Filtres et tri avancé dans Excel : trouvez ce que vous cherchez en quelques secondes

Quand une feuille passe de quelques dizaines de lignes à plusieurs milliers, faire défiler avec la molette de la souris n’est plus une option. Vous devez afficher uniquement les commandes d’un client, les montants au-dessus d’un certain seuil ou les ventes d’une région triées de la plus forte à la plus faible, et vous devez le faire vite.

Excel propose plusieurs outils pour cela : le filtre automatique, le tri sur plusieurs niveaux, le filtre avancé et, dans les versions récentes, des fonctions comme FILTRE et TRIER. Vous verrez ici quand utiliser chacun d’eux, avec des exemples concrets et les erreurs qui gâchent souvent le résultat.

Avant de commencer : préparez les données

Filtrer et trier ne fonctionne bien que si la liste est correctement construite. Vérifiez ces points :

• Une seule ligne d’en-têtes, avec des noms uniques.
• Aucune ligne ni colonne entièrement vide au milieu des données.
• Aucune cellule fusionnée.
• Un seul type de donnée par colonne : les nombres comme nombres et les dates comme dates, pas comme texte.

Si, en plus, vous convertissez la liste en tableau avec Ctrl+T, les filtres s’activent automatiquement et la plage s’agrandit quand vous ajoutez des lignes.

Les exemples utilisent cette liste de ventes, dans la plage A1:D100 :

Filtre automatique : les bases, bien maîtrisées

Sélectionnez une cellule de la liste et allez dans Données › Filtrer (ou appuyez sur Ctrl+Maj+L). Une flèche apparaît sur chaque en-tête. En plus de cocher et décocher des valeurs, le menu de chaque colonne propose des filtres selon le type de donnée :

• Filtres textuels : contient, commence par, se termine par, est différent de.
• Filtres numériques : supérieur à, entre, 10 premiers, au-dessus de la moyenne.
• Filtres chronologiques : ce mois-ci, le trimestre dernier, entre deux dates.
• Filtrer par couleur : utile si quelqu’un a surligné des lignes à la main ou avec une mise en forme conditionnelle.

Dans la zone de recherche du filtre, vous pouvez utiliser des caractères génériques : * remplace un nombre quelconque de caractères et ? un seul. Par exemple, Produit ? affiche Produit 1, Produit 2 et Produit 3, mais pas Produit 10.

Les filtres posés sur plusieurs colonnes se cumulent : si vous filtrez Région = Nord et Montant supérieur à 1 000, vous voyez les lignes qui remplissent les deux conditions. Pour tous les retirer d’un coup, utilisez Données › Effacer.

Tri personnalisé sur plusieurs niveaux

Les boutons de tri de A à Z et de Z à A ne trient que sur une colonne. Pour combiner des critères, utilisez Données › Trier :

1. Sélectionnez une cellule de la liste et ouvrez Données › Trier.
2. Au premier niveau, choisissez Région, de A à Z.
3. Cliquez sur Ajouter un niveau et choisissez Montant, du plus grand au plus petit.
4. Vérifiez que la case Mes données ont des en-têtes est cochée, puis cliquez sur OK.

Le résultat regroupe les régions par ordre alphabétique et, dans chacune, affiche d’abord les montants les plus élevés.

Un ordre qui n’est pas alphabétique

Si une colonne contient des priorités comme Haute, Moyenne et Basse, l’ordre alphabétique ne convient pas. Dans la liste déroulante Ordre, choisissez Liste personnalisée et saisissez les valeurs dans l’ordre souhaité. Excel la retiendra pour d’autres classeurs sur le même ordinateur.

Attention au tri d’une seule colonne

Si vous sélectionnez une seule colonne et la triez, Excel demande si vous voulez étendre la sélection. Choisissez toujours Étendre la sélection : sinon, seule cette colonne est réordonnée et chaque valeur se retrouve associée à la mauvaise ligne.

