera sempre errori.
Consigli per riconciliare più spesso
- Fai inventari a rotazione: invece di contare tutto una volta l’anno, conta una parte del magazzino ogni settimana.
- Dai la priorità al valore: conta più spesso i prodotti costosi o ad alta rotazione.
- Riutilizza il modello: salva la tabella di riconciliazione come modello e cambia solo i dati.
- Unisci i file di più persone: se diversi team contano zone diverse, unisci i loro fogli con Unisci Excel prima di iniziare.
Domande frequenti
Ogni quanto dovrei riconciliare l’inventario?
Dipende dal volume e dal valore della merce, ma è consigliabile fare inventari a rotazione settimanali o mensili su una parte del magazzino e una riconciliazione completa almeno una volta l’anno, di solito alla chiusura dell’esercizio.
Cosa faccio se un prodotto compare nella conta ma non nel gestionale?
Può trattarsi di un prodotto mai inserito in anagrafica, di merce ricevuta senza registrazione o di un errore di codice. Controlla i documenti di trasporto in entrata più recenti e, se confermi che il prodotto è corretto, registralo prima di rettificare le giacenze.
Posso fare la riconciliazione se il gestionale esporta in PDF invece che in Excel?
Sì. Converti il report con uno strumento da PDF a Excel, controlla che le colonne siano state estratte correttamente e prosegui con il processo descritto in questa guida.
Come evito che si ripetano le stesse differenze?
Annota la causa di ogni differenza e rivedi lo storico ogni pochi mesi. Se una causa si ripete, come i resi non registrati, il problema non è nella conta ma nel processo, ed è lì che va corretto.
Conclusione
Riconciliare l’inventario con Excel è una questione di metodo: dati nello stesso formato, pulizia preliminare, una tabella con gestionale e fisico affiancati e una revisione con priorità in base al valore. Gli strumenti gratuiti del nostro sito ti aiutano in ogni passo, dalla conversione dell’esportazione al confronto tra riconciliazioni di mesi diversi. Visita la pagina degli strumenti e inizia a far quadrare il tuo inventario con meno fatica.
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