Filtros e classificação avançada no Excel: encontre o que procura em segundos

Quando uma planilha passa de algumas dezenas de linhas para vários milhares, rolar com a roda do mouse deixa de ser uma opção. Você precisa ver só os pedidos de um cliente, os valores acima de determinado número ou as vendas de uma região classificadas do maior para o menor, e precisa fazer isso rápido.

O Excel oferece várias ferramentas para isso: o AutoFiltro, a classificação em vários níveis, o Filtro Avançado e, nas versões recentes, funções como FILTRO e CLASSIFICAR. Aqui você vai ver quando usar cada uma, com exemplos concretos e os erros que costumam estragar o resultado.

Antes de começar: prepare os dados

Filtrar e classificar só funciona bem se a lista estiver bem montada. Confira estes pontos:

• Uma única linha de cabeçalhos, com nomes únicos.
• Nenhuma linha ou coluna totalmente vazia no meio dos dados.
• Nenhuma célula mesclada.
• Um único tipo de dado por coluna: números como números e datas como datas, não como texto.

Se, além disso, você transformar a lista em tabela com Ctrl+T, os filtros são ativados automaticamente e o intervalo se expande quando você adiciona linhas.

Nos exemplos, vamos usar esta lista de vendas, no intervalo A1:D100:

AutoFiltro: o básico bem feito

Selecione uma célula da lista e vá em Dados › Filtro (ou pressione Ctrl+Shift+L). Aparece uma seta em cada cabeçalho. Além de marcar e desmarcar valores, o menu de cada coluna oferece filtros de acordo com o tipo de dado:

• Filtros de Texto: contém, começa com, termina com, é diferente de.
• Filtros de Número: é maior do que, está entre, 10 primeiros, acima da média.
• Filtros de Data: este mês, trimestre passado, entre duas datas.
• Filtrar por Cor: útil se alguém destacou linhas à mão ou com formatação condicional.

Na caixa de pesquisa do filtro, você pode usar caracteres curinga: * substitui qualquer quantidade de caracteres e ? substitui só um. Por exemplo, Produto ? mostra Produto 1, Produto 2 e Produto 3, mas não Produto 10.

Os filtros em várias colunas se somam: se você filtrar Região = Norte e Valor maior que 1.000, verá as linhas que atendem às duas condições. Para remover todos de uma vez, use Dados › Limpar.

Classificação personalizada em vários níveis

Os botões de A a Z e de Z a A classificam por uma única coluna. Para combinar critérios, use Dados › Classificar:

1. Selecione uma célula da lista e abra Dados › Classificar.
2. No primeiro nível, escolha Região, de A a Z.
3. Clique em Adicionar Nível e escolha Valor, do maior para o menor.
4. Confira se a caixa Meus dados contêm cabeçalhos está marcada e clique em OK.

O resultado agrupa as regiões em ordem alfabética e, dentro de cada uma, mostra primeiro os valores mais altos.

Ordem que não é alfabética

Se uma coluna tem prioridades como Alta, Média e Baixa, a ordem alfabética não serve. Na lista suspensa Ordem, escolha Lista Personalizada e digite os valores na sequência desejada. O Excel vai lembrar dela em outras pastas de trabalho no mesmo computador.

Cuidado ao classificar uma única coluna

Se você selecionar só uma coluna e classificá-la, o Excel pergunta se você quer expandir a seleção. Escolha sempre Expandir a seleção: caso contrário, só aquela coluna é reordenada e cada dado fica associado à linha errada.

Filtro Avançado: condições que o AutoFiltro não permite

O AutoFiltro sempre combina colunas com E. Se você precisa de “Norte com valor maior que 1.000, ou qualquer venda do Sul”, use o Filtro Avançado. Primeiro, digite um intervalo de critérios, por exemplo em F1:G3, copiando os cabeçalhos exatos:

As condições na mesma linha são combinadas com E, e as de linhas diferentes, com OU. Depois:

1. Selecione uma célula da lista e vá em Dados › Avançado.
2. Confira o intervalo da lista e informe F1:G3 como intervalo de critérios.
3. Escolha Filtrar a lista no local, ou Copiar para outro local se preferir o resultado separado.
4. Clique em OK.

Essa caixa de diálogo também tem a opção Somente registros exclusivos, que oculta as linhas repetidas sem excluí-las.

Filtrar e classificar com fórmulas (Excel 365 e 2021)

As funções de matriz dinâmica retornam um resultado que se atualiza sozinho quando os dados mudam, sem precisar reaplicar nenhum filtro. Para ver as vendas do Norte com valor acima de 1.000:

=FILTRO(A2:D100;(B2:B100="Norte")*(D2:D100>1000);"Sem resultados")

O asterisco equivale a E. Para uma condição OU, some as condições:

=FILTRO(A2:D100;(B2:B100="Norte")+(B2:B100="Sul"))

Você também pode classificar o resultado. Esta fórmula mostra as vendas do Norte classificadas pela quarta coluna (Valor), do maior para o menor:

=CLASSIFICAR(FILTRO(A2:D100;B2:B100="Norte");4;-1)

Para obter uma lista classificada das regiões sem repetições:

=CLASSIFICAR(ÚNICO(B2:B100))

Digite essas fórmulas em uma área com espaço livre abaixo e à direita: o resultado se espalha pelas células vizinhas e, se alguma estiver ocupada, o Excel mostra um erro de despejo em vez dos dados.

Truques que economizam tempo

• Filtrar pela célula ativa: clique com o botão direito em um valor › Filtrar › Filtrar pelo Valor da Célula Selecionada.
• Totais do que está visível: =SUBTOTAL(109;D2:D100) soma só as linhas que o filtro deixa à vista.
• Copiar o resultado: ao copiar um intervalo filtrado, o Excel copia apenas as linhas visíveis, então você pode colar o resultado em outra planilha diretamente.
• Reaplicar: se você alterar dados com um filtro ativo, Dados › Reaplicar atualiza a visualização sem refazer os critérios.

Erros comuns ao filtrar e classificar

• Linhas vazias no meio: o filtro ou a classificação para na primeira linha em branco e deixa o resto de fora.
• Números armazenados como texto: são classificados como palavras, de modo que 10 aparece antes de 2.
• Espaços no início: “ Cliente A” não se agrupa com “Cliente A” e aparece em outra posição.
• Esquecer um filtro ativo: o ícone de funil no cabeçalho indica que há linhas ocultas. Muitos “totais que não batem” vêm daí.

Se a sua lista tiver linhas em branco, você pode limpá-la antes com nossa ferramenta gratuita para excluir linhas vazias. E, se ao filtrar você descobrir registros repetidos, lembre-se de que a opção Somente registros exclusivos apenas os oculta: para tirá-los do arquivo de vez, use a ferramenta para remover duplicados e filtre de novo sobre uma lista limpa.

Conclusão

Para consultas rápidas, o AutoFiltro basta. Quando é preciso combinar critérios, a classificação em níveis e o Filtro Avançado cobrem quase tudo, e no Excel 365 ou 2021 as funções FILTRO, CLASSIFICAR e ÚNICO dão resultados que se atualizam sozinhos. Prepare bem os dados, verifique se há filtros ativos antes de tirar conclusões e você vai encontrar o que procura em segundos.

Perguntas frequentes