Filtre avancé : des conditions impossibles avec le filtre automatique

Le filtre automatique combine toujours les colonnes avec ET. Si vous avez besoin de « Nord avec un montant supérieur à 1 000, ou n’importe quelle vente du Sud », utilisez le filtre avancé. Saisissez d’abord une zone de critères, par exemple en F1:G3, en recopiant les en-têtes exacts :

Les conditions d’une même ligne se combinent avec ET, celles de lignes différentes avec OU. Ensuite :

1. Sélectionnez une cellule de la liste et allez dans Données › Avancé.
2. Vérifiez la plage de la liste et indiquez F1:G3 comme zone de critères.
3. Choisissez Filtrer la liste sur place, ou Copier vers un autre emplacement si vous préférez obtenir le résultat à part.
4. Cliquez sur OK.

Cette boîte de dialogue comporte aussi la case Extraction sans doublon, qui masque les lignes répétées sans les supprimer.

Filtrer et trier avec des formules (Excel 365 et 2021)

Les fonctions de tableau dynamique renvoient un résultat qui se met à jour tout seul quand les données changent, sans réappliquer de filtre. Pour afficher les ventes du Nord dont le montant dépasse 1 000 :

=FILTRE(A2:D100;(B2:B100="Nord")*(D2:D100>1000);"Aucun résultat")

L’astérisque équivaut à ET. Pour une condition OU, additionnez les conditions :

=FILTRE(A2:D100;(B2:B100="Nord")+(B2:B100="Sud"))

Vous pouvez aussi trier le résultat. Cette formule affiche les ventes du Nord triées sur la quatrième colonne (Montant), de la plus grande à la plus petite :

=TRIER(FILTRE(A2:D100;B2:B100="Nord");4;-1)

Pour obtenir une liste triée des régions sans doublons :

=TRIER(UNIQUE(B2:B100))

Saisissez ces formules dans une zone qui a de la place libre en dessous et à droite : le résultat se propage dans les cellules voisines et, si l’une d’elles est occupée, Excel affiche une erreur de propagation au lieu des données.

Astuces pour gagner du temps

• Filtrer par la cellule active : clic droit sur une valeur › Filtrer › Filtrer par la valeur de la cellule sélectionnée.
• Totaux des lignes visibles : =SOUS.TOTAL(109;D2:D100) additionne uniquement les lignes que le filtre laisse visibles.
• Copier le résultat : quand vous copiez une plage filtrée, Excel ne copie que les lignes visibles, vous pouvez donc coller le résultat directement dans une autre feuille.
• Réappliquer : si vous modifiez des données alors qu’un filtre est actif, Données › Réappliquer actualise l’affichage sans refaire les critères.

Erreurs fréquentes lors du filtrage et du tri

• Lignes vides au milieu : le filtre ou le tri s’arrête à la première ligne vide et laisse le reste de côté.
• Nombres stockés sous forme de texte : ils sont triés comme des mots, si bien que 10 apparaît avant 2.
• Espaces en début de cellule : « Client A» précédé d’un espace n’est pas regroupé avec « Client A » et se retrouve ailleurs.
• Oublier un filtre actif : l’icône en forme d’entonnoir sur l’en-tête signale des lignes masquées. Beaucoup de « totaux qui ne tombent pas juste » viennent de là.

Si votre liste contient des lignes vides, vous pouvez d’abord la nettoyer avec notre outil gratuit pour supprimer les lignes vides. Et si le filtrage révèle des enregistrements répétés, n’oubliez pas que l’option Extraction sans doublon ne fait que les masquer : pour les retirer définitivement du fichier, utilisez l’outil pour supprimer les doublons, puis filtrez à nouveau une liste propre.

Conclusion

Pour des recherches rapides, le filtre automatique suffit. Quand il faut combiner des critères, le tri sur plusieurs niveaux et le filtre avancé couvrent presque tout, et dans Excel 365 ou 2021 les fonctions FILTRE, TRIER et UNIQUE donnent des résultats qui se mettent à jour seuls. Préparez bien vos données, vérifiez s’il y a des filtres actifs avant de tirer des conclusions, et vous trouverez ce que vous cherchez en quelques secondes.

Questions fréquentes