Come riparare un file Excel danneggiato o che non si apre

Poche cose generano tanta ansia quanto un messaggio di Excel che dice di aver «trovato contenuto illeggibile» o che «il file è danneggiato e non può essere aperto». Soprattutto se quel file contiene settimane di lavoro, la contabilità del trimestre o l’unica copia di un elenco clienti. Prima di dare qualcosa per perso, è bene sapere che la maggior parte dei file danneggiati può essere recuperata del tutto o in parte. In questa guida vedrai perché i file si danneggiano e quali passaggi seguire, dal più semplice al più complesso.

Perché i file Excel si danneggiano

Le cause più frequenti sono:

• Chiusura imprevista: un’interruzione di corrente, un blocco del computer o la chiusura di Excel durante il salvataggio.
• Problemi di archiviazione: errori del disco, chiavette USB rimosse senza espellerle o problemi di sincronizzazione nel cloud.
• Download o allegati incompleti: il file non è stato scaricato per intero.
• Conversione non riuscita: un programma esterno ha generato un file con una struttura errata.
• File molto grandi o complessi: cartelle di lavoro con moltissime formule, formattazioni o collegamenti esterni.
• Virus o software dannoso, meno frequente ma possibile.

Prima di tutto: fai una copia

Copia il file danneggiato in un’altra cartella prima di provare a ripararlo. Alcuni tentativi di riparazione possono peggiorare la situazione, e vorrai sempre conservare il file così com’era per provare un altro metodo.

Passaggio 1: usare Apri e ripristina di Excel

Excel include una funzione di riparazione:

1. Apri Excel (senza aprire il file).
2. Vai su File > Apri > Sfoglia.
3. Seleziona il file danneggiato.
4. Fai clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e scegli Apri e ripristina.
5. Fai clic su Ripristina. Se non funziona, ripeti e scegli Estrai dati, che recupera valori e formule anche se si perde la formattazione.

Excel mostrerà un rapporto con ciò che è riuscito a riparare o eliminare.

Passaggio 2: recuperare una versione precedente

Se il file era salvato su OneDrive, SharePoint, Google Drive o Dropbox, è molto probabile che esista una cronologia delle versioni. Fai clic con il tasto destro sul file nella versione web del servizio e cerca «Cronologia versioni». Ripristina l’ultima versione funzionante.

In Windows, se hai attivato la Cronologia file o i punti di ripristino, fai clic con il tasto destro sul file e scegli Proprietà > Versioni precedenti.

Passaggio 3: cercare i file di salvataggio automatico

Se Excel si è chiuso in modo imprevisto, quando lo riapri dovrebbe mostrare il riquadro Ripristino documenti. Se non compare, vai su File > Informazioni > Gestisci cartella di lavoro > Recupera cartelle di lavoro non salvate. Excel salva copie automatiche a intervalli di pochi minuti in base alle impostazioni di salvataggio automatico.

Passaggio 4: aprire il file con un altro programma

LibreOffice Calc e Google Sheets usano motori di lettura diversi e a volte aprono file che Excel rifiuta. Se riesci ad aprirlo, salvalo subito come nuovo file in formato XLSX.

Passaggio 5: usare uno strumento di riparazione online

Gli strumenti di riparazione analizzano la struttura interna del file, ricostruiscono le parti danneggiate ed estraggono tutti i dati ancora leggibili. Con lo strumento per riparare fogli di calcolo della nostra pagina degli strumenti, che supporta file XLS, XLSX e CSV:

1. Carica il file danneggiato.
2. Lo strumento prova a ricostruire la cartella di lavoro.
3. Scarica il file riparato e controllane il contenuto.

È particolarmente utile quando Excel non offre alcuna opzione o quando la riparazione integrata elimina troppo contenuto.

Passaggio 6: estrarre i dati manualmente (XLSX)

Un file XLSX è in realtà un archivio ZIP. Se tutto il resto fallisce e hai competenze tecniche:

1. Cambia l’estensione da .xlsx a .zip.
2. Apri lo ZIP ed entra nella cartella xl/worksheets.
3. I file sheet1.xml, sheet2.xml ecc. contengono i dati di ogni foglio; i testi si trovano in xl/sharedStrings.xml.

È un procedimento laborioso, ma permette di salvare i dati di file molto danneggiati.

Dopo il recupero

Una volta ottenuto un file che si apre:

• Confrontalo con una versione precedente usando Confrontare file Excel per verificare quali dati sono stati recuperati e quali mancano.
• Controlla formule e collegamenti, che potrebbero essere stati convertiti in valori o essersi interrotti.
• Salvalo con un altro nome e in formato XLSX.

Come prevenire danni in futuro

1. Attiva il salvataggio automatico ogni 5 minuti in File > Opzioni > Salvataggio.
2. Lavora in cartelle sincronizzate con cronologia delle versioni.
3. Non aprire i file direttamente dalle chiavette USB; copiali prima sul disco.
4. Usa XLSX invece di XLS: è più resistente ai danni parziali.
5. Dividi le cartelle di lavoro enormi in più file più piccoli.
6. Riduci le dimensioni dei file pesanti con un compressore per Excel.
7. Esegui backup periodici dei file importanti.

Domande frequenti

Conclusione

Un file Excel danneggiato non è sempre un file perso. Inizia dalla riparazione integrata di Excel, cerca versioni precedenti e file di salvataggio automatico, prova con altri programmi e ricorri a uno strumento di riparazione online se nulla funziona. E, soprattutto, adotta buone abitudini di prevenzione per non dover più affrontare questa situazione. Trova lo strumento di riparazione e altre utilità gratuite nella nostra pagina degli strumenti.