Come preparare un database clienti in Excel da importare in un CRM

Adottare un CRM o uno strumento di email marketing di solito inizia con la stessa sfida: importare il database clienti che finora viveva in uno o più fogli di calcolo. Se i dati arrivano disordinati, duplicati o con formati incoerenti, il nuovo sistema erediterà tutti questi problemi fin dal primo giorno. Questa guida ti spiega come preparare il tuo elenco clienti in Excel affinché l’importazione sia pulita e il CRM parta con il piede giusto.

Passaggio 1: raccogli tutte le fonti

È raro che le informazioni sui clienti si trovino in un solo file. Di solito sono distribuite tra:

• L’elenco del team commerciale.
• Le esportazioni del programma di fatturazione.
• I contatti del negozio online.
• I fogli personali di ogni venditore.

Raccogli tutti i file e uniscili in uno solo con Unire file Excel. Prima, aggiungi a ogni file una colonna «Origine» per sapere da dove proviene ciascun contatto; ti sarà utile per risolvere i duplicati.

Passaggio 2: definisci i campi del CRM

Verifica quali campi accetta il tuo CRM e quali sono obbligatori. Di solito sono:

Rinomina le colonne del tuo file in modo che corrispondano ai campi del CRM. Molti strumenti associano le colonne automaticamente se i nomi coincidono.

Passaggio 3: separa i campi combinati

Se il nome completo si trova in una sola colonna e il CRM richiede nome e cognome separati, usa Dati > Testo in colonne con lo spazio come separatore oppure, in Excel 365, la funzione DIVIDI.TESTO. Controlla a mano i nomi composti. Lo stesso vale per gli indirizzi che mescolano via, CAP e città.

Passaggio 4: normalizza i dati

Applica le tecniche di normalizzazione di base:

• Spazi: ANNULLA.SPAZI su tutte le colonne di testo.
• Nomi: MAIUSC.INIZ perché inizino tutti con la maiuscola.
• Email: MINUSC e senza spazi.
• Telefoni: un formato unico con prefisso.
• Paesi e province: valori unificati secondo l’elenco accettato dal CRM.
• Date: formato AAAA-MM-GG.

Passaggio 5: convalida gli indirizzi email

Un indirizzo email scritto male è un contatto perso e, nell’email marketing, un rimbalzo che danneggia la tua reputazione di invio. Controlla almeno:

• Che contengano una sola chiocciola: =LUNGHEZZA(C2)-LUNGHEZZA(SOSTITUISCI(C2;"@";""))=1.
• Che ci sia un punto dopo la chiocciola.
• Gli errori tipici di dominio: «gmial.com», «hotmal.com», «gmail.con».

Passaggio 6: elimina i duplicati

Con i dati normalizzati, elimina i duplicati usando l’indirizzo email come chiave. Prima, ordina per data dell’ultima attività o per origine preferita, in modo da conservare il record più affidabile. Usa Dati > Rimuovi duplicati oppure Rimuovere duplicati Excel.

Se due record duplicati contengono informazioni complementari (uno ha il telefono e l’altro l’azienda), uniscili manualmente prima di eliminarli.

Passaggio 7: verifica il consenso

Se intendi usare il database per inviare comunicazioni commerciali, assicurati di avere una base giuridica per farlo, come il consenso del contatto. Aggiungi una colonna con lo stato del consenso e la relativa data, e non importare per le campagne chi non lo ha dato. Questo passaggio è importante quanto la pulizia tecnica.

Passaggio 8: elimina righe vuote e dati superflui

Elimina le righe vuote, le colonne interne che non intendi migrare e le note che non hanno un campo nel CRM. Meno colonne significano meno errori di associazione.

Passaggio 9: esporta in CSV

La maggior parte dei CRM importa file CSV. Esporta con Excel in CSV e assicurati di usare:

• La codifica UTF-8, per conservare le lettere accentate.
• Il delimitatore previsto dal CRM (di solito la virgola).
• Una sola riga di intestazione.

Passaggio 10: fai una prova con un campione

Prima di importare migliaia di contatti, importa un file di prova con 10 o 20 righe. Verifica che i campi vengano associati correttamente, che le lettere accentate si vedano bene e che date e telefoni compaiano come previsto. Correggi ciò che serve e poi importa il file completo.

Errori frequenti nell’importazione

• Colonne associate male: il telefono finisce nel campo azienda perché i nomi delle colonne non coincidevano. Controlla con calma la schermata di associazione del CRM.
• Date interpretate al contrario: il 03/04 viene importato come 4 marzo. Usa sempre il formato ISO per evitarlo.
• Accenti illeggibili: il file non è stato salvato in UTF-8. Esportalo di nuovo con la codifica corretta.
• Contatti ripetuti nel CRM: il database conteneva già alcuni contatti e l’importazione ha creato delle copie. Attiva l’opzione per aggiornare i record esistenti in base all’indirizzo email, se il tuo CRM la offre.
• Tag ed elenchi dimenticati: se vuoi segmentare in seguito, aggiungi una colonna con il tag o il segmento prima di importare; è molto più rapido che assegnarli uno per uno all’interno del CRM.

Domande frequenti

Conclusione

Un’importazione di clienti ben preparata fa risparmiare settimane di correzioni all’interno del CRM. Raccogli le fonti, adatta i campi, normalizza, convalida le email, elimina i duplicati, verifica il consenso e fai una prova con un campione prima di importare tutto. I nostri strumenti gratuiti ti accompagnano in ogni passaggio, dall’unione dei file all’esportazione del CSV finale.