Pulire i dati richiede tempo. Evitare che arrivino sporchi ne richiede molto meno. La convalida dati di Excel permette di definire cosa si può scrivere in ogni cella: solo numeri entro certi limiti, solo date di un periodo, solo valori di un elenco o testi di una lunghezza precisa. Se qualcuno prova a inserire qualcosa di diverso, Excel lo avvisa o glielo impedisce direttamente. È il modo migliore per mantenere puliti i modelli condivisi, i moduli e i registri quotidiani. In questa guida vedrai come usarla.
Dove si trova la convalida dati
Seleziona le celle che vuoi controllare e vai su Dati > Convalida dati. La finestra ha tre schede:
- Impostazioni: il tipo di dato consentito e le sue condizioni.
- Messaggio di input: un testo di aiuto che compare quando si seleziona la cella.
- Messaggio di errore: cosa succede quando qualcuno inserisce un dato non valido.
Elenchi a discesa
È l’uso più diffuso. Serve per colonne con un insieme chiuso di valori: reparti, stati di un ordine, paesi, categorie.
- Scrivi l’elenco dei valori consentiti in un foglio di supporto, per esempio in
Elenchi!A2:A8. - Seleziona le celle di destinazione.
- In Consenti, scegli Elenco.
- In Origine, scrivi
=Elenchi!$A$2:$A$8.
Ora ogni cella mostra una freccia con le opzioni. Basta con «In sospeso», «in sospeso» e «In sosp.» nella stessa colonna.
Consiglio: converti l’elenco di supporto in una tabella (Ctrl+T) e usa un nome definito come origine. Così, quando aggiungi valori alla tabella, l’elenco a discesa si aggiorna da solo.
Numeri entro un intervallo
Per quantità, prezzi o percentuali:
- Consenti: Numero intero o Decimale.
- Dati: tra.
- Minimo e massimo: per esempio, tra 0 e 100 per una percentuale di sconto, oppure maggiore di 0 per un prezzo.
Date valide
Per evitare date impossibili o fuori periodo:
- Consenti: Data.
- Dati: tra.
- Data inizio:
=DATA(2026;1;1). - Data fine:
=OGGI(), per impedire le date future.
Questa regola obbliga inoltre a scrivere date reali, non testi che sembrano date, il che evita molti problemi successivi con filtri e tabelle pivot.
Lunghezza del testo
Utile per codici con un numero fisso di caratteri, come un CAP di cinque cifre o un identificativo fiscale:
- Consenti: Lunghezza testo.
- Dati: uguale a 5.
Abbinalo al formato testo nella cella per conservare gli zeri iniziali.
Regole personalizzate con formule
L’opzione Personalizzato consente qualsiasi condizione che tu possa esprimere con una formula che restituisca VERO o FALSO:
- Evitare i duplicati nella colonna A:
=CONTA.SE($A:$A;A2)=1. - Richiedere la chiocciola in un indirizzo e-mail:
=VAL.NUMERO(RICERCA("@";B2)). - Senza spazi:
=B2=SOSTITUISCI(B2;" ";""). - Solo maiuscole:
=IDENTICO(C2;MAIUSC(C2)).
Messaggi di input e di errore
Un buon messaggio di input spiega cosa ci si aspetta: «Inserisci il prezzo IVA esclusa, in euro, con due decimali». Fa risparmiare dubbi ed e-mail.
Nel messaggio di errore puoi scegliere lo stile:
- Interruzione: impedisce di inserire il dato. Usalo per le regole rigide.
- Avviso: avvisa, ma permette di continuare se l’utente conferma.
- Informazioni: si limita a informare.
Scrivi messaggi chiari: invece di «Valore non valido», meglio «Lo sconto deve essere compreso tra 0% e 50%».
Limiti da conoscere
- Incollare dati aggira la convalida. Se qualcuno copia e incolla valori da un altro foglio, Excel non verifica le regole. Puoi controllarlo con Dati > Convalida dati > Cerchia dati non validi.
- Non si applica ai dati esistenti. Le regole controllano solo ciò che viene scritto da ora in poi. Usa l’opzione precedente per trovare i vecchi valori che non rispettano la regola.
- Non è una misura di sicurezza. Chiunque abbia i permessi di modifica può rimuovere la convalida. Per evitarlo, proteggi il foglio.
Convalida + protezione del foglio
Un modello solido combina entrambe le cose:
- Sblocca le celle in cui l’utente deve scrivere.
- Applica la convalida dati a quelle celle.
- Proteggi il foglio in modo che formule, intestazioni e regole non possano essere modificate.
Il risultato è un modulo in cui si possono inserire solo dati corretti nei posti giusti.
Domande frequenti
Come copio la convalida in altre celle?
Copia una cella con la convalida, seleziona la destinazione e usa Incolla speciale > Convalida.
Cosa faccio con i dati che erano già sbagliati?
Prima di applicare la convalida, pulisci la colonna: rimuovi gli spazi, uniforma i valori ed elimina i duplicati con Rimuovi duplicati Excel. Poi usa «Cerchia dati non validi» per controllare ciò che resta.
La convalida dati funziona in Google Sheets e LibreOffice?
Sì. Entrambi i programmi hanno la convalida dati con elenchi a discesa, intervalli numerici e regole personalizzate. Se condividi un modello Excel, le regole di base si mantengono quando lo si apre con questi programmi.
Posso creare elenchi a discesa dipendenti?
Sì. Per esempio, fare in modo che l’elenco a discesa «Città» mostri solo le città del paese scelto nella colonna precedente. Si ottiene con nomi definiti e la funzione INDIRETTO come origine dell’elenco.
Come elimino la convalida da un intervallo?
Seleziona le celle, apri Dati > Convalida dati e fai clic su Cancella tutto. I valori già scritti non cambiano.
Conclusione
La convalida dati è il modo più economico per mantenere puliti i tuoi fogli: elenchi a discesa per i valori chiusi, limiti per numeri e date, lunghezza per i codici e formule per le regole personalizzate. Abbinala a messaggi chiari e alla protezione del foglio, e i tuoi modelli riceveranno dati corretti fin dal primo giorno. Se devi pulire ciò che esiste già, i nostri strumenti gratuiti ti aiutano a farlo in pochi minuti.
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