É uma situação muito comum: cada filial envia seu relatório de vendas em um arquivo, cada vendedor mantém sua própria lista de clientes ou o sistema exporta um arquivo por mês. No final, você precisa de tudo em um só lugar para analisar, e abrir vinte arquivos para copiar e colar é lento e propenso a erros. Neste artigo, você verá como combinar vários arquivos do Excel em um só, qual método escolher e como preparar os dados para que o resultado seja útil.
Duas formas de combinar
Antes de começar, defina qual resultado você quer:
- Combinar em uma única planilha (empilhar): todas as linhas de todos os arquivos, uma embaixo da outra, em uma única tabela. É o que você precisa para analisar as vendas de todas as filiais juntas.
- Combinar em uma única pasta de trabalho com várias planilhas: cada arquivo vira uma guia da pasta de trabalho final. Útil para ter tudo em um arquivo, mas manter os dados separados.
Método 1: copiar e colar
Para dois ou três arquivos pequenos, copiar e colar funciona. Abra cada arquivo, selecione os dados sem os cabeçalhos e cole-os abaixo da tabela do arquivo principal.
Riscos:
- Colar duas vezes o mesmo arquivo.
- Esquecer um arquivo.
- Colunas em ordem diferente que misturam os dados.
- Não saber de qual arquivo vem cada linha.
Se usar este método, adicione uma coluna «Origem» com o nome do arquivo antes de colar.
Método 2: mover ou copiar planilhas
Para combinar em uma pasta de trabalho com várias guias, clique com o botão direito na guia da planilha, escolha Mover ou Copiar, selecione a pasta de trabalho de destino e marque «Criar uma cópia». Repita com cada arquivo. É simples, mas cansativo se forem muitos arquivos.
Método 3: Power Query
O Power Query, integrado ao Excel desde 2016, permite combinar todos os arquivos de uma pasta:
- Salve todos os arquivos em uma mesma pasta.
- Vá em Dados > Obter Dados > De Arquivo > Da Pasta.
- Selecione a pasta e clique em Combinar e Carregar.
- Escolha a planilha ou tabela de exemplo.
O Power Query empilha todos os arquivos e adiciona uma coluna com o nome de origem. O melhor é que, se você adicionar mais arquivos à pasta, basta clicar em Atualizar.
Desvantagem: tem uma curva de aprendizado e não está disponível em todas as versões do Excel, por exemplo em algumas versões para Mac ou na versão web.
Método 4: ferramenta online
A forma mais rápida, sem instalar nada nem aprender Power Query, é Combinar Excel:
- Envie todos os arquivos XLS ou XLSX que você quer juntar.
- Ordene-os se a ordem for importante.
- Escolha se quer tudo em uma planilha ou cada arquivo em uma planilha diferente.
- Baixe o arquivo combinado.
É ideal para combinações pontuais e para quem não usa o Excel no dia a dia.
Como preparar os arquivos antes de combinar
A qualidade do resultado depende da preparação. Revise estes pontos:
Mesmas colunas, mesma ordem
Se um arquivo tem «Data, Cliente, Valor» e outro «Cliente, Data, Valor», ao empilhá-los os dados vão se misturar. Padronize a ordem e os nomes das colunas.
Mesmo formato de dados
Datas, valores e códigos devem ter o mesmo formato em todos os arquivos. Se alguns vierem em CSV e outros em XLSX, converta-os primeiro para o mesmo formato.
Sem linhas vazias nem totais
As linhas de totais de cada arquivo acabarão no meio da tabela combinada e duplicarão os valores na soma. Exclua-as antes de combinar.
Um único cabeçalho
Ao empilhar, mantenha apenas a linha de cabeçalhos do primeiro arquivo. Se as outras entrarem, vão aparecer como registros.
Depois de combinar
Depois de ter o arquivo combinado:
- Confira o número de linhas: deve ser a soma das linhas de todos os arquivos.
- Remova as duplicatas se os arquivos puderem se sobrepor, por exemplo, duas exportações com datas coincidentes. Use Remover Duplicatas do Excel.
- Classifique pela coluna que você mais usa.
- Converta em tabela (Ctrl+T) para facilitar filtros e tabelas dinâmicas.
Casos de uso comuns
- Relatórios mensais: juntar doze arquivos mensais para uma análise anual.
- Vendas por filial: consolidar os dados de várias lojas.
- Listas de contatos: reunir as bases de vários vendedores em um CRM.
- Pesquisas: combinar as respostas coletadas em arquivos diferentes.
Perguntas frequentes
Existe um limite de arquivos para combinar?
O limite prático é definido pelo Excel: uma planilha comporta 1.048.576 linhas. Se a soma ultrapassar esse número, combine em várias planilhas ou use uma ferramenta de análise de dados.
As fórmulas são mantidas ao combinar?
Ao empilhar dados, o recomendável é combinar valores. As fórmulas que fazem referência a outras células podem quebrar ao mudar de posição.
Como sei de qual arquivo vem cada linha?
Adicione uma coluna de origem antes de combinar ou use um método que a adicione automaticamente, como o Power Query.
Posso combinar arquivos CSV?
Sim. Converta primeiro cada CSV para Excel com a codificação correta, ou combine-os diretamente se todos tiverem as mesmas colunas e o mesmo delimitador. Depois, verifique se os acentos e as datas aparecem corretamente.
Conclusão
Combinar arquivos do Excel é uma tarefa frequente que pode ser feita em minutos com o método certo. Copiar e colar serve para dois arquivos, o Power Query é ideal para processos que se repetem e Combinar Excel é a opção mais rápida para fazer isso pelo navegador. Prepare bem os arquivos, verifique o resultado e você terá todos os seus dados em um só lugar.
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