Come dividere il testo in colonne in Excel: nomi, indirizzi e codici

Capita spesso di ricevere un foglio in cui tutto è raggruppato in un’unica cella: nome e cognome, l’indirizzo con CAP e città, oppure un codice prodotto che in realtà contiene la famiglia, il modello e il colore. Finché i dati restano così, non puoi ordinare per cognome, filtrare per città né contare i prodotti per famiglia.

In questa guida vedrai tre metodi per dividere quel testo in colonne, quando conviene usarli e quali errori evitare per non perdere gli zeri iniziali né trasformare per sbaglio i dati in date.

I dati di esempio

Useremo tre colonne tipiche. Scrivile a partire dalla cella A1 per seguire gli esempi:

Prima di dividere qualsiasi cosa, fai una copia del foglio e inserisci colonne vuote a destra di quella da dividere. Se non c’è spazio, Excel sovrascrive quello che trova.

Metodo 1: Dati › Testo in colonne

È lo strumento classico, disponibile in tutte le versioni di Excel. Divide una colonna in base a un carattere separatore o a posizioni fisse, e il risultato sono valori statici.

Dividere in base a un delimitatore

1. Seleziona la colonna Indirizzo (B2:B4).
2. Vai su Dati › Testo in colonne.
3. Scegli Delimitati e fai clic su Avanti.
4. Seleziona Virgola e deseleziona il resto. L’anteprima mostra come saranno le colonne.
5. Nell’ultimo passaggio, seleziona la colonna del CAP nell’anteprima e scegli il formato Testo per mantenere lo zero iniziale.
6. Controlla la casella Destinazione: se indichi un’altra cella, per esempio E2, la colonna originale resta intatta.
7. Fai clic su Fine.

Otterrai tre colonne: via e numero, CAP e città. Poiché il separatore era una virgola seguita da uno spazio, le ultime due colonne iniziano con uno spazio. Puoi eliminarlo con la funzione ANNULLA.SPAZI oppure usare il metodo con le formule che vedrai più avanti.

Dividere a larghezza fissa

Se tutti i valori hanno la stessa struttura, come i codici della colonna C, scegli Larghezza fissa invece di Delimitati e fai clic nell’anteprima per posizionare le linee di interruzione. È utile con i file esportati da vecchi gestionali, in cui ogni campo occupa sempre le stesse posizioni.

Metodo 2: Riempimento rapido (Ctrl+E)

Il Riempimento rapido, disponibile da Excel 2013, impara da un esempio. Funziona molto bene con i nomi:

1. In D2 scrivi a mano il nome della prima persona: Anna.
2. Spostati in D3 e premi Ctrl+E (oppure Dati › Riempimento rapido).
3. Excel completa il resto della colonna con Luca e Marta.
4. Ripeti nella colonna successiva scrivendo i cognomi (Rossi Bianchi) perché estragga tutto ciò che segue il primo spazio.

Controlla sempre il risultato. Se lo schema non è evidente, Excel può sbagliare alcune righe. Come Testo in colonne, anche il Riempimento rapido genera valori fissi: se cambi il nome originale, la colonna estratta non si aggiorna.

Metodo 3: formule che si aggiornano da sole

Quando i dati di origine cambiano spesso, conviene usare le formule. Così, ogni volta che modifichi la cella originale, le colonne divise vengono ricalcolate.

Excel 365: TESTO.PRIMA, TESTO.DOPO e DIVIDI.TESTO

Queste funzioni sono disponibili in Excel per Microsoft 365 ed Excel per il Web. Per il nome (Anna):

=TESTO.PRIMA(A2;" ")

Per tutto ciò che segue il primo spazio (Rossi Bianchi):

=TESTO.DOPO(A2;" ")

Per l’ultima parola, il numero di istanza accetta valori negativi, che contano dalla fine (restituisce Bianchi):

=TESTO.DOPO(A2;" ";-1)

DIVIDI.TESTO distribuisce il testo su più colonne in un colpo solo. Accetta inoltre separatori di più caratteri, il che risolve il problema dello spazio dopo la virgola negli indirizzi:

=DIVIDI.TESTO(B2;", ")

Restituisce Via Roma 12, 00184 e Roma in tre celle adiacenti, senza spazi superflui e con il CAP come testo. Con i codici prodotto funziona allo stesso modo: =DIVIDI.TESTO(C2;"-") restituisce PRD, 2041 e AZ. Lascia libere le celle a destra perché il risultato possa espandersi.

Versioni precedenti: SINISTRA, STRINGA.ESTRAI, DESTRA e RICERCA

Se usi Excel 2019 o una versione precedente, combina le funzioni di testo classiche. Il nome è ciò che precede il primo spazio:

=SINISTRA(A2;RICERCA(" ";A2)-1)

E il resto è tutto ciò che parte dal carattere successivo allo spazio:

=STRINGA.ESTRAI(A2;RICERCA(" ";A2)+1;LUNGHEZZA(A2))

Con codici a lunghezza fissa basta indicare le posizioni. Per PRD-2041-AZ:

• Famiglia: =SINISTRA(C2;3) restituisce PRD.
• Modello: =STRINGA.ESTRAI(C2;5;4) restituisce 2041 (come testo).
• Colore: =DESTRA(C2;2) restituisce AZ.

Quale metodo scegliere

Come regola pratica: per una pulizia una tantum, Testo in colonne o Riempimento rapido; per un foglio che riceve dati nuovi ogni settimana, le formule.

Errori comuni quando si divide il testo

• Zeri iniziali che spariscono: un CAP come 00184 diventa 184 se la colonna resta in formato Generale. Scegli Testo nella procedura guidata.
• Date inaspettate: frammenti come 3-12 o 1/5 possono trasformarsi in date. Usa anche in questo caso il formato Testo per quelle colonne.
• Nomi composti: con «Maria Grazia Rossi», dividere al primo spazio lascia «Grazia Rossi» come cognome. Non esiste una formula perfetta; controlla a mano i casi dubbi.
• Spazi doppi: due spazi consecutivi creano colonne vuote. Pulisci prima con ANNULLA.SPAZI oppure seleziona l’opzione che considera i delimitatori consecutivi come uno solo.
• Celle senza separatore: se una cella non contiene spazi, RICERCA restituisce #VALORE! e TESTO.PRIMA restituisce #N/D. Racchiudile in SE.ERRORE, per esempio =SE.ERRORE(TESTO.PRIMA(A2;" ");A2).

Dopo la divisione: esportare i dati puliti

Dividere i dati è spesso il passaggio che precede l’importazione in un altro programma, come un CRM, un negozio online o un gestionale di fatturazione, che chiedono quasi sempre un CSV. Quando ogni dato è nella sua colonna, puoi usare il nostro strumento gratuito per convertire Excel in CSV e ottenere un file pronto da caricare. Se ti capita il contrario e ricevi un CSV che si apre con tutto in una sola colonna, puoi convertire il CSV in Excel oppure applicare Testo in colonne con il separatore corretto.

Conclusione

Dividere il testo in colonne è una delle operazioni di pulizia più frequenti. Testo in colonne risolve la maggior parte dei casi occasionali, il Riempimento rapido è ideale per i nomi e le formule sono la scelta giusta quando i dati cambiano. Scegli il formato Testo per codici e numeri con zeri iniziali e controlla sempre il risultato prima di considerare il foglio pronto.

Domande frequenti